Organizar tu primer evento probablemente se sienta como caminar descalzo sobre brasas. No importa cuántos libros hayas leído sobre gestión de eventos, a cuántos eventos hayas asistido o en cuántos eventos hayas colaborado como voluntario.
Siempre recordarás tu primer evento y lo más probable es que no sean recuerdos dulces. Tranquilo, ¡es completamente normal! Sólo la práctica hace al maestro. Cometerás varios errores que no viste venir y te enfrentarás a retos inesperados. Pero la buena noticia es que los problemas que resuelvas te harán más fuerte y mejor.
Una vez planificado tu primer evento, asegúrate de estar preparado para el caos. Pero también, prepárate para aprovecharlo al máximo. Al final, así es como se aprende: cometiendo errores, entendiendo qué salió mal y haciéndolo de manera diferente la próxima vez. Pero hay una breve lista de cosas que debes saber al planificar tu primer evento. Puedes evitar estos errores si eres consciente de ellos.
Si está interesado en prepararse bien y abordar la organización de su evento con la mentalidad adecuada, asegúrese de leer esta lista:
Error n.° 1 Confundir constantemente los detalles
Una de las cosas que hace que la planificación de eventos sea tan difícil es el hecho de que estás constantemente haciendo malabarismos con diferentes detalles y actualizaciones. Recordar todos esos detalles y actualizaciones es complicado, especialmente si aún no tienes la experiencia necesaria. Como organizador de eventos, usted es el vínculo entre las distintas partes interesadas, proveedores de servicios, participantes, oradores, patrocinadores y su equipo.
Esta avalancha de información puede abrumarte. Por lo tanto, asegúrese de tener un plan de acción para eventos. Escribe cada borrador y toma nota de cualquier información nueva que aparezca.
Mantenga un registro de estos en notas adhesivas o en un cuaderno. Todo lo que necesitas hacer es revisar tus notas periódicamente y mantenerlas actualizadas. Esta memoria adicional le ayudará a gestionar mejor esta información y a tomar decisiones basadas en la información más reciente.
Error #2 No tener en cuenta la ley de causa y efecto
Supongamos que usted ha acordado con su empresa de catering proporcionar comida para 500 personas. Sólo se han registrado 400 participantes y es poco probable que se unan más.
En el calor de la acción, es posible que te olvides de darle una actualización a tu socio de catering. Terminas pagando la factura de 500 personas y estás desperdiciando dinero y comida.
Recuerde siempre los elementos que se influyen entre sí a la hora de organizar un evento. Un plan implica una cadena de acciones que están conectadas entre sí. Un simple hecho puede tener impacto en muchos otros aspectos de la logística. Por lo tanto, recuerda siempre la ley de causa y efecto.
Error n.° 3: Gastar más dinero del presupuestado originalmente
Este es un error que cometen incluso los organizadores de eventos experimentados. A veces es muy difícil predecir cuáles serán los costos reales de tu evento, por lo que podrías terminar sin dinero al final del día. Para evitarlo, siempre hay que reservar entre un 15 y un 20% extra en las finanzas. Esto le dará suficiente margen.
Error n.° 4: no centrarse lo suficiente en los participantes
Lo que para usted puede parecer lógico y correcto puede resultar desastroso para los participantes.
Supongamos por un momento que usted es el orgulloso organizador de un programa de eventos muy intensivo con pocos descansos. Podría pensar que sus invitados apreciarán la gran cantidad de información valiosa. ¿No es eso exactamente lo que vienen a buscar a tu evento? Sin embargo, pronto descubres que tus participantes están exhaustos y ya no disfrutan tanto del evento. O en el peor de los casos, ignoras por completo los acontecimientos.
Ponte siempre en el lugar de tus invitados. Pregúntate cómo se sentirán. ¿La decisión que tomes será beneficiosa para ellos? Recuerde siempre que sus participantes no son superhéroes. Necesitan suficientes descansos y deben sentirse apoyados en los aspectos logísticos, como el registro, el check-in, poder seguir las sesiones correctas, moverse por el edificio, etc.
Error n.° 5: centrarse en las cosas equivocadas
Como comentamos anteriormente, organizar un evento es muy complejo porque hay numerosos detalles que hay que tener en el aire al mismo tiempo. Así que asegúrate de tener claras tus prioridades. Centrarse en la estructura central del evento y las tareas que vienen primero en la cadena logística.
Por ejemplo, no organices una cena cóctel sin saber cuántas personas asistirán. Tome todo paso a paso y concéntrese en las tareas que pueden influir en la estructura de todo el evento.
Error n.° 6 No comunicarse eficazmente con su equipo
Organizar un evento es estresante, incluso para un equipo experimentado. Hay momentos cruciales en los que una decisión puede determinar el éxito o el fracaso de un acontecimiento. Si no sabe cómo comunicarse con su equipo, corre el riesgo de sabotear las experiencias de sus participantes.
Asegúrese siempre de que toda la información fluya sin problemas hacia los miembros de su equipo. Responder rápidamente a preguntas e inquietudes. Celebre reuniones semanales para que todos puedan plantear problemas o hacer preguntas. Asegúrese también de que su equipo tenga siempre acceso a la información más actualizada. Por último, organízate de manera que los miembros de tu equipo puedan acercarse a ti para tener conversaciones constructivas.
Y no utilices el software de eventos eventplanner.net ;-)
En breve
Cometer errores en tu primer evento es inevitable. No hay problema, tus primeros pasos te harán más fuerte y te darán la confianza y el conocimiento que necesitas para organizar tu segundo evento. Y luego el tercero y el décimo… Con cada evento que organizas, adquieres más experiencia práctica y conocimientos y subes más alto en la escalera de la gestión de eventos. Así que sigue adelante y comete errores. ¡Te ayudan a aprender y convertirte en el mejor profesional de eventos del mundo! ¡Buena suerte!
