¡Concéntrate, concéntrate, concéntrate, profesional de eventos! Pero aún así, esas pequeñas tareas siguen ocupando mucho tiempo de tu agenda.
A medida que la logística del evento se vuelve más compleja y los asistentes más exigentes, es posible que en ocasiones se sienta abrumado. El peligro es que pierda de vista su visión a largo plazo que es ofrecer una experiencia significativa a sus visitantes. ¿Cómo te concentras en diseñar una experiencia auténtica y atractiva para tus visitantes cuando estás constantemente actualizando una molesta hoja de Excel? ¿O cuando le molestan continuamente los errores en el proceso de registro?
¡Eres sólo un ser humano! Y no se puede vigilar todo. Por eso tienes que organizarte de esta manera para que puedas mantener la concentración. A continuación se muestran algunas técnicas que puede utilizar:
Consejo 1: delegue tareas administrativas y de planificación
¿Has oído hablar de autónomos y asistentes virtuales (VA)? ¿Por qué sigues intentando mantener todo bajo control si puedes recurrir a estos recursos?
Algunas tareas no se pueden delegar, eso es cierto. Por ejemplo, un profesional independiente no puede configurar todo su proyecto. Después de todo, usted sabe mejor lo que necesita su audiencia.
Pero puedes delegar perfectamente la actualización de listas, el diseño (gráfico) del programa o de tu sitio web o la redacción en autónomos o VA.
Si estás solo o solo tienes un pequeño equipo al que recurrir, brinda ayuda externa de manera oportuna y no dediques tiempo a tareas ejecutivas. Al recurrir a autónomos, ganas tiempo y puedes dedicarlo a lo importante, en lugar de a lo urgente.
Consejo 2: utiliza el método de bloques de tiempo
Poner bloques de tiempo en tu agenda es algo que debes hacer según FastCompany : “Los bloques de tiempo dividen tu día en franjas horarias. En lugar de simplemente hacer una lista de cosas por hacer y trabajar en ella de arriba a abajo, asigna un bloque de tiempo para cada tarea. De esta manera podrá ver inmediatamente si su planificación es realista o no. Al poner las tareas más prioritarias en la parte superior, también garantizas que te centres en tus prioridades”.
Entonces, en lugar de saltar de una tarea a otra, estructura tu día en bloques y asígnalos a tareas. Por ejemplo, dedicas las primeras horas del día a inscripciones y formularios de inscripción online. Luego proporcionas un bloque para perfeccionar aún más tu estrategia de marketing. Una vez que hayas hecho eso, trabaja en tus correos electrónicos más urgentes por un tiempo.
De esta manera al menos tendrás una estructura en tu jornada laboral y no te sentirás perdido en todas tus tareas pendientes. El secreto es también reservar tiempo para pensar y elaborar estrategias.
Consejo 3: crea un protocolo
Ningún evento es igual, pero planificar un evento es más o menos lo mismo. Algunas cosas siempre deben estar ahí, como un sitio web, una estrategia de marketing y redes sociales, un protocolo de registro online, búsqueda de ubicación, etc.
Al dividir su evento en diferentes pasos concretos, sabrá exactamente qué se debe hacer y cómo abordar la logística. Con una buena hoja de ruta, ahorrarás un tiempo valioso que de otro modo perderías en disparos caóticos y desorganizados.
Consejo 4: automatice determinadas tareas de planificación
La planificación manual está obsoleta. Existen numerosas aplicaciones y software de planificación de eventos disponibles que automatizan estos procesos. Por ejemplo, pruebe hoy el software de eventos eventplanner.net.
Imagínese cuánto tiempo le costará si tiene que mantener la lista de asistencia manualmente. Encuentre una solución digital que le quite este trabajo de encima. Te sorprenderá cuánto tiempo ahorrarás.
Consejo 5: replicar, en lugar de reconstruir todo desde cero
Piensa por un momento qué puedes aprovechar de un evento anterior. ¿Quizás el formulario de registro o la plantilla del sitio web? ¿Quizás puedas reciclar el protocolo de registro? Este principio está integrado en el software de eventos eventplanner.net, donde puedes configurar fácilmente eventos basados en la plantilla de un evento anterior.
¿Por qué reinventar la rueda? De esta manera ahorrarás tiempo y podrás concentrarte en las cosas importantes.
En breve
Planificar y gestionar un evento ya no tiene por qué llevar tanto tiempo. Como profesional de eventos, debes organizar tu trabajo de la manera más eficiente posible. Puede utilizar ese tiempo liberado para conceptualizar, desarrollar o ver las actividades de su evento de manera más estratégica. No espere hasta que ya no pueda respirar. Utilice estos consejos y recupere mucho tiempo. ¡Buena suerte!
