Hay mucho más en el entretenimiento que buscar buenos actos. También hay que tener en cuenta una serie de aspectos prácticos. ¿Qué permisos necesitas? ¿Qué haces cuando un artista cancela en el último minuto?
¿De verdad has pensado en todo? Te ayudaremos con esta 'lista de verificación de entretenimiento' del libro EVENTPLANNER :
- El entretenimiento debe incluirse en el guión. Indique claramente cuándo comienzan y terminan los actos y si hay descansos. Toma nota de quién acompaña a los artistas y quién se encarga del montaje y desmontaje, la logística, las pruebas de sonido, etc.
- Solicita siempre la ficha técnica de los artistas para que sepas qué infraestructura necesitas cuidar. ¿Necesitas un escenario? ¿Qué tan grande debe ser el escenario? ¿Proporcionáis el equipo audiovisual o el artista se encarga de ello? ¿Cómo son los instrumentos?
- Además de la ficha técnica, también recibirá un jinete de muchos artistas. Este contiene los deseos y requisitos personales del artista y su equipo. Por ejemplo, algunos artistas piden comida o bebida concreta, una zona chill-out, una ducha…
- Algunos actos requieren una fuente de alimentación sólida. Verifique si la infraestructura del lugar es suficiente y, si es necesario, alquile un generador de energía.
- Tener un buen plan A es genial, pero solo cuando nada sale mal. Anticiparse a los cambios a tiempo y preparar escenarios de emergencia. Entonces puedes manejar la lluvia, los cortes de energía y los artistas enfermos. Discuta con los animadores contratados lo que sucederá en caso de ausencia e indíquelo claramente en el contrato.
- Solicitar los permisos necesarios con tiempo suficiente para posibles molestias por ruido. Informe a Sabam (B) o Buma (NL) cuando planee intermezzos musicales y acuerde quién se hará cargo de los derechos de autor.
- Considere también la seguridad. Para una actuación con artistas de renombre, garantiza una guía y seguridad sin problemas hasta el escenario. Para las estrellas (inter)nacionales, es posible que deba tomar medidas de seguridad adicionales en el lugar y sus alrededores.
- Discutir la posibilidad de extender las actuaciones. Nada es más molesto que tener que cortar brutalmente un acto cuando el ambiente es el adecuado. ¿Cuáles son las opciones y los costos? ¿Cómo encaja una posible extensión en su escenario?
- Discuta quién proporcionará la ropa para los artistas. Por ejemplo, puede continuar el tema del evento con la ropa de supervisores y artistas. Discuta las opciones con ellos.
- Proporcione suficientes vestuarios donde los artistas puedan cambiarse o relajarse. Piense en percheros, espejos, comida y bebidas. Si es relevante, pregunte si están dispuestos a compartir vestuarios.
- ...
Holandés
Er komt veel meer bij entertainment kijken dan goede acts zoeken. Je moet ook rekening houden met een aantal praktische aspecten. Welke vergunningen heb je nodig? Wat doe je als een artiest op het laatste nippertje afzegt?
Heb je werkelijk aan alles gedacht? We helpen je op weg met deze 'checklist entertainment' uit het boek EVENTPLANNER:
- Entertainment hoor je op te nemen in het draaiboek. Geef duidelijk aan wanneer de acts starten en eindigen en of er pauzes zijn. Noteer wie artiesten begeleidt en wie zorgt voor op- en afbouw, logistiek, soundchecks …
- Vraag altijd de technische fiche van artiesten op zodat je weet voor welke infrastructuur je moet zorgen. Heb je een podium nodig? Hoe groot moet het podium zijn? Zorg jij voor audiovisuele apparatuur of neemt de artiest dit voor zijn rekening? Hoe gaat het met de instrumenten?
- Naast de technische fiche zul je van heel wat artiesten ook een rider ontvangen. Hierin staan de persoonlijke wensen en eisen van de artiest en zijn crew. Zo vragen sommige artiesten naar specifieke voeding of drank, een chill-outruimte, een douche …
- Sommige acts hebben een stevige stroomvoorziening nodig. Ga na of de infrastructuur van de locatie voldoende is en huur desnoods een stroomgenerator.
- Een goed plan A hebben is geweldig, maar alleen wanneer er niets misgaat. Anticipeer tijdig op veranderingen en zorg voor noodscenario's. Dan kun je regen, stroomstoringen en zieke artiesten aan. Bespreek met de ingehuurde entertainers wat er gebeurt bij afwezigheid en zet dit duidelijk in het contract.
- Vraag tijdig de nodige vergunningen aan voor mogelijke geluidsoverlast. Verwittig Sabam (B) of Buma (NL) wanneer je muzikale intermezzo's plant en spreek af wie de auteursrechten voor zijn rekening neemt.
- Denk ook aan beveiliging. Voor een optreden met bekende artiesten zorg je voor een soepele begeleiding en beveiliging tot aan het podium. Voor (inter)nationale sterren zul je mogelijk op en rond de locatie nog extra veiligheidsmaatregelen moeten treffen.
- Bespreek de mogelijkheid om optredens te verlengen. Niets is zo vervelend dan een act brutaal te moeten afkappen wanneer de sfeer er net goed inzit. Wat zijn de mogelijkheden en de kosten? Hoe past een eventuele verlenging in je draaiboek?
- Bespreek wie voor de kledij voor de artiesten zorgt. Je kunt bijvoorbeeld het thema van het evenement doortrekken in de kledij van begeleiders en artiesten. Bespreek met hen de mogelijkheden.
- Zorg voor voldoende kleedruimtes waar artiesten zich kunnen omkleden of verpozen. Denk aan kledingrekken, spiegels, eten en drank. Vraag, indien relevant, of ze bereid zijn de kleedruimtes te delen.
- ...
Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.
Pedir ahora