Hoy en día, los organizadores tienen acceso a múltiples soluciones digitales que pueden aliviar la carga de trabajo de logística y marketing de eventos, ampliando los resultados. No faltan software y aplicaciones de gestión de eventos diseñados para adaptarse a las necesidades de cada profesional. El uso de tecnología para eventos se está convirtiendo gradualmente en la garantía de resultados exitosos y un retorno de la inversión positivo.
Las empresas de tecnología para eventos están mejorando su capacidad para proporcionar las herramientas necesarias que los directores de marketing y los organizadores pueden utilizar para generar interacción tanto en línea como fuera de línea. Además, el acceso a soluciones valiosas ayuda a los profesionales de los eventos a crear experiencias personalizadas para diferentes audiencias, al tiempo que sortean con éxito las posibles brechas generacionales entre sus asistentes. Es solo cuestión de tiempo hasta que todos los organizadores adapten por completo estas soluciones digitales para resolver sus desafíos logísticos y de marketing.
Sin embargo, hasta que esto suceda, es importante resaltar la discrepancia entre el avance imparable de la tecnología de eventos y la falta de conocimiento que necesitan los planificadores para tomar decisiones bien informadas.
Como señala el experto en tecnología para reuniones Corbin Ball: "Uno de los desafíos que enfrentan los organizadores de reuniones es cómo clasificar la avalancha de información que reciben para poder tomar las decisiones correctas". A menudo, los organizadores no comprenden el potencial real de la tecnología para eventos y terminan utilizándola por razones equivocadas.
Este problema les impide aprovechar el verdadero valor de las plataformas de planificación y marketing digitales, lo que genera frustración y desconfianza. Para evitar que esto suceda, aquí hay una lista de las razones equivocadas que los profesionales deben evitar al decidir incorporar tecnología de eventos en el proceso de planificación:
Razón equivocada nº 1: buscar soluciones básicas
No hay nada de malo en querer automatizar procedimientos logísticos redundantes y molestos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la tecnología para eventos puede hacer mucho más... Si utilizara plataformas o aplicaciones de software para eventos únicamente con fines de digitalización, no se daría cuenta ni aprovecharía el verdadero potencial de estas herramientas.
Como puede ver, incluso la tecnología de eventos más mediocre puede gestionar la automatización logística. Lo importante que debe tener en cuenta es que antes de elegir una solución digital para sus eventos, debe elaborar una visión estratégica sobre lo que desea mejorar y ampliar enormemente.
Por ejemplo, puedes buscar algo que, además de cubrir la logística, ofrezca automatización completa del marketing y del recorrido de los asistentes, plataformas B2B fáciles de usar o funciones de generación de facturas. Da un paso adelante, analiza lo que realmente necesitas (aparte de una herramienta que te ayude a actualizar automáticamente las planillas de asistentes) y opta por algo que realmente impulse la eficiencia de tu equipo.
Razón incorrecta n.° 2: querer mantenerse al día con las tendencias de la industria
Esto siempre será una mala idea. Las tendencias van y vienen, pero siempre tendrás los mismos problemas de planificación y marketing de eventos. El problema aquí es que no comprarás una plataforma o aplicación de gestión de eventos para resolver desafíos concretos que tengas y aumentar el retorno de la inversión de tu evento. En cambio, lo harás solo porque todos los demás lo hacen. Como resultado, no tendrás una visión clara sobre cómo estas herramientas digitales pueden mejorar realmente tu flujo de trabajo.
Razón incorrecta n.° 3: creer que esto atraerá más asistentes a su evento
A la gente no le importa si puede acceder al programa del evento desde una aplicación en lugar de un folleto impreso. Eso no los influirá ni los convencerá de registrarse. Si desea atraer a más personas a su evento, utilice estrategias de marketing potentes. Por supuesto, la tecnología para eventos definitivamente puede ayudarlo con diferentes técnicas de promoción; sin embargo, debe comprender que una plataforma o aplicación de gestión de eventos, por sí sola, no es garantía de una mayor tasa de asistencia.
Razón equivocada nº 4. Convertirse en un «mejor» profesional
Aclaremos esto: utilizar tecnología para eventos no significa automáticamente que seas un planificador más exitoso. Definitivamente puede mejorar tus habilidades, pero no es un requisito. Hay muchos organizadores de eventos incompetentes que utilizan la última tecnología para eventos y, a la inversa, hay profesionales increíblemente asombrosos que pueden planificar y llevar a cabo eventos increíbles con recursos digitales básicos.
Razón incorrecta n.° 5: intentar "perturbar" la experiencia de los asistentes
No es ningún secreto que las aplicaciones y plataformas móviles para eventos prometen un mayor grado de participación de los asistentes y/o una mejor interacción entre los invitados y el evento en sí. Además, la tecnología para eventos introdujo la función de gamificación que se puede utilizar para "interrumpir" su experiencia.
No hay nada de malo en eso, pero si tu única razón para comprar una aplicación o plataforma para eventos es gamificar tu evento, no te molestes. La gamificación no es solo otra herramienta elegante que no puede faltar. Al contrario, es un concepto complejo que solo unos pocos organizadores entienden. Antes de decidir gamificar tu evento, debes tener una idea clara de lo que quieres de él y cómo quieres cambiar el comportamiento de tus asistentes.
Llamada a la acción
Antes de decidir qué plataforma o aplicación de gestión de eventos adoptar, anote los conceptos de planificación y marketing de eventos que desea mejorar. Pregúntese cuáles son sus necesidades y cómo la tecnología para eventos puede ayudarlo a agregar un valor masivo a sus asistentes (y miembros del equipo). Analice cuidadosamente sus motivaciones, diseñe una visión estratégica sobre el flujo de trabajo de planificación futuro y luego comience a buscar una herramienta digital que se adapte a sus necesidades.
