Una buena invitación debe destacar, seducir, hacer pop, ... Convencer a tu público objetivo con argumentos racionales y emocionales. ¿Por qué vendrían al evento? ¿A quién puedes convencer con qué?
Algunos invitados solo vienen cuando hay oportunidades para establecer contactos, otros son muy sensibles a las presentaciones de las autoridades. También responda a las emociones. Esto es posible y está permitido si lo hace de la manera correcta. ¡Conozca a su público objetivo! Quizás la invitación para los gerentes de negocios sea diferente a la de los vendedores. Asegúrese de que la forma, el estilo, el tono, el lenguaje y el color se adapten a su grupo objetivo.
SUGERENCIA: ¡ Un mensaje breve y claro siempre funciona! Así que no hay mucho texto. Haga hincapié en la fecha y el lugar para llamar la atención.
No te concentres solo en el evento en sí. Dígale a sus invitados por qué son indispensables para su evento. Tus invitados deben sentirse importantes. No tiene que hacer esto explícitamente. Da pistas sutiles y haz que tu evento sea exclusivo.
La creatividad y la originalidad comienzan con el sobre. Una hermosa invitación no pertenece a un sobre aburrido e impersonal. ¿Está buscando algunos invitados con una agenda muy ocupada? Envíe un aviso o un adelanto. De esta forma ya pueden conseguir uno. Mantenga un hueco libre para su evento. Puede optar por enviar el mensaje de guardar la fecha por correo electrónico. Utilice siempre el mismo estilo y diseño. ¡Todas las comunicaciones deben estar vinculadas visualmente inmediatamente al evento!
SUGERENCIA: Para algunos eventos, puede ser útil publicar la lista de invitados en el sitio web de su evento para obtener una mayor tasa de respuesta. Después de todo, ciertos invitados solo vendrán cuando estén presentes otros parientes importantes o sus competidores.
Información esencial
La cantidad de información en su invitación depende de su evento. Sin embargo, alguna información es tan esencial que no debería faltar:
- ¿Quién? ¿Quién organiza el evento? ¿Quién recibirá una invitación? ¿Qué público puede esperar (negocios, prensa…)?
- ¿Qué? ¿Qué pueden esperar los invitados? ¿Qué hay en el programa? A menos que esto siga siendo una sorpresa, por supuesto ... Intente estimular la curiosidad en cualquier caso.
- ¿Cierto? ¿En qué lugar se esperan los invitados? ¿Cómo se llega y dónde se puede aparcar? Agregue un mapa y direcciones claras desde diferentes direcciones.
- ¿Cuándo? ¿En que fecha tiene lugar el evento? ¿Cuándo se esperan los invitados? ¿Hay una hora de cierre?
- ¿Por qué? ¿Cuál es el motivo del evento?
- Respuesta ¿Cómo se registra? ¿Cuál es la última fecha de registro? ¿Dónde pueden acudir los invitados con preguntas (número de teléfono, dirección de correo electrónico, persona de contacto)?
¿Está sucediendo algo anormal? ¿Espera algo extra de sus invitados? No olvide mencionar esto en la invitación.
- ¿La pareja y / o los niños están invitados / no están invitados?
- ¿Se desea cierto tipo de ropa o estilo? ¿Cuál es el código de vestimenta ?
- ¿Ha sido invitado personalmente o puede pasar la invitación a un colega o socio (comercial)?
- Tasas de inscripción, condiciones ...
¿Quiere que sus invitados le informen si estarán presentes o no? Indique esto claramente en la invitación. Aunque es una cortesía responder a una invitación, no todos lo harán. Puede indicar su preferencia utilizando las siguientes abreviaturas, pero tenga en cuenta que es posible que algunos grupos destinatarios no estén familiarizados con ella. En ese caso, es mejor escribir su solicitud en su totalidad.
- RSVP (Répondez, s'il vous plaît). Con esto solicita a sus invitados que respondan a la invitación, para indicar que estarán / no estarán presentes. También puede utilizar el acrónimo AAUB (Answer Please) como sinónimo de RSVP.
- Solo lamenta . Coloque esto en la invitación si espera una respuesta de sus invitados si no aceptan la invitación.
- RFSVP (Respuesta favorable s'il vous plaît). Utiliza esta abreviatura cuando solicita una confirmación, solo cuando los invitados aceptan su invitación. Alternativamente, también puede utilizar VGA (Solicitar respuesta favorable).
Holandés
Een goede uitnodiging moet opvallen, verleiden, knallen, … Overtuig je doelgroep met rationele en emotionele argumenten. Waarom zouden zij naar het evenement komen? Wie kun je met wat overtuigen?
Sommige gasten komen alleen als er mogelijkheden zijn om te netwerken, anderen zijn weer erg gevoelig voor presentaties van autoriteiten. Speel ook in op emoties. Dit kan en mag als je het op de juiste manier doet. Ken je doelgroep! Wellicht ziet de uitnodiging voor zaakvoerders er anders uit dan die voor verkopers. Let er op dat vorm, stijl, toon, taal en kleur passen bij je doelgroep.
TIP: Een korte en duidelijke boodschap werkt altijd! Dus niet te veel tekst. Benadruk de datum en de locatie als eyecatchers.
Leg niet alleen de nadruk op het evenement zelf. Zeg je genodigden waarom zij onmisbaar zijn voor je evenement. Je gasten moeten zich belangrijk voelen. Dit hoef je niet expliciet te doen. Geef subtiele hints en maak je event exclusief.
Creativiteit en originaliteit beginnen al bij de enveloppe. Een prachtige uitnodiging hoort niet thuis in een saaie, onpersoonlijke envelop. Ben je uit op enkele genodigden met een erg drukke agenda? Stuur een vooraankondiging of een teaser. Zo kunnen zij alvast een
gaatje vrijhouden voor je evenement. Je kunt ervoor kiezen om de save-the-dateboodschap te versturen per mail. Gebruik wel steeds dezelfde stijl en opmaak. Alle communicatie-uitingen moeten meteen visueel gelinkt kunnen worden aan het evenement!
TIP: Voor sommige evenementen kan het helpen de gastenlijst op de website van je evenement te publiceren om een hogere respons te krijgen. Bepaalde gasten zullen immers alleen maar komen wanneer ook andere belangrijke relaties of hun concurrenten aanwezig zijn.
Onmisbare informatie
De hoeveelheid informatie op je uitnodiging hangt af van je evenement. Sommige informatie is echter zo essentieel dat die niet mag ontbreken:
- Wie? Wie organiseert het evenement? Wie ontvangt een uitnodiging? Welk publiek mag je verwachten (business, pers …)?
- Wat? Wat mogen de gasten verwachten? Wat staat er op het programma? Tenzij dit nog een verrassing moet blijven natuurlijk … Probeer de nieuwsgierigheid in ieder geval te prikkelen.
- Waar? Op welke locatie worden de gasten verwacht? Hoe kom je er en waar kun je parkeren? Voeg een plannetje en een duidelijke routebeschrijving vanuit verschillend richtingen toe.
- Wanneer? Op welke datum vindt het evenement plaats? Wanneer worden de gasten verwacht? Is er een sluitingsuur voorzien?
- Waarom? Wat is de aanleiding van het evenement?
- Respons Hoe schrijf je jezelf in? Wat is de laatste inschrijvingsdatum? Waar kunnen genodigden terecht met vragen (telefoonnummer, e-mailadres, contactpersoon)?
Gebeurt er iets afwijkends? Verwacht je iets extra’s van je gasten? Vergeet dat dan niet te vermelden op de uitnodiging.
- Worden partner en/of kinderen wel/niet uitgenodigd?
- Is een bepaald soort kledij of stijl gewenst? Wat is de dresscode?
- Ben je persoonlijk uitgenodigd of mag je de uitnodiging doorgeven aan een collega of (zaken)partner?
- Inschrijvingskosten, voorwaarden …
Wil je dat je genodigden een seintje geven of ze al dan niet aanwezig zullen zijn? Vermeld dat dan duidelijk op de uitnodiging. Ook al is het een beleefdheidsvorm te reageren op een invitatie, niet iedereen zal dat doen. Je kunt je voorkeur aangeven door middel van onderstaande afkortingen, maar houd er rekening mee dat sommige doelgroepen er misschien niet vertrouwd mee zijn. In dat geval schrijf je je verzoek best voluit.
- RSVP (Répondez, s’il vous plaît). Hiermee verzoek je je gasten te reageren op de uitnodiging, om aan te geven dat ze wel/niet aanwezig zullen zijn. Je kunt ook de afkorting AAUB (Antwoord alstublieft) gebruiken als synoniem voor RSVP.
- Regrets only. Dit plaats je op de uitnodiging wanneer je van je genodigden een reactie verwacht wanneer zij niet ingaan op de invitatie.
- RFSVP (Response favorable s’il vous plaît). Deze afkorting gebruik je wanneer je, alleen wanneer genodigden jouw uitnodiging aanvaarden, om een bevestiging vraagt. Als alternatief kun je ook VGA (Verzoek gunstig antwoord) gebruiken.
Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.
Pedir ahora
Goed dat hier de onmisbare vragen worden besproken. Ben zelf ook van mening dat deze vragen op een goede manier verpakt moeten worden, zodat het de aandacht van de genodigde trekt. Daarnaast vind ik het ook altijd goed om het thema zo goed mogelijk terug te laten komen in de uitnodiging.