El entretenimiento implica mucho más que simplemente encontrar buenos artistas. También hay que tener en cuenta algunos aspectos prácticos. ¿Qué permisos necesitas? ¿Qué haces cuando un artista cancela en el último minuto?
¿Realmente has pensado en todo? Te ayudaremos en tu camino con esta 'lista de verificación de entretenimiento' del libro EVENTPLANNER :
- El entretenimiento debe incluirse en el guión. Indicar claramente cuándo empiezan y acaban los actos y si hay pausas. Anotar quién acompaña a los artistas y quién se encarga del montaje y desmontaje, logística, pruebas de sonido, etc.
- Pide siempre la ficha técnica de los artistas para que sepas qué infraestructura necesitas dotar. ¿Necesitas un escenario? ¿Qué tan grande debe ser el escenario? ¿Usted proporciona el equipo audiovisual o se encarga de ello el artista? ¿Cómo están los instrumentos?
- Además de la ficha técnica, también recibirás un rider de muchos artistas. Aquí se recogen los deseos y exigencias personales del artista y su equipo. Por ejemplo, algunos artistas piden comida o bebida específica, una zona chill-out, una ducha…
- Algunos actos requieren un gran suministro de energía. Compruebe si la infraestructura del lugar es suficiente y, si es necesario, alquile un generador eléctrico.
- Tener un buen plan A es genial, pero sólo cuando nada sale mal. Anticipar los cambios de manera oportuna y prepararse para escenarios de emergencia. Entonces podrás lidiar con la lluvia, los cortes de electricidad y los artistas enfermos. Hable con los artistas contratados sobre lo que sucederá en su ausencia y escríbalo claramente en el contrato.
- Solicita con tiempo los permisos necesarios ante la posible contaminación acústica. Notifique a Sabam (B) o Buma (NL) cuando planee intermezzos musicales y acuerde quién será responsable de los derechos de autor.
- Considere también la seguridad. Para una actuación con artistas famosos, te garantizamos una guía fluida y seguridad durante todo el trayecto hasta el escenario. En el caso de estrellas (inter)nacionales, es posible que sea necesario tomar medidas de seguridad adicionales en el lugar y sus alrededores.
- Discutir la posibilidad de ampliar las actuaciones. No hay nada más molesto que tener que interrumpir abruptamente un acto justo cuando el estado de ánimo es el adecuado. ¿Cuales son las opciones y costos? ¿Cómo encaja una posible extensión en tu guión?
- Discuta quién proporcionará la ropa de los artistas. Por ejemplo, puedes ampliar la temática del evento a la vestimenta de los guías y artistas. Discuta las opciones con ellos.
- Proporcionar suficientes vestidores donde los artistas puedan cambiarse o relajarse. Piense en percheros, espejos, alimentos y bebidas. Si es relevante, pregunte si están dispuestos a compartir los vestuarios.
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