En esta sección, cubriremos las hojas de convocatoria. Las hojas de convocatoria son cruciales para organizar un evento, especialmente el día del evento y los días previos. Con las hojas de convocatoria, puedes administrar fácilmente todos los puntos de acción para tu gran evento con unos pocos clics, asignar fácilmente la propiedad y compartirla con todo el equipo.

En resumen, una hoja de convocatoria es una herramienta útil para agregar todas las tareas que deben completarse antes, durante y después de un evento.

Comience con su hoja de convocatoria

Antes de comenzar, volvamos al panel de control del software de eventos. En el panel izquierdo, seleccione "Planillas de llamadas". Allí, verá una entrada de ejemplo que muestra cómo se verá esto después de ingresar toda la información relevante.

• ¡Consejo! Antes de agregar una hoja de convocatoria, asegúrese de agregarla al evento correcto. Si necesita cambiar esto, haga clic en la flecha desplegable junto al nombre del evento en la parte superior y seleccione la opción correcta.

Para comenzar, puede (a) editar la entrada de ejemplo o (b) hacer clic en "Agregar entrada". Luego, deberá ingresar los siguientes detalles, algunos de los cuales se explican por sí solos:

• Fechas de inicio y fin
• Hora de inicio y de fin
• ¿Cuál es la tarea?
• Dónde se lleva a cabo la tarea
• ¿Quién está involucrado en la tarea?
• Anote cualquier otra información importante

Ahora, imaginemos que un evento se llevará a cabo el 20 de febrero, el 19 de febrero, de 10 a 11 am. Una vez que haya ingresado las fechas y horas, complete la información requerida en "¿Qué?"; por ejemplo, "Decorar el lugar". Luego, pase a "¿Dónde?" e incluya los detalles del lugar del evento. Complete la sección "¿Quién?" con información sobre quién llevará a cabo la tarea (es posible asignar varias personas a una tarea). También puede agregar una nota, por ejemplo, "No olvide las luces de la fiesta".

• ¡Un consejo! Si comienza a escribir un nombre que aún no está en el sistema, aparecerá una sugerencia que dice "Agregar contacto". Al hacer clic en ella, se abrirá una nueva ventana que le permitirá agregar al personal correspondiente en el evento correspondiente.

Una vez agregada toda la información, haga clic en “Agregar entrada” para ver si se ha agregado la nueva entrada.

Para eliminar la entrada de ejemplo, seleccione la entrada, desplácese hasta la parte inferior de la información y haga clic en "Eliminar".

Agregar una sección

Si está creando una hoja de convocatoria extensa, puede resultar útil dividirla en secciones. Puede hacerlo haciendo clic en "Agregar sección". Luego, simplemente asigne un nombre a la sección según cómo categorice las tareas pendientes. Una forma de hacerlo sería crear una sección para antes, durante y después de un evento.

La próxima vez que agregue una entrada, verá una sección titulada "Agregar a la sección". Seleccione la casilla de verificación de la sección a la que desea agregar la entrada y luego haga clic en "Agregar entrada". Puede cambiar la sección a la que pertenece una entrada haciendo clic en ella y seleccionando la casilla de verificación correspondiente.

• Nota: las secciones y entradas se ordenan según sus fechas de inicio.

Otras características

Vale la pena mencionar algunas otras características.

• Al igual que con las listas de verificación, es posible filtrar las entradas por el responsable. Para obtener más detalles, consulte la sección Filtrado de esta guía.
• También es posible establecer reglas para su equipo de modo que cada persona solo pueda ver sus propias entradas en la hoja de llamadas. Para obtener más detalles, consulte Agregar y asignar un contacto en esta guía.
• También puede imprimir la hoja de convocatoria para tenerla a mano como referencia. Simplemente haga clic en "Imprimir" y se le presentará una versión impresa de su hoja de convocatoria. Haga clic en "Ctrl+P" y su hoja de convocatoria comenzará a imprimirse.

• ¡Importante! Si se aplican filtros al imprimir, la impresión contendrá solo lo que se ve según el filtro que haya establecido.

Al igual que todas las demás herramientas de nuestra suite eventplanner.net, puedes acceder a tus hojas de llamadas en la aplicación, lo que significa que puedes monitorearlas mientras estás en movimiento.

Pero recuerda, siempre existe la posibilidad de que no tengas conexión a Internet en el evento. Por eso siempre recomendamos imprimir la hoja de convocatoria o cualquier información que necesites en el evento. De esa manera, puedes estar seguro de que siempre tendrás acceso a tu hoja de convocatoria.

¡Siguiente parada, Presupuestos!