Los eventos se volvieron digitales, pero esa no es una razón para deshacerse de las reuniones físicas. Una vez que las cosas mejoren (y esperamos que esto suceda pronto), volveremos a los eventos en persona y las interacciones cara a cara. Sin embargo, el mundo no será el mismo. Después de experimentar el poder real y el alcance de los eventos en línea, será imposible no aprovechar este nuevo enfoque e integrarlo en una estrategia holística de eventos.
Y aunque estábamos familiarizados con los eventos híbridos antes de COVID-19, fue una excepción más que la norma. Hoy, sin embargo, estamos cada vez más seguros de que veremos una fuerte hibridación de estos eventos en el futuro cercano, combinando la experiencia física y digital y conectando tanto en persona como en línea con asistentes de todo el mundo.
En caso de que no esté familiarizado con este concepto, los eventos híbridos representan la sinergia de la asistencia presencial y la participación remota. Las personas pueden optar por viajar y asistir físicamente al evento o conectarse desde la comodidad de su oficina. Sin embargo, este tipo de evento viene con una buena cantidad de desafíos.
Y uno de ellos es hacer que su evento sea atractivo para sus asistentes virtuales. Este es un problema real, considerando el exceso de opciones y opciones en línea. Cuando eliges asistir a un evento en persona, estás 100% comprometido con él. Debe viajar a la ubicación y luego pasar uno o más días rodeado de profesionales de ideas afines. El valor real de los eventos físicos consiste en su experiencia inmersiva.
Sin embargo, con las experiencias en línea, las cosas son diferentes. ¿Por qué elegir asistir a un evento híbrido conectándose a través de su computadora cuando solo puede ver algunos videos de YouTube de los oradores invitados? Es por eso que deberá cuidar más a sus asistentes virtuales y mostrar el valor de las experiencias en línea que está brindando a través de su evento híbrido. Para ayudarlo a hacer eso, hemos reunido una lista de consejos:
Ofrezca experiencias en línea únicas
Cuando se realizan eventos híbridos, es casi imposible ofrecer las mismas experiencias físicas y en línea. Pero en lugar de verlo como un defecto, puede transformarlo en una propuesta de valor para sus asistentes virtuales. Al planificar el evento, querrá reservar algo de tiempo y recursos para crear experiencias en línea únicas que serán accesibles solo para su audiencia virtual.
Por ejemplo, puede preparar una sesión de DJ en vivo que solo está disponible asistiendo a la versión en línea del evento híbrido. O puede incorporar diferentes sesiones de activación de marca que se pueden disfrutar exclusivamente si es un invitado virtual. Imagínese asociarse con una empresa de bebidas para adultos y diseñar una sesión de degustación especial.
Puede enviar a sus asistentes en línea un kit de degustación especial a sus hogares, y luego, durante la sesión en sí, hacer que un embajador de la marca explique todos los diferentes gustos y matices de la bebida mientras las personas usan sus kits para hacer sus propias creaciones en casa. Es una excelente manera de lograr que las personas se conecten mejor con su marca y aumenten su confianza en el valor agregado de la versión en línea del evento.
Proporcione networking uno a uno para sus asistentes virtuales
La creación de redes es una de las principales razones por las que las personas asisten a eventos físicos. Pero este ya no debería ser el caso. Existen innumerables plataformas de gestión de eventos que brindan soluciones de emparejamiento B2B para eventos híbridos. Lo único que querrá considerar es la forma en que se asegura el emparejamiento entre sus asistentes. Por ejemplo, al registrar a sus invitados, puede hacer preguntas de calificación (como intereses o áreas de actividad) y luego usar esta información para garantizar una mayor compatibilidad entre los asistentes virtuales que desearán tener reuniones de negocios uno a uno.
Asegúrate de que el escenario virtual sea amigable
La tecnología de eventos se ha desarrollado enormemente, especialmente en los últimos meses, cuando la pandemia empujó a las marcas y empresas tecnológicas a innovar. Es por eso que las nuevas soluciones para eventos en línea son mucho mejores que antes. Sin embargo, hay ciertas cosas en las que querrá pensar al elegir un socio tecnológico para eventos, y esa es la amabilidad del escenario virtual.
Lo último que desea es alejar a sus asistentes virtuales ofreciéndoles un espacio en línea torpe y confuso. Asegúrese de agregar valor a la experiencia en línea asociándose con la empresa de tecnología de eventos adecuada que brinde un escenario virtual que sea fácil de navegar.
Brindar acceso al escenario virtual antes del evento.
Hacer que las personas se registren para la versión en línea de su evento híbrido es un paso. El siguiente paso es mantener su interés y lograr que asistan. Una forma de hacerlo es abrir el acceso al escenario virtual una semana antes del evento. Puede agregar diferentes habitaciones al escenario virtual y pedirles a sus invitados que las exploren.
Además, puede convencer a las personas para que completen sus perfiles agregando sus fotos, perfiles de redes sociales, sitios web, etc., así como proporcionar diferentes activos visuales relacionados con el evento, como un avance o entrevistas detrás de escena. Todos estos elementos mantendrán vivo el interés de sus invitados y los harán sentir más decididos a asistir a su evento.
Comunicar los beneficios exclusivos de asistir al evento de forma remota
Finalmente, no hay razón para agregar valor a la versión en línea de su evento híbrido si no está comunicando estos beneficios. Mencione todos estos beneficios exclusivos en su boletín informativo, copia de redes sociales y publicidad en línea. De esta manera, las personas entenderán por qué deberían asistir al evento y estarán más ansiosas por suscribirse.
Resumen
La ejecución de eventos híbridos puede ser un desafío debido al volumen de trabajo que queda por delante. Y lo último que desea es pasar innumerables horas diseñando la versión en línea de su evento solo para descubrir que tiene un puñado de asistentes virtuales. Para evitar esto, agregue experiencias exclusivas en línea a las que las personas puedan acceder solo si asisten al evento de forma remota. Empaque la versión digital de su evento en un formato atractivo y comunique su valor agregado. Y luego, asegúrese de cumplir sus promesas y cumplir con las expectativas de la gente.
