Plataforma de eventos virtuales

Encontrar la plataforma de eventos virtuales adecuada

Encontrar la plataforma de eventos virtuales adecuada es todo un desafío para muchos planificadores de eventos. El mercado de plataformas de eventos virtuales se ha desarrollado fuertemente en un corto período de tiempo y esperamos que esta evolución continúe. 2020 nos ha enseñado que nos perdimos los eventos en persona o eventos físicos, pero al mismo tiempo hemos aprendido que los eventos en línea y eventos híbridos ya no pueden ignorarse. Los eventos híbridos en particular seguirán siendo muy populares. Esto permitirá que más personas asistan a tu evento sin tener que moverse. Encontrar una plataforma de eventos virtuales en la que puedas confiar y que tengas las opciones adecuadas es, por lo tanto, ¡indispensable para la gestión de tu evento!

Un evento virtual te permite grabar el contenido y ponerlo a disposición del público una vez finalizado el evento. Las sesiones se pueden reproducir en momentos específicos (si el anfitrión del evento así lo desea). Estas son oportunidades increíbles que ofrecen las plataformas de eventos virtuales, especialmente para atraer a más clientes potenciales al reutilizar el contenido de tu evento en línea. Pero hay más...

Herramientas tan conocidas como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet están dirigidas principalmente a grupos más pequeños de personas. El software de eventos virtuales es diferente porque, como organizador de eventos, te ofrece varias formas de comunicarte con tus participantes. Por ejemplo, a través de salas de espera, encuestas, preguntas y respuestas, chats en directo y más funciones de participación similares. Si bien las herramientas mencionadas colocan a todos los usuarios juntos en una sala, con una plataforma de eventos virtual la intención es darles a los oradores el escenario y a los participantes, a menudo con los micrófonos apagados, el rol de audiencia.

¿Qué debería ser capaz de hacer una plataforma de eventos virtuales?

Obviamente, tus eventos en línea deben estar alojados en la plataforma. Es muy diferente si organizas un pequeño evento para un club selecto de participantes, o un evento al que asisten muchos visitantes de todo el mundo. Pero también hay muchas características que quieres trasladar de los eventos personales o físicos a tu evento online. Piensa en características relacionadas con la comunicación, la interacción y los datos.

Transmisión en directo

Por supuesto, es esencial que tu plataforma de eventos virtuales te permita organizar eventos en un sitio web específico y poder transmitir tus sesiones a varios canales de redes sociales y YouTube. Si integras tu plataforma de eventos a las redes sociales podrás llegar a más gente y conseguir más participación.

Sesiones de preguntas y respuestas (Q&A)

Una buena plataforma de eventos virtuales tiene una sección de Preguntas y Respuestas, las famosas Q&A. Esto permite a los visitantes hacer sus preguntas a los oradores durante el evento (en momentos específicos). Durante un evento online, la participación de la audiencia es muy importante. Seguro que quieres ofrecer esta opción en tu evento online o híbrido.

Función de chat

No te olvides de la conexión entre los participantes. Lo mejor de los eventos es establecer contactos y charlar con personas afines. Esto puede resultar complicado en un entorno digital. Con una función de chat en directo o incluso conversaciones de vídeo 1-1, los participantes pueden hablar entre ellos y esto mejorará la participación de la audiencia.

Talleres interactivos

Las conocidas sesiones grupales, donde se debaten temas específicos y hay más interacción que en las grandes sesiones magistrales, también tienen un valor añadido durante los eventos virtuales. Especialmente cuando los participantes encienden su micrófono y empiezan a hablar parece que son como sesiones grupales en un evento "real".

Opciones de marketing para eventos

Si no promocionas tu evento virtual, nadie asistirá. Afortunadamente, muchas plataformas de eventos virtuales tienen herramientas de marketing que puedes utilizar para atraer a tu audiencia. Comprueba si la plataforma que has elegido tiene un software de inscripción. Pero también es muy útil crear listas de correo electrónico basadas en los formularios de inscripción y enviar mensajes automáticos (recordatorios) para tu conferencia, taller o seminario online. Los enlaces a las redes sociales y las herramientas para enviar boletines completan el cuadro.

Datos

La gran ventaja de los eventos que se celebran en línea son los datos que recopilas sobre tus participantes. Puedes ver exactamente quién vio qué y durante cuánto tiempo estuvieron en determinadas sesiones. De esta forma recopilarás una gran cantidad de datos para organizar tu próximo evento y responder mejor a los intereses de tu grupo objetivo.

La mayoría de las plataformas de software de eventos en línea tienen la transmisión de vídeo y los seminarios virtuales como funcionalidad principal. Sin embargo, opta por una plataforma de eventos virtuales fácil de usar que contenga todas las funciones que necesitas. De esta forma evitas tener que trabajar con diferentes herramientas. ¡Mucha suerte!