Bienvenido a la Academia de Eventplanner.net. Esta guía de capacitación le ayudará a aprovechar al máximo nuestro software Eventplanner.net y le ayudará a centrarse en lo que es realmente importante para usted: organizar eventos extraordinarios.
AVISO IMPORTANTE: ¡Estamos actualizando nuestro portal de capacitación! Por ahora, todos los materiales del curso están incluidos en este artículo. La certificación no está disponible temporalmente. Lamentamos cualquier inconveniente y agradecemos su paciencia durante esta actualización.
Con nuestro programa de certificación, puede demostrar a sus clientes potenciales y empleadores que domina la plataforma de eventos de más rápido crecimiento en el mercado. ¿Y la mejor parte? ¡Nuestro software de eventos (como quizás sepa o no) es completamente gratuito! Eso significa que puede usar todas las funciones básicas sin pagar un centavo.
Como ocurre con cualquier software, existen algunas limitaciones, como la cantidad de personas con las que puedes trabajar, la cantidad de eventos que puedes organizar por año o la cantidad de elementos en una lista de verificación. Pero no te preocupes, los límites son bastante altos, por lo que probablemente no tendrás ningún problema. Pero si te encanta usar nuestro software y quieres contribuir, siempre puedes actualizar a una cuenta premium sin límites. Sigue el enlace aquí para obtener más información.
- ¡Importante! Intentamos que esta guía de formación sea lo más precisa posible, pero como nuestros desarrolladores siguen actualizando la plataforma y lanzando nuevas funciones, no siempre se incluirán todas las nuevas funciones. Por lo tanto, consulta también toda la documentación y otros materiales que tenemos disponibles para ti.
Configuración de eventos
Creando un evento
¿Qué mejor lugar para empezar que crear un nuevo evento con nuestro software eventplanner.net? Si aún no lo ha hecho, vaya a la página de inicio del software para eventos. A continuación, haga clic en “Software para eventos” en la parte superior derecha de la barra de navegación.
Método n.° 1
Cuando estés en el software eventplanner.net, en el lado izquierdo de la pantalla, encontrarás el menú, donde verás todas las herramientas que tenemos disponibles: Moodboards, Checklists, Callsheets, Presupuestos y Contactos.
Hay varias formas de crear un evento, pero para simplificar, comenzaremos con la más fácil.
Haga clic en “Agregar un nuevo evento” e ingrese los siguientes detalles:
- Nombre del evento
- Fecha
- Tipo de evento
- Número de personas
- Región
- Presupuesto
- Divisa
- Casilla de verificación de IVA
- Descripción
- Casilla de verificación de plantilla en blanco
Nombre del evento: elige algo específico que puedas distinguir de los demás eventos que crees. Verás todos tus eventos en el panel principal en formato de lista; si les das un nombre específico, te resultará más fácil navegar hasta el correcto.
Fecha : esta es la fecha en la que tendrá lugar tu evento.
Tipo de evento: existen múltiples opciones para elegir: evento empresarial, fiesta de personal, lanzamiento de producto, reunión, conferencia, trabajo en equipo, concierto, boda, fiesta privada y otros. Elija la opción más adecuada.
Número de personas : la cantidad de personas presentes. Esto cobra importancia más adelante, cuando empezamos a elaborar nuestros presupuestos. Si trabajas con precios basados en unidades, la cantidad de personas afectará el costo total. Por ejemplo, si el precio de un servicio de catering es de $20 por persona, tu presupuesto se calculará en consecuencia.
Región: escriba la ciudad o localidad donde se realizará el evento. Si se trata de un evento virtual, simplemente introduzca la dirección registrada de la empresa, la dirección de la oficina o el organizador del evento. Es importante que este dato sea correcto, ya que nuestro software eventplanner.net le ayudará a encontrar el lugar adecuado para su evento.
Presupuesto : la cantidad que desea asignar al alcance general de este evento en particular.
Moneda: seleccione el valor apropiado de la lista desplegable. Estas son las monedas disponibles actualmente para elegir y agregaremos otras nuevas en el futuro.
Casilla de verificación IVA : seleccione esta casilla si desea ver los precios en la sección Presupuestos sin IVA.
Descripción: proporcione una descripción general del evento e incluya detalles relevantes, como el objetivo del evento, cuál es el resultado previsto y cualquier consideración de planificación.
Casilla de verificación de plantilla en blanco: seleccione esta opción si no desea completar previamente la lista de verificación del evento o comenzar con una lista de verificación en blanco. Por ejemplo, si está planeando una boda, se agregará una lista de verificación con todas las tareas necesarias, como "Reservar el lugar de la ceremonia".
- ¡Importante! En este momento, no contamos con la funcionalidad para comenzar a usar nuestra plantilla. Sin embargo, puedes reutilizar una lista de verificación para otra actividad, como tu hoja de convocatoria. También es posible comenzar a usar un evento anterior (por ejemplo, el del año pasado) y desarrollarlo a partir de ahí. Más adelante en esta guía, compartiremos más información sobre cómo hacerlo.
Una vez ingresada toda la información anterior, verifique que los detalles sean correctos y luego seleccione “Guardar”.
Luego serás llevado a una nueva pantalla, donde verás el nombre de tu evento en la parte superior.
- ¡Un consejo! Si quieres añadir un nuevo evento, haz clic en el nombre del evento (junto a la flecha hacia abajo) y selecciona la opción para añadir un nuevo evento. Desde aquí, también puedes navegar entre tus otros eventos. No solo eso, sino que una característica de eventplanner.net es que puedes trabajar en varios eventos al mismo tiempo.
¡Y listo! Las herramientas ya están listas para empezar a usarlas.
Como ejercicio rápido, navegue hasta “Listas de verificación” en el panel izquierdo y verá (si seleccionó completar previamente la lista de verificación) varias tareas listas para que organice el tipo de evento que seleccionó. Desde aquí, puede comenzar a crear su presupuesto, realizar un resumen, seleccionar una agencia de eventos y mucho más.
Método #2
Como se mencionó anteriormente, existen otras formas de crear un nuevo evento. Una de las mejores formas de hacerlo es crear un evento basado en un evento anterior que hayas organizado. Simplemente haz clic en el nombre del evento en la parte superior (junto a la flecha hacia abajo) y selecciona el evento que deseas utilizar como plantilla para tu nuevo evento. Después de realizar tu selección, verás la pantalla familiar donde ingresamos los detalles de nuestro evento. Vuelve a consultar las instrucciones anteriores si necesitas más explicaciones.
- ¡ Importante! El software volverá a calcular todas las fechas de las tareas y los elementos de la hoja de llamadas para el evento en función de la nueva fecha que ingrese. Por ejemplo, supongamos que tiene una tarea en su lista de verificación y la fecha de vencimiento de la tarea era tres meses antes de la fecha de inicio del evento; entonces, nuestro software volverá a calcular en función de la fecha del nuevo evento.
Lo mismo ocurre con los elementos de la hoja de convocatoria. Por ejemplo, si tienes una hoja de convocatoria y el día anterior al evento decoraste el lugar, la nueva hoja de convocatoria tendrá eso en cuenta y modificará la fecha en consecuencia.
La única diferencia en cuanto a las opciones disponibles al crear este evento son las casillas de verificación “Importar estos contactos”. Aquí puedes decidir si quieres incluir los mismos datos de contacto de las personas con las que trabajaste en el último evento. Marca todas las casillas de los contactos que quieres incluir. Si omites un contacto, todas las tareas y asignaciones correspondientes se te asignarán a ti, el organizador del evento. Siempre puedes reasignarlas a otra persona en una etapa posterior.
Continúe y guarde el nuevo evento.
En el encabezado de navegación (junto a la flecha desplegable), verás ahora tu evento original y el nuevo evento que has creado. Recuerda que puedes cambiar entre estos eventos fácilmente con todas las herramientas disponibles en la suite eventplanner.net. Si cambias de herramienta, el sistema recordará en qué estabas trabajando y no perderás nada de tu trabajo.
Método #3
La última opción para crear un evento no es desde el propio software de eventos, sino desde cualquier lugar de nuestra plataforma. Por ejemplo, supongamos que estás en el directorio de nuestro sitio web y estás buscando lugares para eventos, e imaginas que estás planeando realizar un evento en Amberes. Simplemente ingresa los detalles en la barra de búsqueda y haz clic en "Buscar".
Después de un momento, verás una lista de resultados de búsqueda. Imagina que ya encontraste el lugar perfecto. Después de hacer clic en la página, verás todos los detalles sobre ese lugar en particular.
Haga clic en “Obtener una cotización” y accederá a una página en la que podrá seleccionar un evento nuevo o un evento actual que esté planificando. Una vez seleccionado, accederá a otra página con un formulario web (este se completará automáticamente si ha seleccionado un evento existente). Verifique que esté conforme con los detalles y haga clic en “Enviar”.
- Nota : al crear un evento de esta manera, hay menos opciones para seleccionar. Cualquier evento creado de esta manera se realizará con valores estándar. ¡Pero no temas! Siempre puedes completar la información requerida volviendo al software de eventos y haciendo clic en "Mostrar información". Aquí verás toda la información sobre el evento que ingresaste. Siempre puedes hacer clic en "Editar" y cambiar cualquiera de los detalles del evento.
Archivar eventos
Y por último, pero no por ello menos importante, también hay un botón para archivar eventos. Cuando tu evento ya se haya celebrado (o si se ha cancelado, pospuesto o ya no es necesario), puedes archivarlo sin eliminarlo. Los eventos archivados ya no se muestran en los lugares habituales, como la lista desplegable al cambiar de evento.
Archivar eventos es muy útil si trabajas en muchos eventos; tu lista desplegable pronto crecerá demasiado si no la eliminas.
Verás un nuevo enlace aquí: “Eventos archivados”. Si haces clic en él, accederás al archivo, donde verás todos los eventos que están archivados. Desde aquí, aún puedes acceder a tus eventos históricos, abrirlos e incluso desarchivarlos.
Personalizando tu experiencia
Un último punto: puedes personalizar tu experiencia accediendo a la pantalla de configuración. Para ello, haz clic en tu nombre en el menú superior y luego ve a la pestaña “Personal”. Aquí verás todas tus preferencias de comunicación y notificaciones.
En lo que respecta a las preferencias de notificación, puede elegir entre tres formas en que nos comunicamos con usted: notificaciones push (a través de la aplicación eventplanner.net si la tiene instalada), correos electrónicos y notificaciones del sitio web (no se pueden desactivar).
Además, puedes cambiar los tipos de notificaciones que deseas recibir. Por ejemplo, podemos enviarte notificaciones cuando recibes una tarea, cuando un colega te asigna una tarea o cuando alguien crea una entrada en la hoja de llamadas. Si deseas cambiar alguna de estas preferencias, haz clic en "Editar" y marca las casillas correspondientes.
- ¡Importante! ¿Cuál es la diferencia entre el correo electrónico y el correo electrónico consolidado? Un correo electrónico es cuando se produce la acción. Por lo tanto, si son las 10 a. m. y su colega le asigna una tarea, recibirá ese correo electrónico de inmediato. El correo electrónico consolidado se envía una vez al día, lo que brinda un desglose de todas sus notificaciones a lo largo del día.
- ¡Un consejo! Puedes configurar recordatorios para las tareas y modificar tus notificaciones. Por ejemplo, si tienes una tarea asignada en un proyecto determinado y quieres recibir un recordatorio cuando vence, asegúrate de que estos recordatorios estén activados en esta pantalla.
Y esto es todo sobre cómo crear un evento.
A continuación, aprenderemos todo sobre las herramientas que ofrecemos en nuestro software eventplanner.net. Así que, prepárate una bebida y nos vemos en la siguiente sección.
Tableros de estado de ánimo
En esta sección, aprenderemos sobre los moodboards. Es una sección bastante corta, pero importante. Los moodboards te ayudan a organizar eventos extraordinarios al reunir toda tu inspiración en un lugar conveniente.
En primer lugar, abre el software eventplanner.net (si aún no lo has hecho). En la página principal, en el panel izquierdo, verás “Moodboards”. Una vez que hayas seleccionado esta opción, si es la primera vez que creas algo, verás una sección que dice “Agrega tu primer pin”. Haz clic en “Más información” y accederás a una página que ofrece instrucciones detalladas sobre cómo hacerlo.
Tu mood board es como un tablero de ideas creativas donde reúnes toda tu inspiración para tus próximos eventos. Algunas cosas que puedes incluir son lugares preseleccionados, artículos interesantes o empresas de eventos.
Personalizando tu tablero de estado de ánimo
Agregar un pin a tu mood board es fácil. Solo tienes que ir a la página de la empresa en nuestro sitio y hacer clic en “SEGUIR”. Aparecerá una ventana emergente al seleccionar el evento al que deseas agregarlo, o puedes agregarlo a un nuevo evento.
También hay un atajo: muchas de nuestras páginas muestran un ícono de corazón (o un enlace "guardar"), y al hacer clic en él, guardará empresas y lugares en su tablero de estado de ánimo.
Puedes añadir varias opciones al mismo tablero. Por ejemplo, si encuentras algunos proveedores de catering interesantes (tal vez te guste el estilo de un food truck o tal vez hayas encontrado un proveedor de catering que se especialice en comida vegetariana), también puedes añadirlos a tu tablero de inspiración.
Además, cuando estés en la sección “Noticias” del sitio web eventplanner.net, en lugar de un corazón, verás la palabra “Guardar”. Esto funciona exactamente de la misma manera que hacer clic en un corazón y fijará esa publicación en particular en tu panel de estado de ánimo.
Ahora, volvamos al software de eventos haciendo clic en el enlace del panel de encabezado (en la parte superior del sitio web) y accediendo a “Moodboards”. Aquí verás todo el contenido que hayas fijado, como el contenido que hayas fijado al hacer clic en “Guardar” o un corazón. eventplanner.net agrupa los pins en función de sus categorías.
En una sección, podrás ver todos los proveedores de catering que has guardado; en otra, verás todos los lugares de tus eventos consolidados; y otra contiene todas las publicaciones que has guardado.
- Consejo profesional: no todo lo que te inspira está en el sitio web eventplanner.net. Por eso también existe la función de agregar enlaces externos a tu mood board. Para ello, navega hasta la parte inferior del mood board y desplázate hacia abajo hasta llegar a una sección titulada "Enlaces". Simplemente pega la URL del artículo que hayas elegido y haz clic en "Agregar enlace" para agregarlo a tu mood board.
Mientras trabajas en tu mood board, llegará un momento en el que quieras eliminar algo, lo cual también es posible. Simplemente pasa el cursor sobre el artículo en cuestión y selecciona el ícono de la papelera. Al hacer clic, se te preguntará "¿Estás seguro?". Al hacer clic en "Aceptar", se eliminará permanentemente del mood board.
Beneficios de usar moodboards
Los moodboards son increíblemente útiles. Son ideales cuando trabajas solo en un evento, pero son especialmente impactantes cuando trabajas con otras personas.
Imagina que tú y un colega están organizando un evento juntos. Buscan lugares en línea, en la plataforma eventplanner.net y otros sitios web. Tanto tú como tu colega pueden reunir todas las ideas en un tablero al mismo tiempo y compartirlas entre sí. Durante este proceso, aprenderán el uno del otro y, finalmente, encontrarán los mejores lugares y proveedores posibles para su evento.
Con estas herramientas a su disposición, tendrá la posibilidad de compartir y trabajar de forma interdisciplinaria y dar acceso a varias personas. Se explicará más sobre esto en la sección “Contactos”.
No se preocupe, puede restringir el acceso a ciertas partes del software eventplanner.net. Por ejemplo, si desea compartir el acceso al panel de ideas pero restringir el acceso a la lista de verificación, puede otorgar acceso de solo lectura. De esa manera, sus colegas pueden ver lo que está haciendo, pero no pueden cambiarlo.
- ¡Recuerde! En todo momento usted tiene el control sobre quién puede acceder a qué.
Bueno, eso es todo por los Moodboards. A continuación, aprenderemos todo sobre las listas de verificación. No dudes en tomarte un breve descanso y nos vemos al otro lado.
Listas de verificación
En esta sección, analizaremos las “ Listas de verificación ”. Nuestra herramienta de gestión de proyectos está diseñada especialmente para organizadores de eventos y se integra perfectamente con nuestras otras herramientas y la plataforma eventplanner.net.
Incluso los eventos más simples generan listas de tareas interminables. Con las listas de verificación, puede realizar un seguimiento de cada detalle importante y las nuestras incluso vienen precargadas con elementos sugeridos adaptados a su tipo de evento. Agregue, asigne y actualice el estado de las tareas simplemente arrastrando y soltando.
Puede que estés familiarizado o no con el término "tablero Kanban". Para aquellos que no lo sepan, un tablero Kanban es un tablero en el que se colocan tareas. Permiten representar visualmente el trabajo en las distintas etapas de un proyecto mediante tarjetas que representan elementos de trabajo y columnas para representar cada etapa.
En sus listas de verificación, verá tres columnas: “Por hacer”, “En progreso” y “Listo”.
Cuando creas un evento y no seleccionas la opción de empezar desde cero, rellenaremos previamente tu evento con todas las tareas relevantes para el tipo de evento que estás organizando. Recuerda que hay muchos tipos diferentes de eventos con diferentes tareas: por ejemplo, debes trabajar con tu presupuesto, escribir un resumen, decidir si organizarás el evento tú mismo o contratarás una agencia de eventos, pero también hay tareas más específicas, como encontrar un lugar para el evento.
Siguiendo el ejemplo anterior, cuando elegimos Amberes como la ubicación del evento, si ahora hace clic en “Buscar un lugar para el evento”, el software buscará automáticamente en el directorio todos los lugares posibles en Amberes.
Agregar tareas
También puedes “Agregar tareas” en la sección “Lista de verificación”. Primero, deberás ingresar un título para la tarea, por ejemplo, “Enviar invitaciones”. Luego, deberás ingresar una descripción de la tarea. Establece la prioridad del evento (baja, media, alta). Luego, establece el progreso seleccionando una de las tres opciones en el menú desplegable (por hacer, en progreso, hecho).
También puedes seleccionar una categoría para este tipo de tarea; por ejemplo, marketing, presupuesto o entretenimiento. A continuación, deberás establecer una fecha de vencimiento. Por último, en la parte inferior derecha, también hay un menú desplegable donde puedes asignar la tarea a alguien de tu equipo. Una vez hecho esto, haz clic en "Agregar tarea".
- ¡Un consejo! Normalmente, las tareas se agregan al final de la página. Si quieres moverlas más arriba, simplemente arrástralas y suéltalas en el lugar deseado de la lista.
Eliminar tareas
También es posible (y muy fácil) eliminar todas las tareas de tu lista. Al crear el evento, es posible que nos hayas pedido que rellenemos previamente tu evento, o quizás hayas olvidado marcar la casilla de verificación “Comenzar desde un lienzo en blanco”. Simplemente desplázate hasta la parte inferior de la lista y verás “Eliminar todas las tareas”, que parece un hipervínculo. Aparecerá una advertencia en la pantalla antes de realizar la acción.
- ¡Importante! Como medida de seguridad, el enlace desaparecerá cuando comiences a trabajar en tu lista de verificación. Esto es para evitar que elimines accidentalmente todas tus tareas importantes.
También puedes eliminar manualmente tareas específicas. Haz clic en el título de la tarea que deseas eliminar y luego en “Editar”. Aparecerá una ventana. En la parte inferior izquierda hay un botón “Eliminar”. Haz clic en él para eliminarlo.
De esta forma, incluso si comienzas con una lista precargada, puedes agregar, eliminar o modificar diferentes tareas como creas conveniente, personalizando así tu experiencia.
Otra cosa que puede resultarte útil es que, si has tomado una plantilla de un evento anterior, encontrarás todas las tareas correspondientes aquí. Solo tendrás que arrastrar y soltar todas las tareas "Realizadas" en la sección "Por hacer".
- ¡Importante! Cuando una tarea está en proceso, debes actualizar el estado arrastrándola a la columna correspondiente; y, en el caso de las tareas que ya hayas completado, muévelas a “Terminadas”. Para ejecutar un evento correctamente, debes mover todas las tareas de la columna izquierda a la columna derecha.
Agregar y asignar un contacto
Ahora, agreguemos un contacto. Más adelante analizaremos este tema con más detalle, pero lo abordaremos brevemente para poder analizar algunas funciones adicionales.
Vaya a “Contactos” en el panel izquierdo, luego haga clic en “Agregar contacto”.
Comience a escribir el “Nombre de la empresa” a la que pertenece la persona; aparecerán varios resultados. Seleccione la empresa y luego continúe para completar las credenciales restantes. En esta ventana, puede otorgarle a un usuario (o restringirle) cierto acceso, pero entraremos en detalles sobre eso más adelante. Por ahora, otorgue a este contacto de ejemplo acceso a la lista de verificación.
Hay cuatro opciones:
- Sin acceso: el usuario no tiene visibilidad de esta herramienta
- Leer: el usuario puede leer todas las tareas, pero no puede cambiar nada ni agregar comentarios.
- Comentario: el usuario puede leer y comentar las tareas, pero no puede cambiarlas.
- Administrar: el usuario tiene acceso completo y puede crear, editar y eliminar tareas.
Una vez que agregues un contacto, este recibirá una invitación para unirse a ti y trabajar en este proyecto. Notarás que la invitación aparece como pendiente. Si el destinatario no responde después de un tiempo, este botón cambiará a "Reenviar la invitación".
Una vez que el destinatario acepte, si regresa a la lista de verificación, ahora podrá asignarle esta tarea.
Filtración
Una herramienta útil es el filtro, que se encuentra en la parte superior. Si, por ejemplo, desea ver las tareas asignadas a una persona específica, haga clic en “Filtrar por persona” y luego marque la casilla de la persona correspondiente.
Puedes seleccionar varios asignados y siempre puedes eliminar filtros para que todo esté visible. Es ideal para la gestión de proyectos y para mantener a todos informados de lo que sucede en otros lugares. Es una herramienta poderosa que fomenta la colaboración en todas las etapas de un proyecto.
Otras características
También puedes comentar las tareas o incluso añadir archivos. Solo tienes que hacer clic en el título de la tarea que quieres modificar y añadir los detalles en el cuadro de comentarios.
Añadir un archivo adjunto es igual de fácil. Simplemente arrástrelo y suéltelo desde su carpeta al campo de texto “Comentarios”. No olvide pulsar enviar (el icono del avión de papel). Una vez que se cargue el archivo, todos los que tengan visibilidad podrán acceder a él.
- Nota: al cargar un archivo, notará que el archivo se está procesando. Esto se debe a que ejecutamos escáneres de virus en cada archivo para proteger la integridad de nuestro sistema.
Cuando las tareas tienen varios pasos para completar, puede ser útil agregar un comentario para las subtareas:
- preseleccionar cinco empresas de catering
- Enviar correos electrónicos
- Organizar una convocatoria para discutir los requisitos
Podrás editar tu comentario más tarde cuando hayas completado una tarea.
Si desea regresar, simplemente haga clic en la flecha izquierda en la esquina superior izquierda y regresará a la lista de verificación en el tablero Kanban.
Si seleccionas “Leer” en alguna categoría, aparecerá una casilla de verificación: “Solo elementos propios”. Esta es una función que creamos para la privacidad y la legislación europea GDPR, pero también resulta útil para otro uso.
Supongamos que trabaja con un socio de catering externo y desea otorgarle acceso a sus hojas de llamadas. Puede otorgarle acceso a las hojas de llamadas que solo se le asignan a él. No verá otras tareas que pueden contener datos confidenciales.
Bueno, eso es todo por las listas de verificación. Espero que no haya sido demasiado exigente. En la siguiente sección, nos sumergiremos de lleno en las hojas de llamadas. ¡Nos vemos allí!
Hojas de convocatoria
En esta sección, repasaremos las hojas de convocatoria. Las hojas de convocatoria son un elemento crucial en la organización de un evento, especialmente el día del evento y los días previos. Con las hojas de convocatoria, puedes gestionar fácilmente todos los puntos de acción para tu gran evento con unos pocos clics, asignar fácilmente la propiedad y compartirla con todo el equipo.
En resumen, una hoja de convocatoria es una herramienta útil que le permite agregar todas las tareas que deben completarse antes, durante y después de un evento.
Cómo agregar una hoja de llamadas
Antes de comenzar, volvamos al panel de control del software de eventos. En el panel izquierdo, seleccione “Planillas de llamadas”. Allí, verá una entrada de ejemplo que le mostrará cómo se verá esto después de ingresar toda la información relevante.
- ¡Consejo! Antes de agregar una hoja de convocatoria, asegúrese de que la está agregando al evento correcto. Si necesita cambiar esto, haga clic en la flecha desplegable junto al nombre del evento en la parte superior y seleccione la opción correcta.
Para comenzar, puede (a) editar la entrada de ejemplo o (b) hacer clic en “Agregar entrada”. Luego deberá ingresar los siguientes detalles, algunos de los cuales se explican por sí solos:
- Fechas de inicio y fin
- Hora de inicio y de fin
- ¿Cuál es la tarea?
- Dónde se lleva a cabo la tarea
- ¿Quién está involucrado en la tarea?
- Anote cualquier otra información importante
Ahora, imaginemos que un evento se llevará a cabo el 20 de febrero, el 19 de febrero, de 10 a 11 am. Una vez que haya ingresado las fechas y horas, complete la información requerida en "¿Qué?"; por ejemplo, "Decorar el lugar". Luego pase a "¿Dónde?" e incluya detalles del lugar del evento. Complete la sección "¿Quién?" con información relacionada con quién llevará a cabo la tarea (es posible asignar varias personas a una tarea). También puede agregar una nota; por ejemplo, "No olvide las luces de la fiesta".
- ¡Un consejo! Si comienza a escribir un nombre que aún no está en el sistema, aparecerá una sugerencia que dice "Agregar contacto". Al hacer clic en ella, se abrirá una nueva ventana que le permitirá agregar al personal correspondiente en el evento correspondiente.
Una vez agregada toda la información, haga clic en “Agregar entrada” y verá que se agrega la nueva entrada.
Para eliminar la entrada de ejemplo, seleccione la entrada, desplácese hasta la parte inferior de la información y haga clic en “Eliminar”.
Agregar una sección
Si estás creando una hoja de llamadas grande, puede ser útil dividirla en secciones. Puedes hacerlo haciendo clic en "Agregar sección". Luego, simplemente nombra tu sección según cómo quieras categorizar las tareas pendientes. Una forma de hacerlo sería crear una sección para antes, durante y después de un evento.
La próxima vez que añadas una entrada, verás una sección titulada “Añadir a la sección”. Selecciona la casilla de la sección a la que quieres añadir la entrada y, a continuación, haz clic en “Añadir entrada”. La sección a la que pertenece una entrada se puede cambiar simplemente haciendo clic en una entrada y seleccionando la casilla de verificación correspondiente.
- Nota: las secciones y entradas se ordenan según sus fechas de inicio.
Otras características
Hay algunas otras características que vale la pena mencionar.
- Al igual que con las listas de verificación, es posible filtrar las entradas por persona asignada. Consulta la sección Filtrado de esta guía para obtener más detalles.
- También es posible establecer reglas para su equipo de modo que una persona solo pueda ver sus propias entradas en la hoja de llamadas. Consulte Agregar y asignar un contacto en esta guía para obtener más detalles.
- También puede imprimir la hoja de convocatoria para tenerla a mano como referencia en todo momento. Simplemente haga clic en "Imprimir" y se le presentará una versión impresa de su hoja de convocatoria. Haga clic en "Ctrl+P" y su hoja de convocatoria comenzará a imprimirse.
- ¡Importante! Si aplicas algún filtro al imprimir, la impresión contendrá solo lo que se ve según el filtro que hayas establecido.
Al igual que todas las demás herramientas de nuestra suite eventplanner.net, puedes acceder a tus hojas de convocatoria en la aplicación, lo que significa que puedes controlarlas mientras estás de viaje.
Pero recuerda, siempre existe la posibilidad de que no tengas conexión a Internet en el evento. Por eso siempre recomendamos imprimir la hoja de convocatoria o cualquier información que necesites en el evento. De esa manera, puedes estar seguro de que siempre tendrás acceso a tu hoja de convocatoria.
¡Siguiente parada, Presupuestos!
Presupuestos
En esta sección, aprenderemos a crear el presupuesto de su evento con nuestro software de planificación de eventos. Los presupuestos registran todos los gastos relacionados con su evento y, si lo desea, también los ingresos. También se integran perfectamente con un plan financiero sólido. De esta manera, nunca se equivocará al presupuestar su evento.
Vaya a “Presupuestos” en el panel izquierdo. En la parte superior, alineado a la izquierda, notará que se encuentra en el mismo evento que la última vez que realizó una acción en el software eventplanner.net. Si es la primera vez que ingresa aquí, el presupuesto aparecerá vacío en este momento.
Agregar un presupuesto
Lo primero es lo primero: haga clic en “Agregar una línea de presupuesto”.
A continuación, debemos introducir una categoría. Puede seleccionar entre las siguientes opciones:
- Inspiración
- Agencia de eventos
- Abastecimiento
- Evento
- Entretenimiento
- Decoración
- Foto/video
- Alquiler
- Personal
- Seguridad
- Transporte
- Huéspedes
- Software
- Presupuesto
- Marketing
Una vez que hayas seleccionado la categoría, inserta una descripción (lo que consideres más apropiado, preferiblemente algo que sea distintivo y fácil de identificar).
Luego tendrá la opción de seleccionar un costo (por ejemplo, impresión de boletos) o un ingreso (por ejemplo, venta de boletos).
En la sección “Proveedor”, simplemente comience a escribir el nombre y aparecerán varios resultados. Seleccione la empresa y luego continúe para completar las credenciales restantes. Si el proveedor no está en la plataforma eventplanner.net, simplemente puede ingresar lo que desee allí.
Decide si el costo o el ingreso es un precio fijo o un precio por unidad. Si necesitas cambiar la cantidad de unidades, selecciona la casilla de verificación “Editar manualmente la cantidad de unidades”.
- ¡Importante! El precio unitario se multiplicará por la cantidad de asistentes. Recuerda que este importe se determina cuando creas un nuevo evento, a menos que lo cambies manualmente.
Si cambia el número total de asistentes (por ejemplo, debido a cancelaciones), es mejor actualizarlo en la configuración del evento seleccionando “Mostrar información” en cualquier página y luego haciendo clic en “Editar”. Los cambios se aplicarán a todas las demás herramientas del software eventplanner.net, incluidos los cálculos de presupuesto (a menos que haya seleccionado la casilla de verificación para una entrada manual).
Cuando se hayan completado todos los campos, seleccione “Agregar línea de presupuesto”.
Si procedes a agregar más costos dentro de la misma categoría, notarás que están agrupados como tales en la pantalla principal de presupuesto. En la parte superior, verás el costo total del evento.
Diferentes escenarios
Lo siguiente que podemos hacer, y que resulta muy útil si estás organizando eventos más grandes, es crear diferentes versiones de tu presupuesto. Es posible que quieras tener visibilidad de un escenario optimista y pesimista de tu evento.
Para ello, puede:
(a) crear una nueva versión del presupuesto a partir de una hoja en blanco
o
(b) copiar la versión actual, cambiarle el nombre y modificarla según corresponda.
Simplemente haga clic en la flecha desplegable junto al título del presupuesto y elija una de las opciones. Luego haga clic en “Guardar”.
Esto también es ideal para el control de versiones. Puedes guardar periódicamente una copia del presupuesto para tener siempre una referencia útil a la que recurrir en el historial del proyecto.
Cálculos del IVA
Otra cosa a tener en cuenta es si desea incluir o excluir el IVA en sus cálculos.
Dirígete al botón “Mostrar información” y luego haz clic en “Editar”. Verás una casilla de verificación aproximadamente a la mitad de la página que dice “Trabajar con precios sin IVA en los presupuestos”.
De manera estándar, todos los precios incluyen el IVA, lo que significa que la herramienta utiliza precios brutos en sus cálculos. Pero supongamos que desea trabajar sin IVA, puede hacerlo marcando esta casilla de verificación.
- ¡Importante! Puedes cambiar el presupuesto de un evento para que no incluya IVA. Pero recuerda que, una vez que lo hagas, no podrás volver atrás. Es un camino de ida. Si quieres crear un presupuesto de evento sin IVA, la mejor forma es seleccionar esta casilla de verificación al crear el evento.
Al seleccionar la casilla de IVA, verás otra columna en tus presupuestos que dice “IVA”. Actualmente, el porcentaje de IVA está vacío, ya que no ingresamos ese dato al crear los presupuestos.
Si cambia el estado del IVA del proyecto después de crear las líneas presupuestarias, deberá volver a ingresar el porcentaje manualmente, una por una. Simplemente haga clic en cada línea presupuestaria que desee modificar, ingrese el porcentaje correcto y luego guarde.
¿El resultado? Ahora puedes ver que el IVA se calcula por separado. Los precios se muestran sin IVA, el importe del IVA y, a continuación, el total con IVA incluido.
Recuerda que, cuando trabajes con varias versiones del presupuesto, las versiones anteriores no cambian cuando se modifica una. Deberás repetir los pasos descritos anteriormente para cada versión del presupuesto que tengas. Por eso es tan importante hacerlo bien al crear el evento, para evitar duplicar esfuerzos.
No olvides que también puedes compartir tu presupuesto con tus compañeros, lo que les permitirá revisarlo y colaborar juntos.
Nuestra próxima y última parada es “Contactos”, donde aprenderemos todo lo que hay que saber sobre los usuarios y contactos para tus eventos. ¡Nos vemos al otro lado!
Entradas
Esta guía de capacitación le muestra cómo utilizar la función Tickets en eventplanner.net. Al igual que todas nuestras otras herramientas, encontrará Tickets en el menú principal junto con Moodboards, Checklists, Callsheets, Budgets y Contacts.
Antes de comenzar a configurar los tickets, debemos optimizar algunas configuraciones. Dirígete a Tickets en el menú del panel izquierdo. Luego, selecciona el evento apropiado en la flecha desplegable.
Información del organizador
Lo primero que debes configurar es la información del organizador. Haz clic en “Configurar” y aparecerá una ventana. Debes ingresar lo siguiente:
- Nombre del organizador
- Correo electrónico de contacto (que se completa automáticamente)
- Presentación del organizador
- Una imagen que distingue este evento (tamaño mínimo 1024x1024px)
Una vez que haya completado los campos, haga clic en "Guardar".
Información del evento
A continuación, debes configurar la información de tu evento, así que haz clic en "Configurar" en la fila Evento. Comenzamos ingresando información básica: el nombre del evento. Ya lo configuraste previamente cuando configuraste tu perfil de evento principal, pero puedes cambiarlo aquí si quieres mostrar un nombre diferente a tu audiencia.
Luego, ingrese algunos detalles en el texto de introducción del evento, como qué sucederá durante el evento, por qué es importante y los resultados que pueden esperar los asistentes. Esto es solo una introducción, por lo que dos o tres oraciones serán suficientes. Pronto escribiremos una descripción más detallada del evento.
Una vez que hayas completado la introducción del evento, ingresa la fecha y hora de inicio correspondientes (y la fecha y hora de finalización).
¡Importante! Asegúrate de configurar la zona horaria correcta para el destino del evento.
Tienes tres tipos de ubicación para elegir: un evento físico, un evento en línea o ambos. Si eliges un evento en línea (o ambos), tendrás que ingresar una URL. Si eliges un evento físico, tendrás que ingresar la dirección, que incluye:
- Nombre del lugar
- Número de casa
- Calle
- Ciudad
- Código postal/código postal
- País
Una vez que hayas ingresado los datos, el mapa busca automáticamente la dirección y coloca un marcador en la ubicación. Puedes moverlo si no está del todo bien.
Luego, debemos cargar algunas imágenes: una imagen de portada y una imagen de vista previa. Asegúrese de utilizar imágenes de alta resolución porque los clientes verán versiones más grandes de estas. Para obtener mejores resultados, utilice un archivo PNG con una resolución mínima de:
- Imagen de portada: 2564x804px
- Imagen de vista previa: 540x360px
A continuación, debemos introducir información más detallada sobre el evento. Si, por ejemplo, en el evento se ofrece música en directo, puedes proporcionar una descripción general de los artistas, el género musical y cualquier detalle especial del espectáculo, como restricciones de edad e información de accesibilidad.
En el caso de las entradas pagadas, es especialmente importante incluir la política de reembolso en el siguiente campo. Para cumplir con la legislación RGPD de la UE, también debe incluir una URL a su página de privacidad para que los clientes y los asistentes sepan cuál es su política de privacidad. Si está procesando o almacenando datos de clientes, necesita el consentimiento de estos. Seleccione "Sí" o "No".
También puedes agregar algunas etiquetas a tu evento, por ejemplo, "evento empresarial". Una vez que hayas completado todos los campos, haz clic en "Guardar".
Secciones
Luego, debemos dirigirnos a Secciones y hacer clic en "Configurar". Esta sección en particular no es obligatoria porque muchos eventos no tienen secciones (que son básicamente diferentes tipos de entradas, como una franja horaria determinada o áreas designadas). Aquí, verás tres opciones para elegir:
- Zona
- Franja horaria
- Zona y franja horaria
Si tienes un evento en el que tienes entradas para clientes habituales y clientes VIP, puedes configurar esas zonas aquí. Si tienes varios escenarios, también puedes configurarlos aquí.
Una sección también puede ser una franja horaria. Por ejemplo, si tienes un evento que se desarrolla a lo largo de varios días, puedes asignar a los usuarios acceso a una entrada solo para uno de los días u ofrecer una entrada combinada. Incluso puedes hacer combinaciones entre una franja horaria y una zona, y puedes agregar tantas secciones como quieras.
Cuando termine, presione "Guardar" y diríjase a la siguiente etapa, que es la venta de entradas.
Venta de entradas
Hay algunas configuraciones básicas que debemos configurar aquí. Tiene tres opciones disponibles en este momento. Podemos realizar eventos con confirmación de asistencia cuando tenga una lista de invitados, enviar las invitaciones y solicitar que los destinatarios respondan si planean asistir a su evento.
También contamos con entradas gratuitas y, próximamente, también ofreceremos entradas de pago a través de nuestra plataforma. Una vez que hayas seleccionado el tipo de evento adecuado, debes decidir si deseas:
- Generar un código QR escaneable para cada boleto, o
- Enviar automáticamente la confirmación de la reserva cuando alguien se registra.
Es posible que no desees hacer esto para algunos eventos, por ejemplo, si quieres verificar a los asistentes que se registran antes de emitirles una entrada. Después de esto, puedes establecer una fecha y hora de finalización de la inscripción, como diez días antes del evento al mediodía.
A continuación, puede elegir si existe un límite para la cantidad de invitados. Seleccione la casilla de verificación "Sin límite" si desea ingresar manualmente una cantidad específica.
A continuación, deberá especificar qué información necesita del comprador de entradas. ¿Necesita su dirección y número de teléfono? En cuanto a los asistentes, especifique si necesita sus nombres y direcciones de correo electrónico.
¡Importante! Puede haber diferencias entre un comprador y los asistentes. Por ejemplo, un cliente puede comprar tres entradas: una para él y dos para sus amigos.
Puede solicitar el consentimiento por correo electrónico de los usuarios si desea que le den permiso para enviarles correos electrónicos de marketing más adelante.
¡Recuerde! Al emitir entradas, procesa muchos datos. En este caso, eventplanner.net actúa como plataforma, pero son sus datos y usted es responsable de gestionarlos.
eventplanner.net cuenta con la certificación ISO 27001 y los estándares más altos en materia de protección de datos. Además, estamos aprobados por el RGPD. Pero, dado que usted procesa estos datos, debe asegurarse de tener el consentimiento para hacerlo.
En esta etapa, puedes agregar algunas preguntas personalizadas:
- Preguntas de opción múltiple/respuesta única: cuando desea que el comprador del boleto especifique una respuesta entre las opciones proporcionadas.
- Preguntas de opción múltiple/respuesta múltiple: cuando el comprador del boleto puede seleccionar múltiples respuestas entre las opciones proporcionadas.
- Texto: cuando desea brindarle al comprador de entradas la opción de proporcionar comentarios sin restricciones.
Un ejemplo de una pregunta de opción múltiple o de respuesta múltiple sería: "¿Tiene requisitos dietéticos específicos?". Normalmente, se incluirían las siguientes opciones: no, vegetariano, sin lactosa, sin gluten, halal, kosher y alergias específicas. Un cliente puede ser vegetariano y tener alergia a los frutos secos.
Ahora es el momento de crear los tickets propiamente dichos. Si creaste alguna zona específica anteriormente, tendrás que crear tickets para cada una de ellas seleccionando "Crear nuevo ticket". A continuación, tendrás que especificar:
- Nombre del billete
- Fecha de finalización personalizada, por ejemplo, entradas anticipadas
- Cantidad (la cantidad total disponible)
- Máximo de tickets por pedido
- Descripción (información más detallada sobre su evento).
Esto será especialmente útil cuando se establezcan diferentes precios cuando la función esté disponible. Mientras tanto, juegue con la configuración.
Una vez que haya ingresado todos los detalles relevantes, presione "Guardar".
Autenticación de dos factores
Lo siguiente que debemos hacer es configurar la autenticación de dos factores. El manejo de los datos de los clientes conlleva una gran responsabilidad, especialmente cuando se organizan grandes eventos con miles, si no decenas de miles, de asistentes.
¡Configúrelo de forma rápida y sencilla! Deberá descargar una aplicación de autenticación como:
- Autenticador de Google ( iOS o Android )
- Autenticador de Microsoft
- Autenticador de 1Password
Por cierto, son totalmente gratuitos, así que siéntete libre de descargarlos y familiarizarte con ellos antes de decidirte por tu favorito.
Una vez que hayas descargado tu aplicación, simplemente escanea el código QR. Deberás ingresar este código en Eventplanner y también tu contraseña.
A continuación, deberás introducir tu número de teléfono móvil para configurar la verificación por SMS y hacer clic en "Enviar código". Se trata de una segunda capa de seguridad en caso de que no puedas acceder a la aplicación. Se enviará un código a tu teléfono que deberás introducir en el campo correspondiente.
Haga clic en “Verificar” para activar su autenticación de dos factores.
Si también otorga acceso a Ticketing a otros usuarios, deberá aplicarles una autenticación de dos factores en su cuenta.
Publicación de su evento
A continuación, pasamos a publicar el evento. Seleccione "Activo". Tenga en cuenta que no podrá cambiar ciertas configuraciones después de publicar su evento (como cambiar el tipo de RSVP a Entradas).
En la siguiente sección (Configuración de uso compartido), puede elegir entre:
- Evento público: cualquiera puede acceder
- Evento privado: cualquier persona con un enlace seguro específico puede acceder
- Evento privado: solo las personas con la contraseña pueden acceder
Si selecciona la opción 2 o 3, se generará un enlace para su evento. Si sigue ese enlace, accederá a una página de pago donde verá los tipos de entradas que ha creado. Si sigue el proceso como cliente, verá que se aplican las reglas predeterminadas, como la cantidad máxima de entradas por cliente, la información del cliente requerida y cualquier pregunta adicional que desee realizar.
El usuario puede decidir si desea crear o no una cuenta en eventplanner.net. Eso es una decisión totalmente suya. Después de hacer clic en "Comprar entradas", accederá a una página de confirmación del pedido.
Administrar sus tickets
Si volvemos a la página de Entradas, verás una lista actualizada de invitados. En la columna de la derecha, verás algunas acciones, marcadas con puntos suspensivos (...). Al hacer clic en ellas, se mostrarán algunas opciones:
- Ver y editar los detalles del huésped
- Reenviar confirmación
- Descargar ticket
Puede cambiar el nombre, por ejemplo, si un usuario ha introducido una dirección de correo electrónico o un nombre incorrectos. Puede seleccionar "Reenviar confirmación" si, por ejemplo, el usuario no recibió un correo electrónico de confirmación.
¡Importante! Vale la pena pedirle al usuario que revise su carpeta de correo no deseado. En ocasiones, un cliente de correo electrónico demasiado entusiasta puede impedir que nuestros correos electrónicos lleguen a los clientes. Si el problema persiste, puede descargar el ticket manualmente y enviarlo como cualquier correo electrónico normal.
Puede imprimir fácilmente las entradas o guardarlas en su teléfono. Nuestra práctica aplicación para la planificación de eventos incluye un escáner de entradas integrado. La aplicación está disponible de forma gratuita en las tiendas de aplicaciones de Android y iPhone. Si hace clic en la parte inferior del escáner de entradas, podrá seleccionar su evento.
El escaneo de entradas es muy fácil. Con tu cámara, solo tienes que escanear la entrada y puedes escanearla con varios dispositivos al mismo tiempo. Si tienes un evento grande, asegúrate de crear varios usuarios con anticipación y dales acceso a la venta de entradas.
- La pantalla se vuelve verde cuando el escaneo es exitoso.
- La pantalla se vuelve amarilla si un billete ha sido escaneado dos veces.
- La pantalla se pone roja si el ticket no es válido.
Normalmente, necesitas acceso a Internet para procesar todos los boletos escaneados y sincronizarlos con nuestro servidor. Pero la aplicación es inteligente porque entra en modo sin conexión si la conexión se interrumpe durante tu evento. Aún puedes escanear boletos en modo sin conexión. Cuando tu acceso a Internet se restablezca, todo se sincronizará automáticamente.
¡Importante! En el modo offline, si hay dos visitantes que ingresan con el mismo boleto en diferentes puntos de control en la entrada de su evento, ambos podrían ingresar con el mismo boleto mientras no haya conexión a Internet.
Es más importante que usted pueda seguir escaneando tickets que dejar a sus invitados esperando a que se restablezca la conexión a Internet.
La aplicación te indicará cuando esté en modo sin conexión y podrás elegir si deseas utilizar o no el modo sin conexión.
Y eso, en pocas palabras, es cómo funcionan los tickets gratuitos (y cómo funcionarán los tickets pagos cuando lancemos esta función).
RSVP
Antes de finalizar, veremos rápidamente cómo funcionan las confirmaciones de asistencia. Regrese a la página de Entradas seleccionando esta opción en el panel izquierdo. Deberá configurar un nuevo evento porque no puede cambiar el tipo de evento una vez que se haya publicado una entrada para un evento.
Digamos, por ejemplo, que estamos organizando una boda, un evento en el que normalmente se utiliza una lista de confirmación de asistencia.
Complete las siguientes etapas como se describe anteriormente para completar las secciones, Información del organizador, Evento y Secciones.
Luego, en Ticketing, ahora debemos configurarlo en RSVP y seleccionar no en "Usar tickets". Los siguientes ajustes se completan exactamente de la misma manera que se describió anteriormente. Debe completar:
- enviar invitaciones automáticamente
- La inscripción termina
- Número máximo de invitados
- Todos los asistentes
- solicitar consentimiento por correo electrónico
- preguntas adicionales
Si aún no ha configurado la autenticación de dos factores, regrese a la sección de este artículo titulada "Autenticación de dos factores".
En Publicar, configure el evento como activo. A diferencia de la venta de entradas gratuita, no hay un enlace para compartir con los asistentes. Luego haga clic en "Guardar". A continuación, debe hacer clic en "Agregar invitados". A modo de prueba, agréguese como invitado completando su nombre y dirección de correo electrónico, y asígnese tres entradas. Luego haga clic en "Agregar invitado" y repita esto para todos sus invitados.
Cuando regresas a la descripción general de la lista de invitados, ves inmediatamente que hay tres tickets asignados a tu nombre pero que aún no has respondido (ver Estado).
Después de completar la lista de invitados, puedes hacer clic en "Enviar invitaciones". Tienes la opción de enviar las invitaciones a:
- Cualquiera que no haya recibido la invitación
- Todos los que no han respondido a la invitación
Sus invitados recibirán un correo electrónico con un enlace a la página RSVP. Luego, deberán seleccionar si asistirán o rechazarán la invitación. Luego, podrán ingresar la información de los titulares de las entradas de todos los que asistirán con ellos.
La información del titular principal de la entrada ya está completa, pero si se le han asignado varias entradas, puede agregar los detalles de quienes se unirán a él. Una vez que hayan completado los detalles, sus invitados solo deben seleccionar todas las casillas de verificación correspondientes:
- Estoy de acuerdo con la Política de privacidad de eventplanner.net
- Estoy de acuerdo con los Términos de Uso, Términos de Venta y declaro haber tomado nota de la Política de Privacidad.
- Quiero dar mi consentimiento al organizador de este evento para que me envíe actualizaciones y promociones sobre este evento y otros eventos.
- Quiero crear una cuenta en eventplanner.net para pedir entradas más rápido y organizar eventos yo mismo.
Una vez que se hayan marcado todas las casillas correspondientes, haga clic en "Confirmar" y ¡listo! El evento estará confirmado.
Si vuelves a tu lista de invitados, verás que está actualizada con las entradas confirmadas. Puedes hacer clic en los nombres de los titulares de entradas principales para ver quién ha confirmado su asistencia. Si es necesario, puedes editar los datos y volver a enviar la confirmación del evento, tal como lo harías con las entradas normales.
Como ya se ha mencionado, pronto se podrán adquirir entradas de pago. ¡Así que estén atentos y gracias por leer!
Contactos
En esta última sección de la guía de capacitación de eventplanner.net, analizaremos los contactos para sus eventos. Aquí, puede otorgar acceso a su evento a otras personas y elegir el nivel de acceso que desea otorgar a los miembros del equipo: solo lectura, comentarios, acceso completo o ningún acceso.
Comenzando en el panel de control de eventplanner.net, en el panel izquierdo, hacemos clic en “Contactos” para ingresar a la lista de personas que tienen acceso a su evento.
Ya abordamos este tema brevemente en “Listas de verificación”, pero refresquemos la memoria y volvamos a hacerlo. Esta vez, abordaremos el tema con más detalle.
Por ejemplo, supongamos que desea otorgar acceso a alguien que trabaja para usted. Haga clic en “Agregar contacto” y comience a escribir el “Nombre de la empresa” a la que pertenece la persona; aparecerán varios resultados. Seleccione la empresa y luego continúe para completar las credenciales restantes.
Puede configurar el nivel de acceso de forma individual para todas las herramientas relevantes. Recuerde que existen cuatro opciones:
- Sin acceso: el usuario no tiene visibilidad de esta herramienta
- Leer: el usuario puede leer todas las tareas, pero no puede cambiar nada ni agregar comentarios.
- Comentario: el usuario puede leer y comentar las tareas, pero no puede cambiarlas.
- Administrar: el usuario tiene acceso completo y puede crear, editar y eliminar tareas.
- Nota: los comentarios solo están disponibles para las listas de verificación.
Una vez que agregue un contacto, este recibirá una invitación para unirse a usted y trabajar en este proyecto. Si ya tiene una cuenta en eventplanner.net, puede aceptar la invitación e iniciar sesión con sus credenciales existentes y comenzar a trabajar con usted.
Si no son usuarios de eventplanner.net en este momento, una vez que reciban la invitación, deberán crear una cuenta gratuita, lo que les llevará poco más de unos minutos. Una vez hecho esto, tendrán acceso inmediato a su proyecto y podrán comenzar a trabajar juntos.
Notarás que la invitación aparece como pendiente. Si el destinatario no responde después de un tiempo, este botón cambiará a “Reenviar la invitación”.
Si la persona es nueva en la plataforma eventplanner.net, comparta esta guía de capacitación con ella para darle una ventaja y ayudarla a aprovechar el software al máximo.
Recuerde que es posible cambiar los derechos de acceso o incluso eliminar un usuario en cualquier momento. Simplemente haga clic en el nombre de la persona y realice los cambios necesarios. Sin embargo, la eliminación solo es posible cuando no hay elementos asignados a la persona. Por lo tanto, antes de eliminar a la persona, debe reasignar esos elementos a otras personas dentro de su equipo.
¡Eso es todo por ahora!
Esperamos que la información anterior le haya resultado útil. En los próximos meses, agregaremos muchas funciones nuevas, así que esté atento a las actualizaciones más interesantes. Puede hacerlo suscribiéndose a nuestro boletín informativo. Siempre que haya una actualización importante, nos aseguraremos de actualizar esta guía para que reciba la capacitación más reciente sobre cómo aprovechar el sistema al máximo.
Y por último, pero no por ello menos importante, no olvides completar el cuestionario después de terminar esta capacitación. Si apruebas el cuestionario, obtendrás una certificación oficial de eventplanner.net, que podrás agregar a tu currículum o a tu perfil de LinkedIn, ¡para demostrarle al mundo que dominas el software de eventos más popular del mercado!
Gracias por tomarse el tiempo de leer esta guía de capacitación. Si tiene algún comentario para nosotros sobre cómo podemos mejorar nuestro software, simplemente contáctenos a través del widget de chat en la esquina inferior derecha de todas las páginas web del software eventplanner.net.
Así que, gracias de nuevo por leer, ¡y buena suerte con la organización de tus eventos!
Los mejores deseos,
Equipo de eventplanner.net.
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