Cómo tomar mejores decisiones al planificar su próximo evento

Hay una cosa que define a todos los profesionales de eventos: somos tomadores de decisiones por naturaleza. Ya sea el menú de catering que debemos elegir para el evento o las necesidades audiovisuales que debemos evaluar, estamos constantemente respondiendo a nuestro entorno de trabajo con nuevas decisiones.

A veces, estas decisiones son sencillas y consisten en elegir entre dos o varias opciones. Otras veces, el proceso de toma de decisiones es altamente complejo y requiere mucha improvisación y gestión de la incertidumbre. Y cada vez, sobrevivimos, avanzando en nuestro camino para convertirnos en verdaderos profesionales.

Como menciona el empresario Erik Larson en un artículo de Harvard Business Review: “Las decisiones son la herramienta más poderosa que tienen los gerentes para lograr sus objetivos. Establecer metas (otra herramienta) es una aspiración, pero tomar decisiones realmente impulsa la acción”.

Sin embargo, el papel de los tomadores de decisiones conlleva una serie de riesgos y responsabilidades. Si tomamos decisiones apresuradas, mal pensadas o equivocadas, podemos poner en riesgo el éxito de nuestro evento o el bienestar de los asistentes. Teniendo esto en cuenta, existe una curva de aprendizaje en lo que respecta al proceso de toma de decisiones.

Para acelerar el proceso, consulte estos consejos sobre cómo tomar mejores decisiones al planificar su próximo evento:

Consejo 1. No confíes sólo en tu intuición

La intuición puede ser buena a veces, pero no es una buena idea tomar una decisión sobre la planificación de un evento basándose en lo que “sientes” que es correcto. Antes de tomar una decisión, debes recopilar toda la información que puedas sobre el tema. Luego, debes sopesar cuidadosamente los pros y los contras. Tus instintos pueden decirte una cosa y hacer que tomes una decisión apresurada sin tener una imagen completa del asunto en cuestión.

Consejo 2. Evite las ilusiones

La imagen que tenemos de los acontecimientos en nuestra cabeza no siempre se corresponde con la realidad, lo que puede llevarnos a tomar algunas decisiones profesionales guiados por ilusiones, lo que puede generar muchas frustraciones y problemas que posteriormente tendremos que resolver.

Para tomar mejores decisiones, respalde sus decisiones con hechos y argumentos. Mantenga siempre una perspectiva racional y evalúe las pruebas que tenga sobre la mesa.

Por ejemplo, es posible que desee atraer a tantos asistentes como desee dejando abierta la inscripción hasta el día anterior al evento. Si bien parece una gran idea, podría hacer que no controle el recuento de asistentes y posiblemente llene el evento con overbooking.

Las “ilusiones” te harán creer que todo está bajo control, pero si te pones en marcha con la parte racional de tu cerebro, te darás cuenta de lo peligroso que es mantener abierta la inscripción sin controlar el número de asistentes. Puedes acabar con una cantidad disparatada de invitados que supere la capacidad del recinto (y luego tengas que rechazar a la gente en la puerta) o, por el contrario, puedes tener solo unos pocos asistentes preinscritos (lo que normalmente requeriría una campaña de publicidad más intensa).

Consejo 3. Trabaja en mejorar tu inteligencia emocional

Según muestran las investigaciones, “las personas con una inteligencia emocional elevada toman decisiones más inteligentes porque no se dejan llevar por su estado emocional actual”. Cuando tienes una inteligencia emocional elevada, eres más capaz de entender lo que está sucediendo, desvincularte de las experiencias actuales y tomar decisiones más claras.

¿Te suena familiar? Quizás seas el opuesto y simplemente te encoges de hombros y piensas: “Bueno, la inteligencia emocional es un atributo natural: o la tienes o no la tienes”. No es cierto. Según el empresario Justin Bariso, “Como cualquier otra habilidad o capacidad, la práctica hace… Mejorar. Por supuesto, es imposible tener un control perfecto sobre tus emociones. Y aprender a mejorar tu inteligencia emocional no es un proceso que sucede de la noche a la mañana. Sin embargo, practicar estos pasos de manera constante te permitirá comenzar a aprovechar el poder de las emociones y usar ese poder para que trabaje a tu favor, en lugar de en tu contra”.

Consejo 4. Encuentra un mentor profesional

Todos necesitamos un asesor que nos guíe en el campo minado profesional. Incluso los profesionales más exitosos tienen mentores que les ayudan a centrarse en lo esencial y a aprender a gestionar los momentos de crisis.

Consejo 5. No te quedes en el estado de “parálisis por análisis”

Como indica el empresario Kevin Van der Straeten : “La organización de un evento puede durar semanas, meses o incluso años y, por lo tanto, puede experimentar varias evoluciones durante este tiempo. Por ejemplo, los presupuestos pueden reducirse como resultado de la caída de las cifras de ventas. Además, a menudo se enfrentará a presiones de tiempo, por lo que la implementación completa de sus planes puede resultar difícil”.

Lo peor que puedes hacer en estos casos es no hacer nada. Obviamente, puedes sentirte muy desbordado, lo que puede provocar cierto grado de parálisis, pero si no actúas de inmediato, corres el riesgo de no resolver los desafíos de tu evento de manera eficiente y sabotear tu éxito.

Reflexiones finales

Tomar mejores decisiones es una habilidad que se puede aprender, así que no te sientas culpable por sentirte abrumado por la multitud de desafíos que implica la planificación de un evento. Además, permítete cometer errores y aprender de ellos. Toma una decisión a la vez y no olvides monitorear los resultados de cada decisión.