¿Alguna vez te has preguntado cuál es el lado humano de tu evento? En un mundo donde la velocidad de ejecución es primordial y las experiencias digitales dictan la forma en que debemos planificar y llevar a cabo los eventos, hacer que los asistentes se sientan realmente atendidos puede ser una tarea difícil.
Hay una lista de requisitos que debes proporcionar cuando organizas un evento, como un espacio para hacer networking o fomentar la transferencia de conocimientos, pero cuando se trata de estimular los sentimientos positivos de tus asistentes, no hay nada que te oriente.
Después de todo, los objetivos que se persiguen como organizador dependen de las emociones que experimentarán los asistentes y de las impresiones que obtendrán durante el evento. No es algo fácil de diseñar teniendo en cuenta que, como señala Nesana Pineda, directora corporativa de Servicios para Expositores en The Freeman Company, "crear una impresión duradera significa conocer íntimamente a la audiencia".
Afortunadamente, hay un factor que puede definir por completo el estado emocional de tus asistentes: el ambiente que vayas a crear en tu evento, y la buena noticia es que tienes el control total sobre este elemento. A continuación, te damos algunos consejos que te ayudarán a crear el mejor ambiente posible en tu próximo evento y a ganarte el corazón de tus asistentes, ofreciéndoles un entorno humano, agradable y atractivo.
Consejo 1. Elige la música con cuidado
¿Cuántas veces elegiste unos pocos álbumes de jazz o chill-out sin saber qué había en ellos? Después de todo, la música no es gran cosa: es solo algo que tocarás antes de que comience el evento y durante los descansos, así que ¿por qué molestarte en escuchar todos los temas? Nada más lejos de la realidad.
La música marca el tono y el ritmo del ambiente del evento, lo que puede afectar significativamente a cómo se sienten los asistentes. Según el compositor e investigador Barry Goldstein, "escuchar música puede crear emociones máximas, que aumentan la cantidad de dopamina, un neurotransmisor específico que se produce en el cerebro y ayuda a controlar los centros de recompensa y placer del cerebro". Goldstein explica: "Se podría utilizar una composición de Beethoven para representar la tristeza, o la canción 'Happy' de Pharrell Williams para representar la alegría". De modo que puedes influir directamente en cómo se sienten los asistentes simplemente energizando el ambiente con la música adecuada.
Consejo 2. Presta atención a la decoración y las luces del lugar.
Como señala el fundador de eventplanner.tv, Kevin Van der Streaten : "La ubicación determinará en gran medida la atmósfera, el atractivo y el atractivo de su evento. En otras palabras, la elección del lugar puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso".
La decoración y la iluminación del lugar afectarán no solo el estado emocional de los asistentes, sino también su nivel de participación y compromiso durante el evento. No se puede esperar causar una buena impresión si no se ofrece comodidad y una buena estética.
Al mismo tiempo, un estudio de N. Shishegar y M. Boubekri muestra que "la luz natural se ha asociado con un mejor estado de ánimo, una mejora de la moral, una menor fatiga y una reducción de la fatiga visual". Para crear un mejor ambiente durante la dinámica de networking, por ejemplo, puede ser conveniente invitar a las personas a una sala con abundante luz natural.
Consejo 3. Proporcione una narrativa atractiva
Para crear el mejor ambiente posible, no solo debes pensar en la realidad física, sino también en la cognitiva. Impresiona a tus asistentes haciendo espacio para historias atractivas que acompañen el evento. Por ejemplo, puedes invitar a una figura inspiradora que pueda compartir sus experiencias. O, si quieres promover tu propio mensaje, puedes envolver tu historia en una sesión experiencial donde puedas involucrar los cinco sentidos de tus asistentes.
Consejo 4. Invita a un moderador profesional
Contrata los servicios de un profesional. Los buenos moderadores saben cómo mantener la atención de la audiencia y construir un puente significativo entre ellos y el contenido del evento, además de dinamizar el ambiente. Es una buena idea reevaluar el programa del evento con el moderador. Ambos pueden buscar formas interesantes de conectar diferentes narrativas y decidir en qué momento específico del programa el moderador debe interactuar con los asistentes. Un buen moderador es garantía de un ambiente único en el evento.
Consejo 5. Planifique una actividad divertida y entretenida
Los eventos pueden ser intensos a veces, especialmente cuando hay mucho contenido que los asistentes deben digerir. Por eso, en lugar de simplemente ofrecer algunos descansos para tomar café, piense en algunas actividades divertidas que ayuden a los asistentes a refrescar la mente. Además, al entretener a sus invitados, podrá ofrecer un ambiente agradable y relajado.
Envolver
No puedes planificar tus eventos ocupándote únicamente de la logística y la comunicación. También tienes que diseñar una atmósfera específica que deje una impresión duradera en tus asistentes. Por eso es tan importante asegurarte de que cada detalle, desde la música hasta la decoración y el tipo de actividades, tenga una influencia positiva en el estado de ánimo de tus invitados.
