Como profesional de eventos, una de tus responsabilidades es anticipar lo que podría salir mal antes o durante el evento. Sin embargo, esta tarea se vuelve más complicada cuando se pasa de los desafíos relacionados con la logística a los problemas de seguridad.
Como destaca Peter E. Tarlow en su libro Event Risk Management and Safety, "Siempre que reunimos a las personas, hay un elemento de riesgo". Desde reuniones pequeñas hasta grandes, desde conferencias hasta exposiciones, desde un número insignificante de asistentes hasta un gran número de asistentes, la seguridad debe ocupar un papel central en el proceso de planificación de eventos.
Tarlow explica: "Como profesional de eventos, es importante que comprenda que es significativamente menos costoso gestionar un riesgo antes del evento que lidiar con la crisis después de que haya ocurrido". No hay nada más relevante, sobre todo para los eventos característicos. Como señala el investigador Colin Michael Hall, los eventos distintivos son todas "las grandes ferias, exposiciones y eventos culturales y deportivos de categoría internacional que se celebran de forma periódica o puntual". Y añade: "Una función principal del evento distintivo es brindar a la comunidad anfitriona la oportunidad de asegurar una alta prominencia en el mercado turístico".
Eventos emblemáticos, como los Juegos Olímpicos, conciertos internacionales o grandes manifestaciones culturales requieren un conjunto especial de medidas de seguridad, teniendo en cuenta que, en este caso, "los legados de seguridad son principalmente importantes para la nación/ciudad anfitriona, no para los organizadores del evento". ".
Sin embargo, es imposible pasar por alto la gran cantidad de personas que suelen asistir a eventos emblemáticos. Por eso los organizadores son responsables de establecer parámetros de seguridad eficientes y gestionar situaciones de riesgo. Para ello, los organizadores de eventos deben conocer los secretos de gestión de multitudes que no son obvios para los demás. Éstos son algunos de ellos:
Secreto #1. Comprender la psicología de masas
Uno de los mayores riesgos durante los eventos distintivos es perder el control sobre el comportamiento de la multitud. Como señala Peter E. Tarlow: "Las multitudes no siempre escuchan a las autoridades. Cualquiera que haya observado un motín en un concierto de rock o en un evento deportivo sabe que, a pesar de los mejores esfuerzos de las autoridades, las personas pueden pasar de ser individuos a una multitud."
Para sobrevivir a un evento emblemático, los organizadores deben saber cómo controlar a la multitud. Además, es importante comprender cómo gestionar el pánico de las multitudes que puede manifestarse fácilmente debido a la proximidad (el pánico de las multitudes ocurre principalmente debido al estrecho contacto físico que las personas tienen entre sí).
Según Tarlow, "cuando ocurre el pánico, el lento 'movimiento en grupo' se desintegra y los demás se deshumanizan. En el pánico, las personas tienden a cuidar de sí mismas y a volverse ciegas ante las necesidades de la otra persona". Así, la principal habilidad que debe tener un gestor de eventos distintivo es saber cómo funciona la psicología de masas y saber gestionarla.
Secreto #2. Identificar a los instigadores intencionales
¿Alguna vez te has encontrado esperando la luz verde, cuando un grupo decidió cruzar en rojo y tuviste la necesidad de seguirlos? El comportamiento de las multitudes es contagioso. Por eso los instigadores y alborotadores intencionales son tan peligrosos. Al planificar eventos distintivos, como lo describe Tarlow, es importante capacitar a las personas para identificar a aquellos que tienen la intención de causar problemas o alentar a la multitud a manifestar comportamientos agresivos.
Secreto #3. Procedimientos de evacuación preestablecidos
Suceden cosas locas cuando la multitud entra en pánico y la gente quiere escapar, pero no tienen rutas de salida claras. Como sostiene Julia Rutherford Silvers, "una crisis es un momento crítico en el que una situación o condición puede convertirse en una catástrofe, causando daños, pérdidas, lesiones y/o muertes". Silvers destaca que "aunque las emergencias que requieren evacuación son mucho menos probables que ocurran que los conflictos entre multitudes, tienen el mayor potencial de provocar pánico y lesiones en las multitudes". Para evitar estas situaciones, los planificadores de eventos deben dedicar su tiempo a analizar el plano del lugar, identificar las rutas sin obstáculos y capacitar a los empleados o miembros del equipo para ejecutar sin problemas los procedimientos de evacuación.
Envolver
Los eventos distintivos son destacados, especialmente porque albergan una increíble cantidad de asistentes. Por eso es imprescindible controlar las multitudes y aplicar estrictas medidas de seguridad. Obviamente, requiere tiempo, esfuerzo y mucha capacitación, pero la evaluación de riesgos y las acciones preventivas pueden salvar todo su evento de un desastre.
