¿Cómo utilizar listas de verificación?

En esta sección, analizaremos las “ Listas de verificación ”. Nuestra herramienta de gestión de proyectos está diseñada especialmente para organizadores de eventos y se integra perfectamente con nuestras otras herramientas y la plataforma eventplanner.net.

Incluso los eventos más simples generan listas de tareas interminables. Con las listas de verificación, puede realizar un seguimiento de cada detalle importante y las nuestras incluso vienen precargadas con elementos sugeridos adaptados a su tipo de evento. Agregue, asigne y actualice el estado de las tareas simplemente arrastrando y soltando.

Puede que estés familiarizado o no con el término "tablero Kanban". Para aquellos que no lo sepan, un tablero Kanban es un tablero en el que se colocan tareas. Permiten representar visualmente el trabajo en las distintas etapas de un proyecto mediante tarjetas que representan elementos de trabajo y columnas para representar cada etapa.

En sus listas de verificación, verá tres columnas: “Por hacer”, “En progreso” y “Listo”.

Cuando creas un evento y no seleccionas la opción de empezar desde cero, rellenaremos previamente tu evento con todas las tareas relevantes para el tipo de evento que estás organizando. Recuerda que hay muchos tipos diferentes de eventos con diferentes tareas: por ejemplo, debes trabajar con tu presupuesto, escribir un resumen, decidir si organizarás el evento tú mismo o contratarás una agencia de eventos, pero también hay tareas más específicas, como encontrar un lugar para el evento.

Siguiendo el ejemplo anterior, cuando elegimos Amberes como la ubicación del evento, si ahora hace clic en “Buscar un lugar para el evento”, el software buscará automáticamente en el directorio todos los lugares posibles en Amberes.

Agregar tareas

También puedes “Agregar tareas” en la sección “Lista de verificación”. Primero, deberás ingresar un título para la tarea, por ejemplo, “Enviar invitaciones”. Luego, deberás ingresar una descripción de la tarea. Establece la prioridad del evento (baja, media, alta). Luego, establece el progreso seleccionando una de las tres opciones en el menú desplegable (por hacer, en progreso, hecho).

También puedes seleccionar una categoría para este tipo de tarea; por ejemplo, marketing, presupuesto o entretenimiento. A continuación, deberás establecer una fecha de vencimiento. Por último, en la parte inferior derecha, también hay un menú desplegable donde puedes asignar la tarea a alguien de tu equipo. Una vez hecho esto, haz clic en "Agregar tarea".

• ¡Un consejo! Normalmente, las tareas se agregan al final de la página. Si quieres moverlas más arriba, simplemente arrástralas y suéltalas en el lugar deseado de la lista.

Eliminar tareas

También es posible (y muy fácil) eliminar todas las tareas de tu lista. Al crear el evento, es posible que nos hayas pedido que rellenemos previamente tu evento, o quizás hayas olvidado marcar la casilla de verificación “Comenzar desde un lienzo en blanco”. Simplemente desplázate hasta la parte inferior de la lista y verás “Eliminar todas las tareas”, que parece un hipervínculo. Aparecerá una advertencia en la pantalla antes de realizar la acción.

• ¡Importante! Como medida de seguridad, el enlace desaparecerá cuando comiences a trabajar en tu lista de verificación. Esto es para evitar que elimines accidentalmente todas tus tareas importantes.

También puedes eliminar manualmente tareas específicas. Haz clic en el título de la tarea que deseas eliminar y luego en “Editar”. Aparecerá una ventana. En la parte inferior izquierda hay un botón “Eliminar”. Haz clic en él para eliminarlo.

De esta forma, incluso si comienzas con una lista precargada, puedes agregar, eliminar o modificar diferentes tareas como creas conveniente, personalizando así tu experiencia.

Otra cosa que puede resultarte útil es que, si has tomado una plantilla de un evento anterior, encontrarás todas las tareas correspondientes aquí. Solo tendrás que arrastrar y soltar todas las tareas "Realizadas" en la sección "Por hacer".

• ¡Importante! Cuando una tarea está en proceso, debes actualizar el estado arrastrándola a la columna correspondiente; y, en el caso de las tareas que ya hayas completado, muévelas a “Terminadas”. Para ejecutar un evento correctamente, debes mover todas las tareas de la columna izquierda a la columna derecha.

Agregar y asignar un contacto

Ahora, agreguemos un contacto. Más adelante analizaremos este tema con más detalle, pero lo abordaremos brevemente para poder analizar algunas funciones adicionales.

Vaya a “Contactos” en el panel izquierdo, luego haga clic en “Agregar contacto”.

Comience a escribir el “Nombre de la empresa” a la que pertenece la persona; aparecerán varios resultados. Seleccione la empresa y luego continúe para completar las credenciales restantes. En esta ventana, puede otorgarle a un usuario (o restringirle) cierto acceso, pero entraremos en detalles sobre eso más adelante. Por ahora, otorgue a este contacto de ejemplo acceso a la lista de verificación.

Hay cuatro opciones:

• Sin acceso: el usuario no tiene visibilidad de esta herramienta
• Leer: el usuario puede leer todas las tareas, pero no puede cambiar nada ni agregar comentarios.
• Comentario: el usuario puede leer y comentar las tareas, pero no puede cambiarlas.
• Administrar: el usuario tiene acceso completo y puede crear, editar y eliminar tareas.

Una vez que agregues un contacto, este recibirá una invitación para unirse a ti y trabajar en este proyecto. Notarás que la invitación aparece como pendiente. Si el destinatario no responde después de un tiempo, este botón cambiará a "Reenviar la invitación".

Una vez que el destinatario acepte, si regresa a la lista de verificación, ahora podrá asignarle esta tarea.

Filtración

Una herramienta útil es el filtro, que se encuentra en la parte superior. Si, por ejemplo, desea ver las tareas asignadas a una persona específica, haga clic en “Filtrar por persona” y luego marque la casilla de la persona correspondiente.

Puedes seleccionar varios asignados y siempre puedes eliminar filtros para que todo esté visible. Es ideal para la gestión de proyectos y para mantener a todos informados de lo que sucede en otros lugares. Es una herramienta poderosa que fomenta la colaboración en todas las etapas de un proyecto.

Otras características

También puedes comentar las tareas o incluso añadir archivos. Solo tienes que hacer clic en el título de la tarea que quieres modificar y añadir los detalles en el cuadro de comentarios.

Añadir un archivo adjunto es igual de fácil. Simplemente arrástrelo y suéltelo desde su carpeta al campo de texto “Comentarios”. No olvide pulsar enviar (el icono del avión de papel). Una vez que se cargue el archivo, será accesible para todos los que tengan visibilidad.

• Nota: al cargar un archivo, notará que el archivo se está procesando. Esto se debe a que ejecutamos escáneres de virus en cada archivo para proteger la integridad de nuestro sistema.

Cuando las tareas tienen varios pasos para completar, puede ser útil agregar un comentario para las subtareas:

• preseleccionar cinco empresas de catering
• Enviar correos electrónicos
• Organizar una convocatoria para discutir los requisitos

Podrás editar tu comentario más tarde cuando hayas completado una tarea.

Si desea regresar, simplemente haga clic en la flecha izquierda en la esquina superior izquierda y regresará a la lista de verificación en el tablero Kanban.

Si seleccionas “Leer” en alguna categoría, aparecerá una casilla de verificación: “Solo elementos propios”. Esta es una función que creamos para la privacidad y la legislación europea GDPR, pero también resulta útil para otro uso.

Supongamos que trabaja con un socio de catering externo y desea otorgarle acceso a sus hojas de llamadas. Puede otorgarle acceso a las hojas de llamadas que solo se le asignan a él. No verá otras tareas que pueden contener datos confidenciales.

Bueno, eso es todo por las listas de verificación. Espero que no haya sido demasiado exigente. En la siguiente sección, nos sumergiremos de lleno en las hojas de llamadas. ¡Nos vemos allí!