¡INCLINAR! - ¿Organiza o subcontrata el evento usted mismo?

Puede optar por organizar el evento con sus colegas o puede subcontratar el evento a una agencia de eventos. ¿Qué estás haciendo?

Ambas opciones tienen ventajas y desventajas.

Ventajas de la subcontratación

• Las agencias de eventos tienen una amplia experiencia y están al tanto de las últimas tendencias del sector. Un evento puede ser tan grande o delicado que sea demasiado ambicioso para que su propio equipo lo organice usted mismo. La subcontratación también significa que usted ya no tiene que asumir la responsabilidad de ciertos riesgos. Es posible que no tenga el conocimiento o la creatividad necesarios dentro de su empresa para organizar un evento de alta calidad.
• Una agencia de eventos tiene una visión objetiva de la empresa y puede aprovechar mejor sus fortalezas y debilidades. Los empleados de la empresa a veces sufren de ceguera corporativa. Una mesa es también un compañero ideal de entrenamiento y una caja de resonancia para probar sus propias ideas.
• Las agencias de eventos tienen una extensa red en la industria de eventos. Saben cómo localizar los materiales y las personas adecuadas y, a menudo, pueden negociar mejores precios. A veces es difícil ver el bosque por los árboles. Después de todo, existe una gran diferencia de calidad y precio entre los diferentes proveedores.
• Cuando los miembros de su propio personal trabajan en el evento, se les asignan múltiples responsabilidades además de sus propias funciones. Tenga en cuenta que tendrán menos tiempo para completar sus tareas diarias. Con la subcontratación, sus recursos internos permanecen disponibles para los proyectos actuales. Trabajar con una agencia de eventos (grande) también asegura la continuidad de la organización (por ejemplo, en caso de enfermedad).

¡INCLINAR! Si recurre a los profesionales a tiempo, puede evitar costosos errores organizativos.

Desventajas de la subcontratación

• La agencia de eventos no conoce (todavía) su empresa . No saben qué es o qué no es posible, cuáles son tus deseos, cuál es el estilo de tu empresa ... Es necesario un buen briefing. Es bastante óptimo si puede construir una relación a largo plazo con una agencia de eventos permanente, para que este argumento desaparezca rápidamente.
• A pesar del enfoque eficiente de una agencia de eventos, debe tener en cuenta los costos de subcontratar un evento. Una ventaja es que obtiene una imagen clara del precio total. Muchos costos internos permanecen ocultos en eventos autoorganizados.

Sopese los pros y los contras de la subcontratación para cada evento. En particular, tenga en cuenta los conocimientos técnicos disponibles, la creatividad, el tiempo, los presupuestos y los riesgos necesarios. Puede ser mejor subcontratar eventos complejos a un socio de eventos con experiencia. En muchos casos, obtendrá los mejores resultados cuando combine su propio conocimiento específico de la empresa con la experiencia de una agencia de organización profesional .

Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.

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