Organizar eventos en línea es divertido y emocionante, pero es genial poder organizar 'eventos en vivo' nuevamente. Le damos consejos para seleccionar los mejores lugares para eventos y proveedores para sus eventos posteriores al coronavirus.
Imagínese tener que asistir a un evento en línea de todo el día. Seamos honestos: ¿Quién va a querer permanecer en línea durante tanto tiempo, independientemente del valor que brinde su evento? Y si eso no fuera suficiente para preocuparse, hemos comenzado a encontrar un nuevo fenómeno conocido como "fatiga de zoom". Este artículo de TED lo describe a la perfección: “La gente siente que tiene que hacer un mayor esfuerzo emocional para parecer interesada y, en ausencia de muchas señales no verbales, el intenso enfoque en las palabras y el contacto visual sostenido es agotador”.
Las interacciones en persona, por otro lado, son cruciales para construir y mantener una relación, a través de la comunicación de actitudes y sentimientos. Un evento en línea es entonces una solución provisional o un complemento, pero no reemplaza un 'evento en vivo'. Es por eso que querrá pasar un tiempo pensando en cómo llegará al piso corriendo ahora que la industria de eventos se recupera de la pandemia. Veamos los principales pasos a seguir a la hora de elegir proveedores para tu próximo evento físico:
Paso 1. Enumere los proveedores que necesita y las cualidades que está buscando en esos proveedores
Antes de buscar proveedores, necesita saber lo que está buscando. ¿Necesitará una agencia de eventos que lo ayude a diseñar experiencias atractivas para sus asistentes? ¿Necesitas ayuda con la restauración ? ¿Necesitas que alguien te ayude con la decoración del lugar?
Para encontrar los mejores proveedores de eventos para colaborar, primero querrá crear una línea de tiempo del evento y un borrador de logística de planificación. Le ayudará a determinar exactamente qué debe cubrirse y con qué tareas pueden ayudarlo los proveedores. Además, piense más allá de enumerar los principales proveedores que necesita: piense en las cualidades que está buscando en un proveedor. Por ejemplo, es posible que desee encontrar proveedores de eventos en un área muy específica. Resuelva estas cosas antes de pasar al siguiente paso.
Paso 2. Aproveche su red para recomendar proveedores
Si está en la industria de eventos, es probable que esté rodeado de profesionales con ideas afines que están experimentando los mismos desafíos que usted. Así que revise su lista de contactos o contactos de LinkedIn para encontrar personas que estén organizando eventos similares y pregúnteles si pueden recomendar algún proveedor. Dado que han estado trabajando con diferentes proveedores de eventos, es posible que tengan una mejor idea de qué proveedores pueden ayudarlo a brindar calidad.
Paso 3. Consulte los proveedores que hemos enumerado en eventplanner.net
¿Alquilarías un lugar de Airbnb sin revisar primero las reseñas? ¿Confiarías en una nueva plataforma de software sin leer los comentarios que la gente deja en TrustPilot o Capterra? Lo más probable es que primero desee ver cuáles son sus opciones y lo que otras personas dicen sobre sus experiencias con una marca o persona específica antes de usarla. Bueno, lo mismo es cierto para los proveedores de eventos. Al final del día, sus eventos dependerán de estas personas, por lo que querrá elegir las mejores opciones disponibles.
Es por eso que en eventplanner.net hemos trabajado incansablemente para crear un espacio donde pueda encontrar diferentes proveedores de eventos, verificar sus calificaciones y leer las reseñas de los clientes. Nuestro catálogo enumera más de 14 000 proveedores de eventos y lugares para eventos y crece cada día. Simplemente ingrese lo que está buscando en nuestro campo de búsqueda, como catering para eventos, alquiler de carpas, agencias de eventos, etc., y obtendrá una lista de empresas potenciales con las que puede trabajar para planificar su próximo evento.
Paso 4. Evaluar qué tan autónomos pueden ser los proveedores de eventos
Una cosa importante que distingue a los grandes proveedores de eventos de otros proveedores de eventos es su capacidad para encontrar soluciones por sí mismos sin esperar sus instrucciones. Los grandes proveedores de eventos son creativos e ingeniosos, lo que significa que no tienes que ser tú quien les diga qué hacer. Ese es un aspecto que querrá evaluar cuando busque proveedores.
La mejor manera de hacerlo es presentarles un desafío de planificación que tenga y preguntarles cómo lo resolverían. O puede preguntarles su enfoque con respecto a problemas tecnológicos inesperados durante un discurso de apertura. Sus respuestas le darán una mejor comprensión del enfoque de trabajo de la empresa y su capacidad para ser independiente al encontrar soluciones viables para sus problemas de planificación.
Resumen rápido
Elegir a los mejores proveedores de eventos en la era COVID-19 no tiene por qué llevar mucho tiempo ni ser estresante. Solo necesitas estar al tanto de los requisitos que tienes y la logística del evento que quieres cubrir. Utilice su red profesional para encontrar recomendaciones de proveedores y verifique las reseñas y calificaciones de cada proveedor, o consulte nuestro directorio de proveedores de eventos y lea sus descripciones, reseñas y calificaciones. Finalmente, cuando interactúe con posibles proveedores de eventos, prepare una lista de preguntas o posibles desafíos. Cuando se reúna con estos proveedores, hágales estas preguntas y evalúe cuán innovadores, autónomos o ingeniosos pueden ser. Posteriormente, evalúe la información que ha recopilado y trabaje con los proveedores de eventos que mejor se adapten a sus necesidades.
