¿Cómo utilizar Callsheets?

En esta sección, repasaremos las hojas de convocatoria. Las hojas de convocatoria son un elemento crucial en la organización de un evento, especialmente el día del evento y los días previos. Con las hojas de convocatoria, puedes gestionar fácilmente todos los puntos de acción para tu gran evento con unos pocos clics, asignar fácilmente la propiedad y compartirla con todo el equipo.

En resumen, una hoja de convocatoria es una herramienta útil que le permite agregar todas las tareas que deben completarse antes, durante y después de un evento.

Cómo agregar una hoja de llamadas

Antes de comenzar, volvamos al panel de control del software de eventos. En el panel izquierdo, seleccione “Planillas de llamadas”. Allí, verá una entrada de ejemplo que le mostrará cómo se verá esto después de ingresar toda la información relevante.

• ¡Consejo! Antes de agregar una hoja de convocatoria, asegúrese de que la está agregando al evento correcto. Si necesita cambiar esto, haga clic en la flecha desplegable junto al nombre del evento en la parte superior y seleccione la opción correcta.

Para comenzar, puede (a) editar la entrada de ejemplo o (b) hacer clic en “Agregar entrada”. Luego deberá ingresar los siguientes detalles, algunos de los cuales se explican por sí solos:

• Fechas de inicio y fin
• Hora de inicio y de fin
• ¿Cuál es la tarea?
• Dónde se lleva a cabo la tarea
• ¿Quién está involucrado en la tarea?
• Anote cualquier otra información importante

Ahora, imaginemos que un evento se llevará a cabo el 20 de febrero, el 19 de febrero, de 10 a 11 am. Una vez que haya ingresado las fechas y horas, complete la información requerida en "¿Qué?"; por ejemplo, "Decorar el lugar". Luego pase a "¿Dónde?" e incluya detalles del lugar del evento. Complete la sección "¿Quién?" con información relacionada con quién llevará a cabo la tarea (es posible asignar varias personas a una tarea). También puede agregar una nota; por ejemplo, "No olvide las luces de la fiesta".

• ¡Un consejo! Si comienza a escribir un nombre que aún no está en el sistema, aparecerá una sugerencia que dice "Agregar contacto". Al hacer clic en ella, se abrirá una nueva ventana que le permitirá agregar al personal correspondiente en el evento correspondiente.

Una vez agregada toda la información, haga clic en “Agregar entrada” y verá que se agrega la nueva entrada.

Para eliminar la entrada de ejemplo, seleccione la entrada, desplácese hasta la parte inferior de la información y haga clic en “Eliminar”.

Agregar una sección

Si estás creando una hoja de llamadas grande, puede ser útil dividirla en secciones. Puedes hacerlo haciendo clic en "Agregar sección". Luego, simplemente nombra tu sección según cómo quieras categorizar las tareas pendientes. Una forma de hacerlo sería crear una sección para antes, durante y después de un evento.

La próxima vez que añadas una entrada, verás una sección titulada “Añadir a la sección”. Selecciona la casilla de la sección a la que quieres añadir la entrada y, a continuación, haz clic en “Añadir entrada”. La sección a la que pertenece una entrada se puede cambiar simplemente haciendo clic en una entrada y seleccionando la casilla de verificación correspondiente.

• Nota: las secciones y entradas se ordenan según sus fechas de inicio.

Otras características

Hay algunas otras características que vale la pena mencionar.

• Al igual que con las listas de verificación, es posible filtrar las entradas por persona asignada. Consulta la sección Filtrado de esta guía para obtener más detalles.
• También es posible establecer reglas para su equipo de modo que una persona solo pueda ver sus propias entradas en la hoja de llamadas. Consulte Agregar y asignar un contacto en esta guía para obtener más detalles.
• También puede imprimir la hoja de convocatoria para tenerla a mano como referencia en todo momento. Simplemente haga clic en "Imprimir" y se le presentará una versión impresa de su hoja de convocatoria. Haga clic en "Ctrl+P" y su hoja de convocatoria comenzará a imprimirse.

• ¡Importante! Si aplicas algún filtro al imprimir, la impresión contendrá solo lo que se ve según el filtro que hayas establecido.

Al igual que todas las demás herramientas de nuestra suite eventplanner.net, puedes acceder a tus hojas de convocatoria en la aplicación, lo que significa que puedes controlarlas mientras estás de viaje.

Pero recuerda, siempre existe la posibilidad de que no tengas conexión a Internet en el evento. Por eso siempre recomendamos imprimir la hoja de convocatoria o cualquier información que necesites en el evento. De esa manera, puedes estar seguro de que siempre tendrás acceso a tu hoja de convocatoria.

¡Siguiente parada, Presupuestos!