Las reglas de tratamiento vigentes (en adelante: 'Reglas de Tratamiento' o 'Reglas') regulan el tratamiento de datos personales por parte de Pink Minds Media en el contexto de eventplanner.net, la Gestión de Cuentas/Usuarios y los servicios asociados (en adelante: 'el Software'). El presente Reglamento surge de la obligación recogida en el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679, del 27 de abril de 2016 (en adelante: 'RGPD').

Los términos de este Reglamento siguen la definición de los Términos y condiciones Generales de Uso de Pink Minds Media, empresa establecida en Moleneinde 10, 2381 Weelde, Bélgica, con número de IVA BE 0892 854 217, con dirección de correo electrónico info@eventplanner.net (en adelante: 'Pink Minds Media'). Esta versión del documento es una traducción del original en holandés y se proporciona únicamente con fines informativos. En caso de discrepancia, prevalecerá el original holandés.

Pink Minds Media pone el Software a disposición de los usuarios a través de www.eventplanner.net (y todas las variantes locales: .be, .nl, .es, .de, .co.uk, .ie, .fr, ...). Cuando utilizas el Software (en adelante: 'Usuario'), aceptas el tratamiento de datos personales de acuerdo con este Reglamento de Tratamiento. Al utilizar el Software, el usuario determina el propósito y los medios del tratamiento de datos personales, por lo que se considera que el usuario es el 'controlador' de datos. Pink Minds Media se considera el 'procesador' de los datos personales que el usuario ingresa en el Software.

Pink Minds Media se compromete a cumplir con las siguientes disposiciones al realizar actividades de tratamiento. A los términos de estas disposiciones se les debe dar el significado habitual tal como se define en el RGPD. A menos que se acuerde expresamente lo contrario por escrito, el Usuario acepta este Reglamento cuando se utiliza el software por primera vez. Las disposiciones de este Reglamento prevalecen sobre cualquier otro acuerdo celebrado entre las partes, en la medida en que tales acuerdos entren en conflicto con este Reglamento.

Pink Minds Media trata los datos personales que el Usuario introduce en el software. Se trata de los siguientes datos (en adelante: 'Datos personales'):

• Miembros del equipo: cuando el usuario agrega miembros del equipo, Pink Minds Media procesa su apellido, nombre y otros datos que se ingresan sobre el equipo;
• Datos de proveedores: cuando el usuario agrega datos sobre proveedores, Pink Minds Media procesa el nombre de la empresa y el número de IVA, el nombre y cargo de la persona de contacto, número de teléfono, dirección de correo electrónico, dirección y otros datos que se ingresan sobre el proveedor;
• Invitados: cuando el usuario agrega listas de invitados, Pink Minds Media procesa el apellido, el nombre y cualquier otro dato ingresado sobre los invitados;
• Registro de visitantes: cuando el usuario utiliza el módulo de venta de entradas/registro, Pink Minds Media procesa el nombre y apellidos de los invitados, cualquier otro dato ingresado sobre los invitados, así como su presencia.

Pink Minds Media procesa estos Datos Personales en nombre del usuario para poder prestar los servicios solicitados por el usuario, con la ejecución del contrato como base legal.

Todos los Datos Personales que el Usuario ingrese en el Software como controlador se conservarán hasta que el Usuario los elimine o hasta que el Usuario elimine la cuenta.

Pink Minds Media ha nombrado DPO a Bart Van den Brande, del bufete Sirius Legal Business Law Firm. Para cualquier pregunta sobre el presente Reglamento del Responsable del Tratamiento, el Usuario puede ponerse en contacto con él a través de privacy@eventplanner.net

Pink Minds Media actúa exclusivamente en nombre del Usuario y solo procesa los Datos Personales que son estrictamente necesarios para la ejecución del acuerdo con el Usuario. Pink Minds Media solo procesa los Datos personales para los fines descritos en el Artículo 1.

Pink Minds Media se compromete a informar y capacitar regularmente a los miembros de su personal que son responsables del tratamiento de los Datos Personales y la ejecución del acuerdo con el Usuario con respecto a las disposiciones de la legislación en materia de privacidad en general y del Reglamento en particular.

Pink Minds Media tiene derecho a realizar una copia de seguridad o una copia de los Datos Personales si esto es estrictamente necesario para la ejecución del acuerdo.

Pink Minds Media pone a disposición del Usuario toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones previstas en el presente Reglamento del Procesador.

El Usuario garantiza a Pink Minds Media que esta última tiene derecho a tratar los Datos Personales en ejecución del acuerdo con el Usuario. El Usuario también garantiza haber cumplido con todas las obligaciones que incumben al responsable del tratamiento en relación con el tratamiento de los Datos Personales, tanto en virtud del RGPD como de cualquier otra legislación o normativa aplicable.

El Usuario, como controlador de datos, es responsable de proporcionar una base legal para el tratamiento. En particular, el Usuario garantiza haber obtenido el permiso y la autorización necesarios para tener derecho a transferir los Datos Personales a Pink Minds Media y permitir que Pink Minds Media procese los Datos Personales en el contexto del acuerdo entre Pink Minds Media y el Usuario.

Si Pink Minds Media recibe una solicitud del titular de los datos cuyos Datos Personales son objeto de tratamiento, para ejercer sus derechos de conformidad con el Reglamento, como, por ejemplo, el derecho de oposición o el derecho a la supresión de datos personales, Pink Minds Media transmitirá esta cesión sin demora al Usuario.

Pink Minds Media asiste al Usuario, en la medida de lo posible, en el cumplimiento de sus obligaciones relativas al ejercicio de sus derechos por parte de los interesados, así como en la realización de una evaluación de impacto en materia de protección de datos. Si Pink Minds Media tiene que incurrir en costes (horas u otros) por esta asistencia, tiene derecho a facturar al Usuario.

Pink Minds Media está obligada a mantener la confidencialidad de los Datos Personales que procesa en nombre del Usuario.

El Usuario autoriza a Pink Minds Media a comunicar los Datos Personales a todas las personas, instituciones y organismos que participen directamente en la ejecución del encargo cuando ello sea estrictamente necesario para la ejecución del acuerdo con el Usuario y dentro de los límites del Reglamento.

Queda prohibida la notificación a terceros distintos de los descritos en el párrafo anterior, salvo que así lo imponga la ley o de conformidad con la misma o se requiera en virtud de una orden judicial. Cualquier comunicación legalmente exigida a terceros deberá ser notificada previamente por Pink Minds Media al Usuario.

Pink Minds Media adopta las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel razonable de seguridad. Para ello, Pink Minds Media utiliza un procedimiento para probar, valorar y evaluar periódicamente las medidas técnicas y organizativas para determinar su eficacia en la seguridad del tratamiento.

Pink Minds Media, de conformidad con el artículo 32 del Reglamento General de Protección de Datos, toma las medidas técnicas y organizativas adecuadas para asegurar los Datos Personales y su tratamiento con el fin de proteger los Datos Personales del Usuario contra pérdida, piratería, destrucción y cualquier otra forma de tratamiento ilegal. Si Pink Minds Media determina que se ha producido un tratamiento no autorizado, informará de ello al Usuario en un plazo de 48 horas.

Pink Minds Media tomará las medidas necesarias para limitar el acceso a los Datos Personales a aquellos empleados de Pink Minds Media que necesiten acceder a estos Datos Personales para poder cumplir el acuerdo con el Usuario.

El Usuario garantiza que los Datos Personales facilitados son correctos y completos. El Usuario reconoce y acepta que Pink Minds Media no tiene obligación alguna hacia el Usuario de verificar la exactitud e integridad de los Datos Personales proporcionados. Pink Minds Media no se responsabiliza del Usuario por ningún motivo, incluida la responsabilidad por los daños sufridos por el Usuario como resultado de reclamaciones de terceros, incluida la persona en cuestión tal como se define en el RGPD, en base al tratamiento por parte de Pink Minds Media de Datos Personales incorrectos o incompletos proporcionados por el Usuario a Pink Minds Media.

El Usuario es responsable y se compromete a indemnizar a Pink Minds Media por cualquier daño y coste sufrido por Pink Minds Media en el contexto del tratamiento de Datos Personales por parte de Pink Minds Media en ejecución del acuerdo con el Usuario, incluyendo cualquier daño que deba sea indemnizado por Pink Minds Media a un tercero, incluido el interesado, y que sea consecuencia de un error imputable al Usuario, del incumplimiento de sus obligaciones en virtud del presente Reglamento o de la inexactitud de cualquier garantía prestada por el Usuario en este Reglamento.

La responsabilidad de Pink Minds Media siempre se limita a estos casos específicamente previstos en el RGPD. La responsabilidad de Pink Minds Media se limita siempre, en todos los casos, a los daños directos al Usuario. El Usuario indemniza a Pink Minds Media en todo momento frente a todas las reclamaciones de terceros.

Pink Minds Media observará siempre la mayor confidencialidad con respecto a los Datos Personales tratados. Los datos personales no se conservarán más tiempo del necesario para la ejecución del contrato con el Usuario. Si los datos personales ya no son necesarios después de esto, Pink Minds Media los borrará adecuadamente y los eliminará de forma permanente.

En caso de finalización del procesamiento, independientemente de la forma en que se produzca, Pink Minds Media eliminará de inmediato y por iniciativa propia todos los Datos Personales que contengan documentos, discos informáticos, memorias USB y otros soportes de información, incluidas copias de los mismos, independientemente de si el contenido de los soportes de datos es producido o elaborado por Pink Minds Media, destruirá al Usuario para el tratamiento o a terceros y/o encargará a los subprocesadores para que hagan lo necesario.

El Usuario acepta que los Datos Personales no se pueden eliminar inmediatamente de todas las copias de seguridad. Pink Minds Media mantiene copias de seguridad con Datos Personales durante un período de doce meses después de que finalice el tratamiento. Al finalizar los doce meses, las copias de seguridad que contienen Datos Personales se eliminan de forma permanente.

Pink Minds Media no transfiere los Datos Personales del usuario a terceros con fines comerciales. En ciertos casos, Pink Minds Media está obligada por ley o por orden judicial a transferir Datos Personales a terceros. Para todos los demás casos, Pink Minds Media debe obtener el permiso del Usuario para transmitir los Datos Personales a terceros (instituciones, autoridades, etc.).

Si Pink Minds Media obtiene el consentimiento previo por escrito del Usuario, Pink Minds Media solo puede poner a disposición de terceros datos anónimos que no participen directa o indirectamente en la ejecución del acuerdo con el Usuario. Pink Minds Media garantiza que esta transferencia a terceros siempre tiene lugar dentro de los límites del Reglamento General de Protección de Datos y solo afecta al tratamiento con vistas al archivo en interés público, investigación científica o histórica o con fines estadísticos.

Pink Minds Media puede designar subcontratistas-procesadores para llevar a cabo las actividades de procesamiento para el Usuario. Si Pink Minds Media recurre a un subcontratista-procesador en el sentido de este artículo, Pink Minds Media celebrará un acuerdo por escrito con el subcontratista-procesador que incluya al menos todas las garantías, obligaciones y responsabilidades derivadas de este Reglamento del Procesador.

Pink Minds Media siempre trata de hacer el máximo uso de subcontratistas-procesadores europeos y, por lo tanto, de mantener los Datos Personales dentro del Espacio Económico Europeo (EEE) siempre que sea posible. Sin embargo, si Pink Minds Media tiene que recurrir a subcontratistas-procesadores no europeos, se asegurará de que los Datos personales estén tan seguros fuera de Europa como en Europa. Pink Minds Media concluye Cláusulas Contractuales tipo con estos subcontratistas-procesadores cuando es necesario y brinda garantías adicionales para proteger los Datos Personales.

Si el subcontratista-procesador no cumple con estas obligaciones, Pink Minds Media será responsable del cumplimiento de las obligaciones del subcontratista-procesador. El Usuario puede solicitar la lista actual de subcontratistas-procesadores con una simple solicitud por correo electrónico y tiene derecho a oponerse a la cooperación con un procesador en particular.

Una violación de datos en el sentido de este reglamento significa una violación de la seguridad que accidental o ilegalmente provoque la destrucción, pérdida, alteración, divulgación no autorizada o acceso a Datos Personales transmitidos, almacenados o procesados de cualquier otro modo.

Si se descubre una violación de datos, Pink Minds Media informará al Usuario por correo electrónico lo antes posible y, a más tardar, dentro de las 48 horas posteriores al descubrimiento.

Tras el descubrimiento de una violación de datos, Pink Minds Media mantendrá informado al Usuario de las medidas que se han tomado para limitar el tamaño de la violación de datos o para prevenirla en un futuro.

El Usuario es responsable de comunicar la violación de datos a las autoridades de supervisión dentro de los plazos legales.