En algún momento del camino, dejamos de pensar por nosotros mismos y nos concentramos demasiado en seguir las tendencias. Eso no es necesariamente algo malo, considerando la asombrosa velocidad del cambio que define a nuestra industria. Pero también significa que corremos el riesgo de caer presa de clichés y no ser verdaderamente auténticos o creativos.
¿Qué es un cliché? Generalmente, los clichés se refieren a prácticas, ideas o elementos que se utilizan en exceso hasta el punto de perder su impacto y volverse aburridos o incluso irritantes.
Un ejemplo clásico de cliché en la industria de eventos es poner música “relajante” antes de las sesiones de conocimiento. La música de spa no es apropiada para un evento serio, pero muchos de nosotros la hacemos de todos modos.
Aunque estos clichés de eventos parezcan elementos inocentes que acompañan una y otra vez la experiencia del asistente, harán que tus asistentes se sientan parte de la película El día de la marmota. Este pensamiento “predeterminado” da como resultado el uso de clichés que le impedirán ser verdaderamente creativo y concentrarse en generar valor para sus invitados.
Quedará atrapado en hacer las mismas cosas de la misma manera para cada evento, creyendo que es lo correcto y reduciendo el impacto que desea tener en sus asistentes. Para evitar que esto suceda, hemos elaborado esta lista de clichés de planificación y cómo evitarlos:
Cliché n.° 1. Se trata de experiencias “auténticas”
Siempre que planifique un evento, debe tener en cuenta los mejores intereses de los asistentes. No hay duda sobre eso. Sin embargo, algunos de nosotros podríamos hacer todo lo posible para diseñar experiencias experimentales (y extrañas) para los huéspedes.
Y aunque la intención detrás de estas acciones es noble (impresionar y deleitar a los asistentes), la mayoría de las veces, los resultados pueden ser más que molestos.
Tomemos, por ejemplo, el uso de tecnología costosa. Algunos eventos “candentes” han incorporado gafas de realidad virtual como parte de la experiencia de networking. En lugar de tener interacciones cara a cara con otros asistentes, las personas usan dispositivos de realidad virtual para comunicarse con las mismas personas, solo que en un "entorno diferente".
Aunque definitivamente es un concepto interesante, esta acción no aporta ningún valor agregado a la conversación y, en lugar de proporcionar un ambiente seguro y libre de ruidos para potenciar la comunicación entre los asistentes, solo agregó aún más distracciones.
Es por eso que siempre que tengas una idea brillante sobre cómo hacer que tu evento sea más interesante o “cool”, detente y pregúntate si tu idea realmente enriquecerá la experiencia de tus invitados o simplemente terminará siendo una decisión tonta que complicará su experiencia.
Cliché #2. Personalización del programa del evento
Ofrecer a los asistentes la opción de personalizar parte de su experiencia es algo bueno. Sin embargo, cuando se lleva al extremo, puede abrumar a su audiencia.
Piense en la personalización del programa del evento. No hay nada de malo en que los asistentes elijan entre dos o tres talleres diferentes, pero las cosas pueden ponerse feas cuando los invitados tienen que crear su propio horario y decidir entre docenas de sesiones que se llevan a cabo simultáneamente.
Primero, creará la sensación de perderse algo. Al elegir asistir a una sesión, los asistentes tienen que renunciar a cinco dinámicas igualmente interesantes. En segundo lugar, no podrán concentrarse porque, en la mayoría de los casos, los asistentes intentarán asistir a todas las sesiones que quieran al mismo tiempo, deteniéndose en cada una de cinco a diez minutos cada una, y luego pasando a la siguiente.
Finalmente, al asistir a demasiadas sesiones y escuchar a varios oradores, a los asistentes puede resultarles difícil retener información crítica. Estarán agotados por la sobrecarga de conocimientos y les resultará más difícil concentrarse.
Entonces, en lugar de abrumarlos con demasiadas opciones y un programa demasiado enriquecido, reduzca el volumen de contenido y ofrezca algunas sesiones de alta calidad con menos opciones de personalización.
Cliché #3. Siempre debes involucrar a la audiencia en todo momento.
Algunos de los profesionales del evento transformaron el compromiso de los asistentes en su misión de vida. Las encuestas en vivo, los juegos rápidos, las interacciones moderadas durante una sesión y los ejercicios para romper el hielo tienen como objetivo que los asistentes disfruten y se conecten mejor con el evento; sin embargo, la mayoría de estas dinámicas pueden considerarse intrusivas y, de hecho, alterar la experiencia de los asistentes.
Evidentemente, es necesario un cierto grado de compromiso.
Pero no puede pedirles a sus asistentes que pasen la mitad del tiempo de su sesión interactuando con las personas sentadas a su lado en lugar de prestar atención a los oradores que vinieron a escuchar.
Cliché #4. Los juegos para romper el hielo impulsarán el networking
Una de las razones por las que las personas asisten a eventos es para interactuar con otros cara a cara y generar relaciones comerciales valiosas.
Lo desafortunado es que en lugar de organizar poderosas sesiones de networking, como el emparejamiento B2B, estarías dedicando tiempo a idear juegos tontos para romper el hielo que harán que la gente se sienta incómoda.
No caiga en esta trampa y, en cambio, concéntrese en cosas importantes, como crear formularios de registro especiales para conocer las preferencias de networking de sus asistentes y hacer coincidir la oferta y la demanda organizando reuniones breves individuales donde sus asistentes puedan comunicarse en un formato seguro y predeterminado.
Cliché #5. Debes promocionar tu evento en las redes sociales.
Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest… estos pueden transformar tu día en un infierno. Invertir recursos financieros en anuncios patrocinados en las redes sociales no es la respuesta.
Los cambios de algoritmo que carecen de transparencia y las estrictas reglas publicitarias que debes obedecer al configurar algo en las redes sociales pueden funcionar en algunos casos, pero hay otras formas en las que puedes promocionar tu evento.
Por ejemplo, invierta en el sitio web y el blog de su marca, cree contenido valioso, conéctese con su audiencia y con personas influyentes de la industria, brinde información útil y esté siempre presente. Luego, cuando tengas un evento, podrás contar con otros para hablar de ti.
Pensamientos finales
Hacer las cosas a tu manera no es malo. Al contrario, despierta la creatividad necesaria para planificar un evento auténtico y evitar clichés innecesarios. Entonces, en lugar de copiar a los demás, pensando que saben más, trate de ser innovador y seguir su sentido común.
