Cómo configurar un evento en el software de eventos eventplanner.net

¿Qué mejor lugar para comenzar nuestro curso que crear un nuevo evento con nuestro software eventplanner.net? Si aún no lo ha hecho, vaya a la página de inicio del software para eventos. A continuación, haga clic en "Software para eventos" en la parte superior derecha de la barra de navegación.

Método n.° 1

Cuando estés en el software eventplanner.net, en el lado izquierdo de la pantalla, encontrarás el menú, donde verás todas las herramientas que tenemos disponibles: Moodboards, Checklists, Callsheets, Presupuestos y Contactos.

Hay varias formas de crear un evento, pero para simplificar, comenzaremos con la más fácil.

Haga clic en “Agregar un nuevo evento” e ingrese los siguientes detalles:

• Nombre del evento
• Fecha
• Tipo de evento
• Número de personas
• Región
• Presupuesto
• Divisa
• Casilla de verificación de IVA
• Descripción
• Casilla de verificación de plantilla en blanco

Nombre del evento : elige algo específico que puedas distinguir de los demás eventos que crees. Verás todos tus eventos en el panel principal en formato de lista. Si les das un nombre específico, te resultará más fácil navegar hasta el correcto.

Fecha : esta es la fecha en la que tendrá lugar tu evento.

Tipo de evento : existen múltiples opciones para elegir: evento empresarial, fiesta del personal, lanzamiento de producto, reunión, conferencia, trabajo en equipo, concierto, boda, fiesta privada y otros. Elija la opción más adecuada.

Número de personas : la cantidad de personas presentes. Esto cobra importancia más adelante, cuando empezamos a elaborar nuestros presupuestos. Si trabajas con precios basados en unidades, la cantidad de personas afectará el costo total. Por ejemplo, si el precio de un servicio de catering es de $20 por persona, tu presupuesto se calculará en consecuencia.

Región : escriba la ciudad o localidad donde se realizará el evento. Si se trata de un evento virtual, simplemente ingrese la dirección registrada de la empresa, la dirección de la oficina o el organizador del evento. Es importante que este detalle sea correcto, ya que nuestro software eventplanner.net lo ayudará a encontrar el lugar adecuado para su evento.

Presupuesto : la cantidad que desea asignar al alcance general de este evento en particular.

Moneda : seleccione el valor apropiado de la lista desplegable. Estas son las monedas disponibles actualmente para elegir y agregaremos otras nuevas en el futuro.

Casilla de verificación IVA : seleccione esta casilla si desea ver los precios en la sección Presupuestos sin IVA.

Descripción : proporcione una descripción general del evento e incluya detalles relevantes, como el objetivo del evento, cuál es el resultado previsto y cualquier consideración de planificación.

Casilla de verificación de plantilla en blanco : seleccione esta opción si no desea completar previamente la lista de verificación del evento o comenzar con una lista de verificación en blanco. Por ejemplo, si está planeando una boda, se agregará una lista de verificación con todas las tareas necesarias, como "Reservar el lugar de la ceremonia".

• ¡Importante! En este momento, no tenemos la funcionalidad para crear tus propias plantillas. Pero puedes reutilizar una lista de verificación de otro evento; lo mismo se aplica a las hojas de convocatoria... Es posible configurar un evento en función de uno anterior. Más adelante en esta guía se compartirá más información sobre cómo hacerlo (método 2).

Una vez ingresada toda la información anterior, verifique que los detalles sean correctos y luego seleccione “Guardar”.

Luego serás llevado a una nueva pantalla, donde verás el nombre de tu evento en la parte superior.

• ¡Un consejo! Si quieres añadir un nuevo evento, haz clic en el nombre del evento (junto a la flecha hacia abajo) y selecciona la opción para añadir un nuevo evento. Desde aquí, también puedes navegar entre tus otros eventos. Con eventplanner.net, puedes trabajar en varios eventos simultáneamente y alternar entre ellos.

¡Y listo! Las herramientas ya están listas para empezar a usarlas.

Como ejercicio rápido, dirígete a “Listas de verificación” en el panel izquierdo y verás (si seleccionaste completar previamente la lista de verificación) varias tareas listas para que organices el tipo de evento que seleccionaste. Desde aquí, puedes comenzar a crear tu presupuesto, llevar a cabo un resumen, seleccionar una agencia de eventos y mucho más.

Método #2

Como se mencionó anteriormente, existen otras formas de crear un nuevo evento. Una de las mejores formas de hacerlo es crear un evento basado en un evento anterior que hayas organizado. Simplemente haz clic en el nombre del evento en la parte superior (junto a la flecha hacia abajo) y selecciona el evento que deseas utilizar como plantilla para tu nuevo evento. Después de realizar tu selección, verás la pantalla familiar donde ingresamos los detalles de nuestro evento. Vuelve a consultar las instrucciones anteriores si necesitas más explicaciones.

• ¡ Importante! El software volverá a calcular todas las fechas de las tareas y los elementos de la hoja de llamadas para el evento en función de la nueva fecha que ingrese. Por ejemplo, supongamos que tiene una tarea en su lista de verificación y la fecha de vencimiento de la tarea era tres meses antes de la fecha de inicio del evento; entonces, nuestro software volverá a calcular en función de la fecha del nuevo evento.

Lo mismo ocurre con los elementos de la hoja de convocatoria. Por ejemplo, si tienes una hoja de convocatoria y el día anterior al evento decoraste el lugar, la nueva hoja de convocatoria tendrá eso en cuenta y modificará la fecha en consecuencia.

La única diferencia en cuanto a las opciones disponibles al crear este evento son las casillas de verificación “Importar estos contactos”. Aquí puedes decidir si quieres incluir los mismos datos de contacto de las personas con las que trabajaste en el último evento. Marca todas las casillas de los contactos que quieres incluir. Si omites un contacto, todas las tareas y asignaciones correspondientes se te asignarán a ti, el organizador del evento. Siempre puedes reasignarlas a otra persona en una etapa posterior.

Continúe y guarde el nuevo evento.

En el encabezado de navegación (junto a la flecha desplegable), verás ahora tu evento original y el nuevo evento que has creado. Recuerda que puedes cambiar entre estos eventos fácilmente con todas las herramientas disponibles en la suite eventplanner.net. Si cambias de herramienta, el sistema recordará en qué estabas trabajando y no perderás nada de tu trabajo.

Método #3

La última opción para crear un evento no es desde el propio software de eventos, sino desde cualquier lugar de nuestra plataforma. Por ejemplo, supongamos que estás en el directorio de nuestro sitio web y estás buscando lugares para eventos, e imaginas que estás planeando realizar un evento en Amberes. Simplemente ingresa los detalles en la barra de búsqueda y haz clic en "Buscar".

Después de un momento, verás una lista de resultados de búsqueda. Imagina que ya encontraste el lugar perfecto. Después de hacer clic en la página, verás todos los detalles sobre ese lugar en particular.

Haga clic en “Obtener una cotización” y accederá a una página en la que podrá seleccionar un evento nuevo o un evento actual que esté planificando. Una vez seleccionado, accederá a otra página con un formulario web (este se completará automáticamente si ha seleccionado un evento existente). Verifique que esté conforme con los detalles y haga clic en “Enviar”.

• Nota : al crear un nuevo evento de esta manera, hay menos opciones para seleccionar. Cualquier evento creado de esta manera se realizará con valores estándar. ¡Pero no temas! Siempre puedes completar la información requerida volviendo al software de eventos y haciendo clic en "Mostrar información". Aquí verás toda la información sobre el evento que ingresaste. Siempre puedes hacer clic en "Editar" y cambiar cualquiera de los detalles del evento.

Archivar eventos

Por último, pero no por ello menos importante, también hay un botón para archivar eventos. Cuando tu evento ya se haya celebrado (o si se ha cancelado, pospuesto o ya no es necesario), puedes archivarlo sin eliminarlo. Los eventos archivados ya no se muestran en los lugares habituales, como la lista desplegable al cambiar de evento.

Archivar eventos es muy útil si trabajas en muchos eventos; tu lista desplegable pronto crecerá demasiado si no la eliminas.

Verás un nuevo enlace aquí: “Eventos archivados”. Si haces clic en él, accederás al archivo, donde verás todos los eventos que están archivados. Desde aquí, aún puedes acceder a tus eventos históricos, abrirlos e incluso desarchivarlos.

Personalizando tu experiencia

Un último punto: puedes personalizar tu experiencia accediendo a la pantalla de configuración. Para ello, haz clic en tu nombre en el menú superior y luego ve a la pestaña “Personal”. Aquí verás todas tus preferencias de comunicación y notificaciones.

En lo que respecta a las preferencias de notificación, puede elegir entre tres formas en que nos comunicamos con usted: notificaciones push (a través de la aplicación eventplanner.net si la tiene instalada), correos electrónicos y notificaciones del sitio web (no se pueden desactivar).

Además, puedes cambiar los tipos de notificaciones que deseas recibir. Por ejemplo, podemos enviarte notificaciones cuando recibes una tarea, cuando un colega te asigna una tarea o cuando alguien crea una entrada en la hoja de llamadas. Si deseas cambiar alguna de estas preferencias, haz clic en "Editar" y marca las casillas correspondientes.

• ¡Importante! ¿Cuál es la diferencia entre el correo electrónico y el correo electrónico consolidado? Un correo electrónico es cuando se produce la acción. Por lo tanto, si son las 10 a. m. y su colega le asigna una tarea, recibirá ese correo electrónico de inmediato. El correo electrónico consolidado se envía una vez al día, lo que brinda un desglose de todas sus notificaciones a lo largo del día.
• ¡Un consejo! Puedes configurar recordatorios para las tareas y modificar tus notificaciones. Por ejemplo, si tienes una tarea asignada en un proyecto determinado y quieres recibir un recordatorio cuando vence, asegúrate de que estos recordatorios estén activados en esta pantalla.

Y esto es todo sobre cómo crear un evento.

A continuación, aprenderemos todo sobre las herramientas que ofrecemos en nuestro software eventplanner.net. Así que, prepárate una bebida y nos vemos en la siguiente sección.

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