En esta sección, analizaremos las listas de verificación. Nuestra herramienta de gestión de proyectos está diseñada especialmente para organizadores de eventos y se integra perfectamente con nuestras otras herramientas y la plataforma eventplanner.net.

Incluso los eventos más sencillos generan listas de tareas interminables. Con las listas de verificación, puede realizar un seguimiento de cada detalle importante y las nuestras incluso vienen precargadas con elementos sugeridos adaptados a su tipo de evento. Agregue, asigne y actualice el estado de las tareas simplemente arrastrando y soltando.

Puede que estés familiarizado o no con el término "tablero Kanban". Para aquellos que no lo sepan, un tablero Kanban es un tablero en el que se colocan tareas. Permiten representar visualmente el trabajo de un proyecto en varios estados utilizando tarjetas que representan elementos de trabajo y columnas para representar cada estado.

Su tablero de listas de verificación tendrá tres columnas: 'Por hacer', 'En progreso' y 'Hecho'.

Cuando creas un evento y no seleccionas la opción de empezar desde cero, completaremos previamente tu evento con todas las tareas relevantes para el tipo de evento que estás organizando. Recuerda que hay muchos tipos diferentes de eventos con diferentes tareas: por ejemplo, debes trabajar con tu presupuesto, escribir un resumen, decidir si organizarás el evento tú mismo o contratarás una agencia de eventos y tareas más específicas, como encontrar un lugar para el evento.

Utilizando el ejemplo anterior, hemos establecido Amberes como la ubicación del evento. Si ahora hace clic en el enlace de la tarea "Buscar un lugar para el evento", el software buscará automáticamente en el directorio todos los lugares posibles en Amberes.

Agregar tareas

También puedes "Agregar tareas" en la sección "Lista de verificación". Primero, deberás ingresar un título para la tarea, como "Enviar invitaciones". Luego, deberás ingresar una descripción de la tarea. Establece la prioridad de la tarea (baja, media, alta). Luego, establece el progreso seleccionando una de las tres opciones en el menú desplegable (por hacer, en progreso, hecho).

También puedes seleccionar una categoría para este tipo de tarea, como marketing, presupuesto o entretenimiento. A continuación, deberás establecer una fecha de vencimiento. Por último, en la parte inferior derecha, también hay un menú desplegable donde puedes asignar la tarea a alguien de tu equipo. Una vez hecho esto, haz clic en "Agregar tarea".

• ¡Consejo! Las tareas suelen añadirse al final de la página. Para moverlas más arriba, simplemente arrástrelas y suéltelas en el lugar deseado de la lista.

Eliminar tareas

También es posible eliminar todas las tareas de tu lista (y es muy fácil). Al crear el evento, es posible que nos hayas pedido que lo rellenemos previamente, o quizás hayas olvidado marcar la casilla de verificación "Comenzar con una plantilla en blanco". Simplemente desplázate hasta la parte inferior de la lista y verás un hipervínculo que dice "Eliminar todas las tareas". Aparecerá una advertencia en la pantalla antes de que realices la acción.

• ¡Importante! Como medida de seguridad, el enlace desaparecerá cuando comiences a trabajar en tu lista de verificación. Esto evita que elimines por accidente todas tus tareas importantes.

También puedes eliminar manualmente tareas específicas. Haz clic en el título de la tarea que deseas eliminar y haz clic en "Editar". Aparecerá una ventana. En la parte inferior izquierda hay un botón "Eliminar". Haz clic en él para eliminar la tarea.

De esta forma, incluso si comienzas con una lista precargada, puedes agregar, eliminar o modificar diferentes tareas como creas conveniente, personalizando así tu experiencia.

Otra característica útil es que si has tomado una plantilla de un evento anterior, encontrarás todas las tareas adecuadas aquí.

• ¡Importante! Cuando una tarea está en proceso, debes actualizar el estado arrastrándola a la columna correspondiente y, en el caso de las tareas que ya hayas completado, muévelas a la posición "Terminadas". Para ejecutar un evento correctamente, debes mover todas las tareas de izquierda a derecha.

Agregar y asignar un contacto

Ahora, agreguemos un contacto. Más adelante analizaremos este tema con más detalle, pero lo abordaremos ahora para poder analizar algunas funciones adicionales.

Vaya a “Contactos” en el panel izquierdo, luego haga clic en “Agregar contacto”.

Comience a escribir el nombre de la empresa a la que pertenece la persona y aparecerán varios resultados. Seleccione la empresa y luego continúe para completar las credenciales restantes. Puede otorgarle a un usuario (o restringirle) acceso específico en esta ventana, pero lo detallaremos más adelante. Por ahora, otorgue a este contacto de ejemplo acceso a la lista de verificación.

Hay cuatro opciones:

• Sin acceso: el usuario no tiene visibilidad de esta herramienta
• Leer: el usuario puede leer todas las tareas, pero no puede cambiar nada ni agregar comentarios.
• Comentario: el usuario puede leer y comentar las tareas, pero no puede cambiarlas.
• Administrar: el usuario tiene acceso completo y puede crear, editar y eliminar tareas.

Una vez que agregues un contacto, este recibirá una invitación para unirse a ti y trabajar en este proyecto. Notarás que la invitación aparece como pendiente. Si el destinatario no responde después de un tiempo, este botón cambiará a "Reenviar la invitación".

Una vez que el destinatario acepte, si regresa a la lista de verificación, puede asignarle esta tarea.

Filtración

Una herramienta útil es el filtro, que se encuentra en la parte superior. Si, por ejemplo, desea ver las tareas asignadas a una persona específica, haga clic en “Filtrar por persona” y luego marque la casilla correspondiente a la persona en cuestión.

Puede seleccionar varios asignados y eliminar filtros para que todo esté visible. Esta potente herramienta es excelente para la gestión de proyectos y para mantener a todos informados sobre lo que sucede en otros lugares. Fomenta la colaboración en todas las etapas del proyecto.

Otras características

También puedes comentar las tareas o incluso añadir archivos. Haz clic en el título de la tarea que deseas modificar y añade los detalles en el cuadro de comentarios.

Añadir un archivo adjunto es igual de fácil. Simplemente arrástrelo y suéltelo desde su carpeta al campo de texto “Comentarios”. No olvide pulsar enviar (el icono del avión de papel). Una vez que se cargue el archivo, todos los que tengan visibilidad podrán acceder a él.

• Nota: Al cargar un archivo, notará que se está procesando. Esto se debe a que ejecutamos escáneres de virus en cada archivo para proteger la integridad de nuestro sistema.

Cuando las tareas tienen varios pasos para completar, puede ser útil agregar un comentario para las subtareas:

• preseleccionar cinco empresas de catering
• Enviar correos electrónicos
• Organizar una convocatoria para discutir los requisitos

Podrás editar tu comentario más tarde cuando hayas completado una tarea.

Si desea regresar, simplemente haga clic en la flecha izquierda en la esquina superior izquierda y regresará a la lista de verificación en el tablero Kanban.

Si selecciona "Leer" en alguna categoría, aparecerá una casilla de verificación: "Solo elementos propios". Esta es una función que creamos para la privacidad y la legislación europea GDPR, pero también resulta útil para otro uso.

Supongamos que trabaja con un socio de catering externo y desea otorgarle acceso a sus hojas de llamadas. Puede otorgarle acceso a las hojas de llamadas que solo se le asignan a él. No verá otras tareas que pueden contener datos confidenciales.

Bueno, eso es todo por las listas de verificación. Espero que no haya sido demasiado exigente. En la siguiente sección, nos sumergiremos de lleno en las hojas de llamadas. ¡Nos vemos allí!