Si elige trabajar con una agencia de eventos, lo mejor es subcontratar la tarea a través de una propuesta entre agencias de eventos. ¿Las reglas del juego?
Un pitch es un concurso de belleza entre diferentes agencias, cada una de las cuales presenta una propuesta y un presupuesto adjunto basado en un informe minuciosamente detallado. Preparar el briefing, que debe contener al menos el objetivo, el grupo objetivo, el presupuesto objetivo y los criterios de adjudicación, es tarea tuya. El concepto más sólido con la cita más interesante gana la tarea. Al redactar una propuesta, debes cumplir con algunas reglas:
- No permita que más de tres agencias de eventos participen en el lanzamiento. Esto es suficiente para tomar una decisión adecuada y evitar costes innecesarios para usted y las agencias participantes. Informe siempre a la agencia con antelación cuántas agencias de eventos desea que participen en el concurso para que puedan decidir por sí mismas si consideran aceptable el riesgo de competir por el encargo. Después de todo, participar en una presentación es siempre una inversión importante para una agencia. Desarrollar una propuesta media puede llevar fácilmente de dos a tres días completos y, en casos extremos, los costes pueden ascender hasta 10.000 euros.
- Establezca acuerdos claros sobre una posible compensación financiera por presentar conceptos en el contexto de una presentación. Aunque esto ciertamente no es una obligación, es un crédito para el cliente cuando él o ella asume los costos de bolsillo preaprobados en los que debe incurrir una agencia.
- A menos que haga otros arreglos por adelantado o haya pagado una tarifa, existe un acuerdo de caballeros que establece que los derechos intelectuales sobre los conceptos creativos que propone una agencia de eventos permanecen en la agencia. Por lo tanto, no se trata de rechazar una agencia y luego seguir adelante con la idea.
- Informa inmediatamente a todas las agencias de eventos participantes cuando hayas tomado una decisión y se conozcan los resultados.
Holandés
Wanneer je ervoor kiest om met een evenementen- bureau in zee te gaan kun je de opdracht het beste via een pitch onder eventbureaus uitbesteden. De spelregels?
Een pitch is een schoonheidswedstrijd tussen verschillende bureaus die elk een voorstel en een bijhorende offerte indienen op basis van een grondig uitgewerkte briefing. Het opstellen van de briefing, die op zijn minst de doelstelling, de doelgroep, het richtbudget en de gunningscriteria moet bevatten, is je huiswerk. Het sterkste concept met de interessantste offerte wint dan de opdracht. Wanneer je een pitch uitschrijft, dien je je wel aan enkele spelregels te houden:
- Laat niet meer dan drie evenementenbureaus deelnemen aan de pitch. Dat is voldoende om een relevante keuze te maken en onnodige kosten voor jezelf en de deelnemende bureaus te voorkomen. Laat een bureau altijd op voorhand even weten hoeveel evenementenbureaus je aan de pitch wilt laten deelnemen zodat ze zelf kunnen beslissen of ze het risico aanvaardbaar vinden om mee te dingen naar de opdracht. Deelnemen aan een pitch is immers steeds opnieuw een grote investering voor een bureau. Het uitwerken van een gemiddeld voorstel kost al snel twee tot drie volledige dagen en de kosten kunnen in extreme gevallen oplopen tot wel 10.000 euro.
- Maak duidelijke afspraken over een mogelijke financiële tegemoetkoming voor het indienen van concepten in het kader van een pitch. Hoewel dat zeker geen verplichting is, siert het een opdrachtgever wanneer die de op voorhand goedgekeurde out-of-pocketkosten die een bureau moet maken voor zijn rekening neemt.
- Tenzij je er op voorhand andere afspraken over maakt, of er een vergoeding voor hebt betaald, bestaat er een gentleman's agreement dat zegt dat de intellectuele rechten op de creatieve concepten die een evenementenbureau voorstelt van het bureau blijven. Het is dus not done een bureau te weigeren en dan met het idee te gaan lopen.
- Breng alle deelnemende evenementenbureaus meteen op de hoogte wanneer je een beslissing hebt genomen en de uitslag bekend is.
Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.
Pedir ahora
