Errores que cometerás al planificar el presupuesto para el próximo evento

"¡Sea realista!" "¡Cree una hoja de cálculo detallada en Excel!" "¡Sea claro acerca de sus objetivos!" Estos son solo algunos de los consejos que reciben los organizadores de eventos cuando planifican su presupuesto.

Muchos de ustedes probablemente han pasado incontables horas diseñando coloridas hojas de cálculo de Excel, descifrando los conceptos por columna e intentando recordar todos los proveedores y servicios que tendrán que pagar. Pero no importa cuántas veces hayan revisado su lista, siempre hay algo que se les olvidó, un número que calcularon mal o un gasto que no previeron.

Pues bien, ¿adivina qué? Aunque muchos expertos y blogs te animan a seguir sus pasos, prometiendo resultados impecables, siempre correrás el riesgo de elaborar un presupuesto erróneo. Así que antes de aprender a utilizar Excel o fórmulas matemáticas complejas para calcular los costes y gastos de tu evento, entendamos los errores de presupuesto más comunes que puedes estar cometiendo.

Error n.° 1: confías demasiado en tu razonamiento

Malas noticias: no eres capaz de tomar decisiones racionales relacionadas con el dinero. Buenas noticias: no estás solo. Así es como funcionamos los humanos. En su libro Predictably Irrational: The Hidden Forces That Shape Our Decisions (Predeciblemente irracional: las fuerzas ocultas que moldean nuestras decisiones), el profesor Dan Ariely señala que, contrariamente a los supuestos económicos estándar sobre la prevalencia de la racionalidad en las decisiones relacionadas con el dinero, las personas son mucho menos racionales cuando se trata de decisiones financieras.

El investigador explica que, al tomar decisiones basadas en el dinero, las personas son susceptibles a diferentes influencias de su entorno, a la falta de visión y a emociones irrelevantes. Digamos que para su próximo evento, tiene que elegir entre dos servicios de catering. El primero ofrece una calidad y unos estándares más altos que el segundo, y usted lo sabe. El paquete de catering que desea para el evento incluye refrescos, fruta y bocadillos. Los precios son los mismos para ambas empresas, pero la segunda (con una calidad y unos estándares más bajos) proporciona la fruta gratis.

Los resultados de la investigación de Dan Ariely muestran que, aunque pagues la misma cantidad de dinero por ambos proveedores, es más probable que compres en la segunda empresa debido a la opción de fruta gratis. Como destaca Ariely, "FREE! nos da tal carga emocional que percibimos lo que se ofrece como inmensamente más valioso de lo que realmente es".

¿Los resultados? Pagaste la misma cantidad de dinero, pero contrataste deliberadamente una empresa de catering con estándares más bajos.

Consejo de EventProf: Es bastante difícil seguir y darse cuenta de la falacia de estas pequeñas decisiones financieras. Antes de tomar una decisión, anota todos los pros y contras de cada servicio o producto. De esta manera, podrás visualizar mejor lo que tienes para ganar o perder. No tengas prisa y date tiempo para evaluar cada paso.

Error n.° 2: estás dispuesto a pagar más dinero por servicios o productos malos

Suena loco, ¿verdad? Pero la verdad es que tus decisiones financieras a menudo te harán perder dinero sin que te des cuenta. Según Daniel Kahneman, un famoso psicólogo y ganador del Premio Nobel de Economía en 2002, "la decisión de invertir recursos adicionales en una cuenta perdedora, cuando hay mejores inversiones disponibles, se conoce como la falacia del costo hundido, un costoso error que se observa en decisiones grandes y pequeñas".

En otras palabras, la falacia del costo hundido es responsable de su ceguera cuando se trata de inversiones adicionales en productos que no funcionan. Por ejemplo, digamos que pagó mucho dinero por un software de gestión de eventos que, en lugar de ayudarlo a resolver problemas logísticos, parece ser inútil. Debido a su inversión y entusiasmo inicial en el uso de este producto, estaría dispuesto a pagar incluso más dinero para obtener una versión más avanzada del software, pensando que se ajustará mejor a sus necesidades. Como señala Erik Sherman en su artículo de Inc.com, "a nadie le gusta haber tirado dinero a la basura, por lo que piensa que si simplemente gasta un poco más, puede recuperar el gasto anterior. Con demasiada frecuencia, eso conduce a la situación llamada tirar dinero bueno tras el malo".

Consejo de EventProf: Cuando algo por lo que pagaste no funciona, no intentes "salvarlo" invirtiendo aún más dinero en una versión mejorada o avanzada. Sé consciente de tus decisiones y establece un protocolo estricto en relación con los productos o servicios para eventos que no brindan los resultados esperados.

Error n.° 3. Tienes una mentalidad optimista sobre los gastos

Siempre es bueno ser positivo sobre los resultados que se obtendrán al planificar un evento, pero esto podría ser contraproducente cuando se trate de su presupuesto. Según Daniel Kahneman, las personas que son demasiado optimistas al planificar el presupuesto de un proyecto "terminan pagando mucho más de lo que pagarían si hubieran elaborado un plan realista y se hubieran ceñido a él".

Kahneman sugiere que "los errores en el presupuesto inicial no siempre son inocentes. Los autores de planes poco realistas suelen estar impulsados por el deseo de conseguir la aprobación del plan, ya sea por parte de sus superiores o de un cliente, respaldados por el conocimiento de que los proyectos rara vez se abandonan sin terminar simplemente por excesos en los costos o en los plazos de finalización". ¿Y usted? ¿Siente la necesidad de complacer a sus clientes presentando un presupuesto de evento erróneo? ¿Está minimizando inconscientemente los costos de la planificación del evento, mostrando un optimismo injustificado? Tal vez debería revisar el presupuesto del evento y ajustar los gastos bajos a una previsión más realista.

Consejo de EventProf: Analiza los contrastes. Después de redactar la primera versión del presupuesto, revísala y aplica una mentalidad negativa aumentando los gastos. A continuación, comprueba la versión "optimista" y la "pesimista" del presupuesto. Posteriormente, encuentra el equilibrio entre las dos y ajusta los gastos a un plan más realista (ni demasiado optimista ni demasiado pesimista). De esta forma, elaborarás un presupuesto de eventos fiable, protegiendo a tus clientes de grandes sorpresas.

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Al planificar el presupuesto para su próximo evento, tenga en cuenta que los errores reales que cometerá no están relacionados con sus habilidades matemáticas o informáticas. Cuando se trata de dinero y presupuestos, sea especialmente cauteloso con el razonamiento que utiliza para tomar decisiones. Esté preparado para fallar y busque soluciones rápidas. Verifique todo dos veces y analice cuidadosamente los pros y los contras de cada opción que elija. Además, mantenga una mentalidad más realista, que le permitirá estar menos influenciado por emociones irrelevantes y factores externos. Y, por supuesto, utilice nuestro software gratuito de presupuestos para eventos. ¡Buena suerte!

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"Be realistic!" "Create a detailed Excel spreadsheet!" "Be clear about your goals!" These are just a few of the tips event managers receive when planning their event budget.

Many of you have probably spent countless hours designing colorful Excel spreadsheets, figuring out the concepts per column, and trying to remember all the suppliers and services you’ll have to pay for. But no matter how many times you double-checked your list, there's always something you forgot, a number you miscalculated, or an expense you didn't foresee.

Well, guess what? Although multiple experts and blogs encourage you to follow their steps, promising flawless results, you'll always run the risk of setting up an erroneous budget. So before learning how to use Excel or complex mathematical formulas to calculate your event's costs and expenses, let's understand the most common budget mistakes you may be making.

Mistake #1. You trust your reasoning way too much

Bad news: you suck at making rational decisions involving money. Good news: you're not alone. That's how we humans work. In his book Predictably Irrational: The Hidden Forces That Shape Our Decisions, professor Dan Ariely notes that contrary to standard economics assumptions about the prevalence of rationality in money-related choices, people are far less rational when it comes to financial decisions.

The researcher explains that while making money-based choices, people are susceptible to different influences from their environment, shortsightedness, and irrelevant emotions. Let's say that for your next event, you have to choose between two catering services. The first one provides higher quality and standards than the second one, and you know this. The catering package you want for the event includes refreshments, fruit, and sandwiches. The prices are the same for the both companies, yet the second one (with lower quality and standards) provides the fruit for free.

Dan Ariely's investigation results show that although you'll pay the same amount of money for both caterers, you are more likely to buy from the second company because of the free fruit option. As Ariely highlights, "FREE! gives us such an emotional charge that we perceive what is being offered as immensely more valuable than it really is."

The results? You paid the same amount of money, but intentionally used a catering company with lower standards.

EventProf Tip: It's quite difficult to track and realize the fallacy in these small financial decisions. Before making a decision, write down all the pros and cons of each service or product. This way, you’ll be able to better visualize what you have to gain or lose. Don’t be in a rush, and give yourself time to evaluate each step.

Mistake #2. You are willing to pay more money for bad services or products

Sounds crazy, right? But the truth is that your financial decisions will often make you lose money without you even realizing it. According to Daniel Kahneman, a famous psychologist and winner of the 2002 Nobel Memorial Prize in Economic Sciences, "The decision to invest additional resources in a losing account, when better investments are available, is known as the sunk-cost fallacy, a costly mistake that is observed in decisions large and small."

In other words, sunk-cost fallacy is responsible for your blindness when it comes to additional investment in products that don’t work. For example, let’s say that you paid big money for event management software that, instead of helping you solve logistic problems, appears to be useless. Because of your investment and initial enthusiasm in using this product, you’d be willing to pay even more money to get a more advanced version of the software, thinking that it will be a better fit for your needs. As Erik Sherman notes in his Inc.com article, "no one likes having thrown money away, so you think if you just spend a little more, you can salvage the previous expense. All too often, that leads to the situation called throwing good money after bad."

EventProf Tip: Whenever something you paid for doesn’t work, don’t try to "save it" by pouring even more money into an upgraded or advanced version. Be conscious about your decisions and establish a strict protocol related to event products or services that fail to deliver the expected outcomes.

Mistake #3. You have an optimistic mindset about the expenses

It's always good to be positive about the results you’ll achieve when planning an event, yet this could backfire when it comes to your budget. According to Daniel Kahneman, people who are too optimistic when planning a project’s budget "end up paying much more than they would if they had made a realistic plan and stuck to it."

Kahneman suggests, "Errors in the initial budget are not always innocent. The authors of unrealistic plans are often driven by the desire to get the plan approved - whether by their superiors or by a client - supported by the knowledge that projects are rarely abandoned unfinished merely because of overruns in costs or completion times." How about you? Do you feel the urge to please your clients by presenting an erroneous event budget? Are you unconsciously minimizing the costs of the event planning, showing an unjustified optimism? Maybe you should review the event budget and adjust the low expenses to a more realistic forecast.

EventProf Tip: Analyze the contrasts. After you draft the first version of the budget, take a look at it and apply a negative mindset by increasing the expenses. Then, check the 'optimistic' and 'pessimistic' version of the budget. Subsequently, find the balance between the two and adjust the expenses to a more realistic plan (neither overly optimistic nor pessimistic). This way, you’ll craft a reliable event budget, protecting your clients from big surprises.

Wrap up

While planning the budget for your next event, know that the real mistakes you’ll make aren’t related to your mathematical or computer skills. When it comes to money and budgeting, be extra cautious of your decision-making rationale. Be prepared to fail and find quick solutions. Double-check everything and carefully analyse the pros and cons of each choice you’ll make. Moreover, maintain a more realistic mindset, which will allow you to be less influenced by irrelevant emotions and external factors. And of course, use our free event budget software. Good luck!

Fuente: Photo: Unsplash - Alexander Grey

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