En esta sección aprenderá a crear el presupuesto de su evento con nuestro software de planificación de eventos. Los presupuestos registran todos los gastos relacionados con su evento y, si lo desea, los ingresos. También se integran perfectamente con un plan financiero sólido, por lo que nunca se equivocará al presupuestar su evento.

Vaya a "Presupuestos" en el panel izquierdo. En la parte superior, alineado a la izquierda, notará que se encuentra en el mismo evento que la última vez que realizó una acción en el software eventplanner.net. Si es la primera vez que ingresa, el presupuesto aparecerá vacío.

Agregar un presupuesto

Lo primero es lo primero: haga clic en “Agregar una línea de presupuesto”.

A continuación, debemos introducir una categoría. Puedes elegir entre las siguientes opciones:

• Inspiración
• Agencia de eventos
• Abastecimiento
• Evento
• Entretenimiento
• Decoración
• Foto/video
• Alquiler
• Personal
• Seguridad
• Transporte
• Huéspedes
• Software
• Presupuesto
• Marketing

Una vez que hayas seleccionado la categoría, inserta una descripción (lo que consideres más apropiado, preferiblemente algo distintivo y fácil de identificar).

A continuación, puede seleccionar un coste (por ejemplo, impresión de entradas) o un ingreso (por ejemplo, venta de entradas). Comience a escribir el nombre en la sección "Proveedor" y aparecerán varios resultados. Seleccione la empresa y luego continúe para completar las credenciales restantes. Si el proveedor no está en la plataforma eventplanner.net, puede simplemente ingresar lo que desee allí.

Decide si el costo o el ingreso es un precio fijo o un precio por unidad. Si necesitas cambiar la cantidad de unidades, selecciona la casilla de verificación "Editar manualmente la cantidad de unidades".

• ¡Importante! El precio unitario se multiplicará por el número de asistentes. Recuerda que este importe se determina al crear un nuevo evento, a menos que lo cambies manualmente.

Si cambia el número total de asistentes (por ejemplo, debido a cancelaciones), es mejor actualizarlo en la configuración del evento seleccionando "Mostrar información" en cualquier página y luego haciendo clic en "Editar". Los cambios se aplicarán a todas las demás herramientas del software eventplanner.net, incluidos los cálculos de presupuesto (a menos que haya seleccionado la casilla de verificación para una entrada manual).

Cuando se hayan completado todos los campos, seleccione “Agregar línea de presupuesto”.

Si agregas más costos bajo la misma categoría, notarás que están agrupados como tales en la pantalla central de presupuesto. En la parte superior, verás el costo total del evento.

Diferentes escenarios

Lo siguiente que podemos hacer, y que resulta útil si estás organizando eventos más grandes, es crear diferentes versiones de tu presupuesto. Es posible que quieras hacer visibles los escenarios optimistas y pesimistas de tu evento.

Para ello, puede:

(a) crear una nueva versión del presupuesto a partir de una hoja en blanco

o

(b) copiar la versión actual, cambiarle el nombre y modificarla según corresponda.

Puede acceder al presupuesto haciendo clic en la flecha desplegable junto al título, eligiendo una de las opciones y haciendo clic en "Guardar".

Esto también es muy útil para el control de versiones. Puedes guardar periódicamente una copia del presupuesto para tener siempre una referencia útil para revisar el historial del proyecto.

Cálculos del IVA

Otra cosa a tener en cuenta es si desea incluir o excluir el IVA en sus cálculos.

Dirígete al botón "Mostrar información" y luego haz clic en "Editar". Verás una casilla de verificación aproximadamente a la mitad de la página que dice "Trabajar con precios sin IVA en los presupuestos".

Todos los precios incluyen el IVA de manera estándar, lo que significa que la herramienta utiliza precios brutos en sus cálculos. Pero si desea trabajar sin IVA, puede marcar esta casilla.

• ¡Importante! Puedes cambiar el presupuesto de un evento para que no incluya IVA. Pero recuerda que, una vez que lo hagas, no podrás volver atrás. Es un camino de ida. Si quieres crear un presupuesto de evento sin IVA, la mejor forma es seleccionar esta casilla de verificación al crear el evento.

Al seleccionar la casilla de verificación de IVA, verá otra columna en su presupuesto que dice "IVA". En este momento, el porcentaje de IVA está vacío, ya que no ingresamos esos datos al crear los presupuestos.

Si cambia el estado del IVA del proyecto después de crear las líneas presupuestarias, deberá volver a ingresar el porcentaje manualmente, una por una. Simplemente haga clic en cada línea presupuestaria que desee modificar, ingrese el porcentaje correcto y luego guarde.

¿El resultado? Ahora puedes ver que el IVA se calcula por separado. Los precios se muestran sin IVA, el importe del IVA y el total con IVA incluido.

Recuerda que, cuando trabajes con varias versiones de presupuesto, las versiones anteriores no cambian cuando se modifica una. Deberás repetir los pasos descritos anteriormente para cada versión de presupuesto. Por eso es tan importante hacerlo bien al crear el evento, para evitar duplicar esfuerzos.

Recuerda que también puedes compartir tu presupuesto con tus compañeros, lo que les permitirá revisarlo y colaborar juntos.

Nuestra próxima y última parada es 'Contactos', donde aprenderemos todo sobre los usuarios y contactos para tus eventos. ¡Nos vemos al otro lado!