Esta guía de capacitación le muestra cómo utilizar la función Tickets en eventplanner.net. Al igual que todas nuestras otras herramientas, encontrará Tickets en el menú principal junto con Moodboards, Checklists, Callsheets, Budgets y Contacts.

Antes de comenzar a configurar los tickets, debemos optimizar algunas configuraciones. Dirígete a Tickets en el menú del panel izquierdo. Luego, selecciona el evento apropiado en la flecha desplegable.

Información del organizador

Lo primero que debes configurar es la información del organizador. Haz clic en “Configurar” y aparecerá una ventana. Debes ingresar lo siguiente:

• Nombre del organizador
• Correo electrónico de contacto (que se completa automáticamente)
• Texto de introducción del organizador
• Una imagen que distingue este evento (tamaño mínimo 1024x1024px)

Una vez que haya completado los campos, haga clic en "Guardar".

Información del evento

A continuación, debes configurar la información de tu evento, así que haz clic en "Configurar" en la fila Evento. Comenzamos ingresando información básica: el nombre del evento. Ya lo configuraste previamente al configurar tu evento, pero puedes cambiarlo aquí si quieres mostrar un nombre diferente a tu audiencia.

Luego, ingrese algunos detalles en el texto de introducción del evento, como qué sucederá durante el evento, por qué es importante y los resultados que pueden esperar los asistentes. Esto es solo una introducción, por lo que dos o tres oraciones serán suficientes. Pronto escribiremos una descripción más detallada del evento.

Una vez que hayas completado la introducción del evento, ingresa la fecha y hora de inicio correspondientes (y la fecha y hora de finalización).

¡Importante! Asegúrate de configurar la zona horaria correcta para el destino del evento.

Tienes tres tipos de ubicación: un evento físico, un evento en línea o una combinación de ambos. Si eliges un evento en línea (o una combinación de ambos), debes ingresar una URL donde los invitados puedan seguir el evento. Al seleccionar un evento físico, debes ingresar la dirección, que incluye:

• Nombre del lugar
• Número de casa
• Calle
• Ciudad
• Código postal
• País

Una vez que hayas ingresado los datos, el mapa busca automáticamente la dirección y coloca un marcador en la ubicación. Puedes moverlo si no está del todo correcto.

Luego, debemos cargar algunas imágenes: una imagen de portada y una imagen de vista previa. Asegúrese de utilizar imágenes de alta resolución, ya que los clientes verán versiones más grandes de estas. Para obtener mejores resultados, utilice un archivo PNG con una resolución mínima de:

• Imagen de portada: 2564x804px
• Imagen de vista previa: 540x360px

A continuación, debemos introducir información más detallada sobre el evento. Si, por ejemplo, en el evento se ofrece música en directo, puedes proporcionar una descripción general de los artistas, el género musical y cualquier detalle especial del espectáculo, como restricciones de edad e información de accesibilidad.

En el caso de las entradas pagadas, es especialmente importante incluir la política de reembolso en el siguiente campo. Para cumplir con la legislación RGPD de la UE, también debe incluir una URL a su página de privacidad para que los clientes y los asistentes sepan cuál es su política de privacidad. Si está procesando o almacenando datos de clientes, necesita el consentimiento de estos. Seleccione "Sí" o "No".

También puedes agregar etiquetas a tu evento, como "evento empresarial". Las etiquetas ayudan a promocionar tu evento en nuestra plataforma si lo haces público. Una vez que se hayan completado todos los campos, haz clic en "Guardar".

Secciones

Luego, debemos dirigirnos a Secciones y hacer clic en "Configurar". Esta sección en particular no es obligatoria porque muchos eventos no tienen secciones (que son básicamente diferentes tipos de entradas, como una franja horaria determinada o áreas designadas). Aquí, verás tres opciones para elegir:

• Zona
• Franja horaria
• Zona y franja horaria

Si tienes un evento en el que tienes entradas para clientes habituales y clientes VIP, puedes configurar esas zonas aquí. Si tienes varios escenarios, también puedes configurarlos aquí.

Una sección también puede ser una franja horaria. Por ejemplo, si tienes un evento que se desarrolla a lo largo de varios días, puedes asignar a los usuarios acceso a una entrada solo para uno de los días u ofrecer una entrada combinada. Incluso puedes hacer combinaciones entre una franja horaria y una zona, y puedes agregar tantas secciones como quieras.

Cuando termine, presione "Guardar" y diríjase a la siguiente etapa, que es la venta de entradas.

Venta de entradas

Hay algunas configuraciones básicas que debemos configurar aquí. Tiene tres opciones disponibles en este momento. Podemos realizar eventos con confirmación de asistencia cuando tenga una lista de invitados, enviar las invitaciones y solicitar que los destinatarios respondan si planean asistir a su evento.

También contamos con entradas gratuitas y, próximamente, también ofreceremos entradas de pago a través de nuestra plataforma. Una vez que hayas seleccionado el tipo de evento adecuado, debes decidir si deseas:

• Generar un código QR escaneable para cada boleto, o
• Enviar automáticamente la confirmación de la reserva cuando alguien se registra.

Es posible que no desees hacer esto para algunos eventos, por ejemplo, si quieres verificar a los asistentes que se registran antes de emitirles un boleto. Después de esto, puedes establecer una fecha y hora de finalización del registro, como diez días antes del evento al mediodía.

A continuación, puede elegir si existe un límite para la cantidad de invitados. Seleccione la casilla de verificación "Sin límite" si desea ingresar manualmente una cantidad específica.

A continuación, deberá especificar qué información necesita del comprador de entradas. ¿Necesita su dirección y número de teléfono? En cuanto a los asistentes, especifique si necesita sus nombres y direcciones de correo electrónico.

¡Importante! Puede haber diferencias entre un comprador y los asistentes. Por ejemplo, un cliente puede comprar tres entradas: una para él y dos para sus amigos.

Puede solicitar el consentimiento por correo electrónico de los usuarios si desea que le den permiso para enviarles correos electrónicos de marketing más adelante.

¡Recuerde! Al emitir entradas, procesa muchos datos. En este caso, eventplanner.net actúa como plataforma, pero son sus datos y usted es responsable de gestionarlos.

eventplanner.net cuenta con la certificación ISO 27001 y los estándares más altos en materia de protección de datos. Además, estamos aprobados por el RGPD. Pero, dado que usted procesa estos datos, debe asegurarse de tener el consentimiento para hacerlo.

En esta etapa, puedes agregar algunas preguntas personalizadas:

• Preguntas de opción múltiple/respuesta única: cuando desea que el comprador del boleto especifique una respuesta entre las opciones proporcionadas.
• Preguntas de opción múltiple/respuesta múltiple: cuando el comprador del boleto puede seleccionar múltiples respuestas entre las opciones proporcionadas.
• Texto: cuando desea brindarle al comprador de entradas la opción de proporcionar comentarios sin restricciones.

Un ejemplo de una pregunta de opción múltiple o de respuesta múltiple sería: "¿Tiene requisitos dietéticos específicos?". Normalmente, se incluirían las siguientes opciones: no, vegetariano, sin lactosa, sin gluten, halal, kosher y alergias específicas. Un cliente puede ser vegetariano y tener alergia a los frutos secos.

Ahora es el momento de crear los tickets propiamente dichos. Si creaste alguna zona específica anteriormente, tendrás que crear tickets para cada una de ellas seleccionando "Crear nuevo ticket". A continuación, tendrás que especificar:

• Nombre del billete
• Fecha de finalización personalizada, por ejemplo, entradas anticipadas
• Cantidad (la cantidad total disponible)
• Máximo de tickets por pedido
• Descripción (información más detallada en tu entrada al evento).

Esto será especialmente útil cuando se establezcan diferentes precios cuando la función esté disponible. Mientras tanto, juegue con la configuración.

Una vez que haya ingresado todos los detalles relevantes, presione "Guardar".

Autenticación de dos factores

Lo siguiente que debemos hacer es configurar la autenticación de dos factores. El manejo de los datos de los clientes conlleva una gran responsabilidad, especialmente cuando se organizan grandes eventos con miles, si no decenas de miles, de asistentes. Sin duda, es conveniente contar con una seguridad adicional para su cuenta.

¡Configúrelo de forma rápida y sencilla! Deberá descargar una aplicación de autenticación como:

• Autenticador de Google ( iOS o Android )
• Autenticador de Microsoft
• Autenticador de 1Password

Por cierto, son totalmente gratuitos, así que siéntete libre de descargarlos y familiarizarte con ellos antes de decidirte por tu favorito.

Una vez que hayas descargado tu aplicación, simplemente escanea el código QR. Deberás ingresar este código en Eventplanner y también tu contraseña.

A continuación, deberás introducir tu número de teléfono móvil para configurar la verificación por SMS y hacer clic en "Enviar código". Se trata de una segunda capa de seguridad en caso de que no puedas acceder a la aplicación. Se enviará un código a tu teléfono que deberás introducir en el campo correspondiente.

Haga clic en “Verificar” para activar su autenticación de dos factores.

Si también otorga acceso a Ticketing a otros usuarios, deberá aplicarles una autenticación de dos factores en su cuenta.

Publicar tu evento

A continuación, pasamos a publicar el evento. Seleccione "Activo". Tenga en cuenta que no podrá cambiar ciertas configuraciones después de publicar su evento (como cambiar el tipo de RSVP a Entradas).

En la siguiente sección (Configuración de uso compartido), puede elegir entre:

• Evento público: cualquiera puede acceder
• Evento privado: cualquier persona con un enlace seguro específico puede acceder
• Evento privado: solo las personas con la contraseña pueden acceder

Si selecciona la opción 2 o 3, se generará un enlace para su evento. Si sigue ese enlace, accederá a una página de pago donde verá los tipos de entradas que ha creado. Si sigue el proceso como cliente, verá que se aplican las reglas predeterminadas, como la cantidad máxima de entradas por cliente, la información del cliente requerida y cualquier pregunta adicional que desee realizar.

El usuario puede decidir si desea crear o no una cuenta en eventplanner.net. Eso es una decisión totalmente suya. Después de hacer clic en "Comprar entradas", accederá a una página de confirmación del pedido.

Gestionar tus tickets

Si volvemos a la página de Entradas, verás una lista actualizada de invitados. En la columna de la derecha, verás algunas acciones, marcadas con puntos suspensivos (...). Al hacer clic en ellas, se mostrarán algunas opciones:

• Ver y editar los detalles del huésped
• Reenviar confirmación
• Descargar ticket

Puede cambiar el nombre, por ejemplo, si un usuario ha introducido una dirección de correo electrónico o un nombre incorrectos. Puede seleccionar "Reenviar confirmación" si, por ejemplo, el usuario no recibió un correo electrónico de confirmación.

¡Importante! Vale la pena pedirle al usuario que revise su carpeta de correo no deseado. En ocasiones, un cliente de correo electrónico demasiado entusiasta puede impedir que nuestros correos electrónicos lleguen a los clientes. Si el problema persiste, puede descargar el ticket manualmente y enviarlo como cualquier correo electrónico normal.

Puede imprimir fácilmente las entradas o guardarlas en su teléfono. Nuestra práctica aplicación para la planificación de eventos incluye un escáner de entradas integrado. La aplicación está disponible de forma gratuita en las tiendas de aplicaciones de Android y iPhone. Si hace clic en la parte inferior del escáner de entradas, podrá seleccionar su evento.

Escanear las entradas es muy fácil. Con tu cámara, solo tienes que escanear la entrada y puedes hacerlo con varios dispositivos al mismo tiempo. Si tienes un evento grande, asegúrate de crear varios usuarios con anticipación y dales acceso a la venta de entradas para que varias personas puedan escanearlas simultáneamente.

• La pantalla se vuelve verde cuando el escaneo es exitoso.
• La pantalla se vuelve amarilla si un billete ha sido escaneado dos veces.
• La pantalla se pone roja si el ticket no es válido.

Normalmente, necesitas acceso a Internet para procesar todos los boletos escaneados y sincronizarlos con nuestro servidor. Pero la aplicación es inteligente porque entra en modo sin conexión si la conexión se interrumpe durante tu evento. Aún puedes escanear boletos en modo sin conexión. Cuando tu acceso a Internet se restablezca, todo se sincronizará automáticamente.

• ¡Importante! En el modo offline, si tienes dos visitantes que entran con el mismo ticket en diferentes puntos de control en la entrada de tu evento, ambos podrían entrar con el mismo ticket mientras no haya conexión a Internet, ya que no será posible la sincronización entre los dispositivos. Es más importante que puedas seguir escaneando tickets que hacer que tus invitados esperen a que se restablezca la conexión a Internet. La aplicación te indicará cuándo está en modo offline y podrás elegir si usar o no el modo offline.
• ¡Importante! Para garantizar una experiencia fluida con el "modo sin conexión", sincronice todos los dispositivos con los datos de entradas más recientes antes de que comience el evento. Si no está seguro de las condiciones de la red en el lugar del evento, complete esta sincronización antes de llegar. Se puede realizar una sincronización final adicional justo antes de abrir las puertas. Después del evento, recuerde sincronizar todos los dispositivos nuevamente para asegurarse de que los datos más recientes estén actualizados. Los datos de las entradas se sincronizan automáticamente cuando abre la aplicación y navega hasta el escáner de entradas para el evento específico. Este también es un buen momento para verificar que todo el personal que escanea las entradas tenga los derechos de acceso correctos y use la última versión de la aplicación eventplanner.net.
• ¡Atención! Por razones de seguridad, todos los datos de venta de entradas se eliminarán automáticamente de tu dispositivo móvil si abres la aplicación más de 7 días después del evento. Te recomendamos que abras la aplicación después de este período para garantizar la seguridad de tus datos. Importante: si has trabajado en modo sin conexión durante el check-in, asegúrate de sincronizar tu dispositivo con nuestros servidores antes del límite de 7 días; de lo contrario, los escaneos no sincronizados no se cargarán y se eliminarán de forma permanente junto con los datos locales.

Y eso, en pocas palabras, es cómo funcionan los tickets gratuitos (y cómo funcionarán los tickets pagos cuando lancemos esta función).

RSVP

Antes de finalizar, veremos rápidamente cómo funcionan las confirmaciones de asistencia. Regrese a la página de Entradas seleccionando esta opción en el panel izquierdo. Deberá configurar un nuevo evento porque no puede cambiar el tipo de evento una vez que se haya publicado una entrada para un evento.

Digamos, por ejemplo, que estamos organizando una boda, un evento en el que normalmente se utiliza una lista de confirmación de asistencia.

Complete las siguientes etapas como se describe anteriormente para completar las secciones, Información del organizador, Evento y Secciones.

Luego, en Ticketing, ahora debemos configurarlo en RSVP y seleccionar no en "Usar tickets". Los siguientes ajustes se completan exactamente de la misma manera que se describió anteriormente. Debe completar:

• enviar invitaciones automáticamente
• La inscripción termina
• Número máximo de invitados
• Todos los asistentes
• solicitar consentimiento por correo electrónico
• preguntas adicionales

Si aún no ha configurado la autenticación de dos factores, regrese a la sección de este artículo titulada "Autenticación de dos factores".

En Publicar, configure el evento como activo. A diferencia de la venta de entradas gratuita, no hay un enlace para compartir con los asistentes. Luego haga clic en "Guardar". A continuación, debe hacer clic en "Agregar invitados". A modo de prueba, agréguese como invitado completando su nombre y dirección de correo electrónico, y asígnese tres entradas. Luego haga clic en "Agregar invitado" y repita esto para todos sus invitados.

Cuando regresas a la descripción general de la lista de invitados, ves inmediatamente que hay tres tickets asignados a tu nombre pero que aún no has respondido (ver Estado).

Después de completar la lista de invitados, puedes hacer clic en "Enviar invitaciones" (si no elegiste previamente "enviar automáticamente"). Tienes la opción de enviar las invitaciones a:

• Cualquiera que no haya recibido la invitación
• Todos los que no han respondido a la invitación

Sus invitados recibirán un correo electrónico con un enlace a la página RSVP. Luego, deberán seleccionar si asistirán o rechazarán la invitación. Luego, podrán ingresar la información de los titulares de las entradas de todos los que asistirán con ellos.

La información del titular principal de la entrada ya está completa, pero si se le han asignado varias entradas, puede agregar los detalles de quienes se unirán a él. Una vez que hayan completado los detalles, sus invitados solo deben seleccionar todas las casillas de verificación correspondientes:

• Estoy de acuerdo con la Política de privacidad de eventplanner.net
• Estoy de acuerdo con los Términos de Uso, Términos de Venta y declaro haber tomado nota de la Política de Privacidad.
• Quiero dar mi consentimiento al organizador de este evento para que me envíe actualizaciones y promociones sobre este evento y otros eventos.
• Quiero crear una cuenta en eventplanner.net para pedir entradas más rápido y organizar eventos yo mismo.

Una vez que se hayan marcado todas las casillas correspondientes, haga clic en "Confirmar" y ¡listo! El evento estará confirmado.

Si vuelves a tu lista de invitados, verás que está actualizada con las entradas confirmadas. Puedes hacer clic en los nombres de los titulares de entradas principales para ver quién ha confirmado su asistencia. Si es necesario, puedes editar los datos y volver a enviar la confirmación del evento, tal como lo harías con las entradas normales.

Como ya se ha mencionado, pronto se podrán adquirir entradas de pago. ¡Así que estén atentos y gracias por leer!