¿Cómo utilizar Presupuestos?

En esta sección, aprenderemos a crear el presupuesto de su evento con nuestro software de planificación de eventos. Los presupuestos registran todos los gastos relacionados con su evento y, si lo desea, también los ingresos. También se integran perfectamente con un plan financiero sólido. De esta manera, nunca se equivocará al presupuestar su evento.

Vaya a “Presupuestos” en el panel izquierdo. En la parte superior, alineado a la izquierda, notará que se encuentra en el mismo evento que la última vez que realizó una acción en el software eventplanner.net. Si es la primera vez que ingresa, el presupuesto aparecerá vacío.

Agregar un presupuesto

Lo primero es lo primero: haga clic en “Agregar una línea de presupuesto”.

A continuación, debemos introducir una categoría. Puede seleccionar entre las siguientes opciones:

• Inspiración
• Agencia de eventos
• Abastecimiento
• Evento
• Entretenimiento
• Decoración
• Foto/video
• Alquiler
• Personal
• Seguridad
• Transporte
• Huéspedes
• Software
• Presupuesto
• Marketing

Una vez que hayas seleccionado la categoría, inserta una descripción (lo que consideres más apropiado, preferiblemente algo que sea distintivo y fácil de identificar).

Luego tendrá la opción de seleccionar un costo (por ejemplo, impresión de boletos) o un ingreso (por ejemplo, venta de boletos).

En la sección “Proveedor”, simplemente comience a escribir el nombre y aparecerán varios resultados. Seleccione la empresa y luego continúe para completar las credenciales restantes. Si el proveedor no está en la plataforma eventplanner.net, simplemente puede ingresar lo que desee allí.

Decide si el costo o el ingreso es un precio fijo o un precio por unidad. Si necesitas cambiar la cantidad de unidades, selecciona la casilla de verificación “Editar manualmente la cantidad de unidades”.

• ¡Importante! El precio unitario se multiplicará por la cantidad de asistentes. Recuerda que este importe se determina cuando creas un nuevo evento, a menos que lo cambies manualmente.

Si cambia el número total de asistentes (por ejemplo, debido a cancelaciones), es mejor actualizarlo en la configuración del evento seleccionando “Mostrar información” en cualquier página y luego haciendo clic en “Editar”. Los cambios se aplicarán a todas las demás herramientas del software eventplanner.net, incluidos los cálculos de presupuesto (a menos que haya seleccionado la casilla de verificación para una entrada manual).

Cuando se hayan completado todos los campos, seleccione “Agregar línea de presupuesto”.

Si procedes a agregar más costos dentro de la misma categoría, notarás que están agrupados como tales en la pantalla principal de presupuesto. En la parte superior, verás el costo total del evento.

Diferentes escenarios

Lo siguiente que podemos hacer, y que resulta muy útil si estás organizando eventos más grandes, es crear diferentes versiones de tu presupuesto. Es posible que quieras tener visibilidad de un escenario optimista y pesimista de tu evento.

Para ello, puede:

(a) crear una nueva versión del presupuesto a partir de una hoja en blanco

o

(b) copiar la versión actual, cambiarle el nombre y modificarla según corresponda.

Simplemente haga clic en la flecha desplegable junto al título del presupuesto y elija una de las opciones. Luego haga clic en “Guardar”.

Esto también es ideal para el control de versiones. Puedes guardar periódicamente una copia del presupuesto para tener siempre una referencia útil a la que recurrir en el historial del proyecto.

Cálculos del IVA

Otra cosa a tener en cuenta es si desea incluir o excluir el IVA en sus cálculos.

Dirígete al botón “Mostrar información” y luego haz clic en “Editar”. Verás una casilla de verificación aproximadamente a la mitad de la página que dice “Trabajar con precios sin IVA en los presupuestos”.

De manera estándar, todos los precios incluyen el IVA, lo que significa que la herramienta utiliza precios brutos en sus cálculos. Pero supongamos que desea trabajar sin IVA, puede hacerlo marcando esta casilla de verificación.

• ¡Importante! Puedes cambiar el presupuesto de un evento para que no incluya IVA. Pero recuerda que, una vez que lo hagas, no podrás volver atrás. Es un camino de ida. Si quieres crear un presupuesto de evento sin IVA, la mejor forma es seleccionar esta casilla de verificación al crear el evento.

Al seleccionar la casilla de IVA, verás otra columna en tus presupuestos que dice “IVA”. Actualmente, el porcentaje de IVA está vacío, ya que no ingresamos ese dato al crear los presupuestos.

Si cambia el estado del IVA del proyecto después de crear las líneas presupuestarias, deberá volver a ingresar el porcentaje manualmente, una por una. Simplemente haga clic en cada línea presupuestaria que desee modificar, ingrese el porcentaje correcto y luego guarde.

¿El resultado? Ahora puedes ver que el IVA se calcula por separado. Los precios se muestran sin IVA, el importe del IVA y, a continuación, el total con IVA incluido.

Recuerda que, cuando trabajes con varias versiones del presupuesto, las versiones anteriores no cambian cuando se modifica una. Deberás repetir los pasos descritos anteriormente para cada versión del presupuesto que tengas. Por eso es tan importante hacerlo bien al crear el evento, para evitar duplicar esfuerzos.

No olvides que también puedes compartir tu presupuesto con tus compañeros, lo que les permitirá revisarlo y colaborar juntos.

Nuestra próxima y última parada es “Contactos”, donde aprenderemos todo lo que hay que saber sobre los usuarios y contactos para tus eventos. ¡Nos vemos al otro lado!