Si tienes un presupuesto limitado o si te gusta organizar eventos, organizar tu evento tú mismo es definitivamente una opción. Descubre las ventajas y desventajas de organizar tú mismo el evento de tu empresa frente a la subcontratación de una agencia de eventos .

Si eliges una agencia de eventos, debes atenerte a estas reglas para promocionar agencias de eventos.

El lugar del evento determina en gran medida la apariencia y la atmósfera de tu evento. Por lo tanto, puedes decir con seguridad que la ubicación del evento puede hacer o deshacer un evento. Pero alquilar una carpa también puede ser una opción. No olvides tener en cuenta aspectos prácticos. Utiliza estas útiles listas de verificación:

• Lista de verificación de lugares para eventos

No eliges un proveedor de eventos al azar. También en un evento, el amor de los invitados pasa por el estómago. El catering es, por tanto, muy importante y debe coincidir con el objetivo de tu evento y el grupo objetivo. También tenemos consejos para seleccionar el proveedor adecuado:

• ¿Cómo elegir un servicio de catering para fiestas?
• Pautas: cuántas bebidas y snacks proporcionar

¿Te gustaría algo de música durante los descansos de la conferencia? ¿Proporcionas una pista de baile en el evento de tu personal? ¿O buscas música de fondo elegante para tu recepción? En eventplanner.es encontrarás las mejores bandas musicales, orquestas y DJ para tu evento corporativo.

El entretenimiento es mucho más que reservar las animaciones , ... También hay que tener en cuenta algunos aspectos prácticos. ¿Qué permisos necesitas? ¿Qué haces cuando un artista cancela en el último minuto?

• lista de verificación para el entretenimiento en tu evento

La decoración del evento determina en gran medida la apariencia del evento y la experiencia de tus invitados. Se trata de la experiencia de la atmósfera total. Un lugar agradable y hermoso es sin duda suficiente, pero también puedes optar por una decoración completa a tu propio estilo, o colocar algunos atractivos especiales para crear el ambiente adecuado.

Los calendarios se desbordan. La invitación a tu evento o fiesta no solo debe llegar a tiempo, sino que también debe alentar al destinatario a que ponga parte de su tiempo a disposición de tu evento. La primera impresión, solo un vistazo, puede marcar la diferencia entre la respuesta y la basura. Así que presta mucha atención a desarrollar una invitación estimulante. Después de todo, invitar es el arte de la seducción. Envía un anuncio previo o un 'reserva la fecha' 10 semanas antes de tu evento.

La elaboración de una lista de invitados es una tarea que requiere mucho tiempo. Sin embargo, no puedes permitirte el lujo de cometer errores. Olvidar a alguien es imperdonable. Pide ayuda a los demás cuando prepares la lista de invitados.

¡No olvides mencionar el código de vestimenta! En muchos casos, la elección de ropa de tus invitados es gratuita. ¿La ropa específica contribuye a la atmósfera del evento o es necesaria dadas las condiciones (climáticas)? Entonces puedes apreciar cierto tipo de ropa (código de vestimenta). Descubre todos los códigos de vestimenta aquí.

Plan de acción

En el plan de acción o el guión, resuelves las tareas y responsabilidades de tu equipo. Durante todo el proceso, refina el guión. La organización de un evento es un desafío complejo en el que participan muchas partes. Como organizador, debes tener las habilidades de gestión de proyectos necesarias para garantizar que todo funcione sin problemas.

Presupuesto

La elaboración de un presupuesto para eventos es un proceso continuo. Es mejor empezar con una estimación global. Hazlo antes de solicitar presupuestos. De esta manera, puedes ver inmediatamente si estás trabajando de manera realista. Ajusta sistemáticamente el presupuesto provisional cuando recibas ofertas o cuando puedas hacer una estimación más específica.

• Presupuesto de lista de verificación para eventos

Tecnología de eventos

El papel de la técnica es cada vez más importante, pero puede diferir mucho de un evento a otro. A veces, las hazañas técnicas se llevan todo el protagonismo. En otros eventos, los conceptos audiovisuales se utilizan para apoyar presentaciones o actuaciones. En cualquier caso, elige un proveedor de confianza para el alquiler de material audiovisual.

Foto y vídeo

No olvides contratar a un fotógrafo y / o camarógrafo. Puedes enviarlos para capturar preciosas imágenes de momentos importantes, actos y el público.

• Lista de verificación: ¿qué debes tener en cuenta al contratar un fotógrafo para tu evento?

Permisos y seguros

Los permisos y el seguro de eventos son especialmente importantes para ti como organizador. Si todo lo haces bien, puedes ahorrarte muchos dolores de cabeza y una resaca financiera.