En el competitivo panorama de eventos actual, conseguir los patrocinios adecuados es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de los eventos. Dado que el patrocinio de eventos impulsa la participación de la marca entre la mayoría de los consumidores, crear paquetes de patrocinio atractivos no es solo algo deseable, sino una necesidad.
Sin embargo, a medida que los presupuestos se ajustan y el dinero de los patrocinadores se vuelve más escaso, los organizadores de eventos deben ser más estratégicos que nunca al diseñar paquetes de patrocinio que atraigan a los socios adecuados y al mismo tiempo brinden valor a todas las partes involucradas.
En esta guía, lo guiaremos a través de los pasos esenciales para crear paquetes de patrocinio que se destaquen, se alineen con los objetivos del patrocinador y mejoren la experiencia general del evento.
Comprender los paquetes de patrocinio de eventos
Antes de sumergirnos en el proceso de creación, es fundamental entender qué implica un paquete de patrocinio de eventos. En pocas palabras, un paquete de patrocinio es un contrato mutuamente beneficioso entre un organizador de eventos y un patrocinador, en el que el patrocinador proporciona apoyo financiero o en especie a cambio de oportunidades de promoción y visibilidad de marca en el evento.
Estos paquetes no consisten simplemente en colocar un logotipo en un folleto de un evento; son ofertas cuidadosamente diseñadas que ofrecen un retorno de la inversión medible para los patrocinadores y, al mismo tiempo, mejoran la experiencia de los asistentes. Los mejores paquetes de patrocinio brindan valor al patrocinador, al organizador del evento y a los asistentes: una verdadera situación en la que todos ganan.
Elementos clave de un paquete de patrocinio exitoso
Al elaborar sus paquetes de patrocinio, tenga en cuenta estos elementos clave que todo paquete debe incluir:
- Información detallada sobre su organización y evento : esto incluye su misión, objetivos y el propósito del evento, junto con detalles logísticos como el cronograma del evento, la asistencia esperada y la demografía de la audiencia.
Niveles de patrocinio claros u opciones de personalización : según su enfoque, puede ofrecer paquetes escalonados (por ejemplo, Bronce, Plata, Oro, Platino) u opciones a la carta que permitan a los patrocinadores elegir según sus necesidades y presupuesto específicos.
Beneficios definidos y ROI : los patrocinadores quieren saber qué obtendrán a cambio de su inversión. Esto podría incluir visibilidad de marca, generación de oportunidades de negocio, oportunidades de dar charlas y más. Asegúrese de describir estos beneficios claramente en su paquete.
Historias de éxito y testimonios pasados : comparta historias de éxito y testimonios de patrocinadores anteriores para mostrar a los patrocinadores potenciales los beneficios tangibles de asociarse con usted.
Atractivo visual y presentación profesional : asegúrese de que su paquete de patrocinio sea visualmente atractivo y fácil de entender. Esto ayuda a transmitir profesionalismo y puede causar una buena primera impresión.
Guía paso a paso para crear paquetes de patrocinio de eventos
Paso 1: Comience con una investigación exhaustiva
Una investigación exhaustiva es la base de cualquier paquete de patrocinio exitoso. Comience por analizar eventos pasados para identificar qué funcionó bien y qué no en acuerdos de patrocinio anteriores. Esto puede ayudarlo a refinar su enfoque y desarrollar estrategias exitosas.
A continuación, identifique los puntos de venta exclusivos de su evento. ¿Qué es lo que distingue a su evento de los demás? ¿La calidad de los asistentes, el contenido exclusivo o las oportunidades de establecer contactos? Resalte estos puntos en su paquete para que su evento sea más atractivo para los patrocinadores.
Además, recopile información sobre la audiencia a través de encuestas, análisis de redes sociales y comentarios de los asistentes. Comprender la demografía y las preferencias de su audiencia lo ayudará a adaptar sus paquetes de patrocinio a las necesidades y los objetivos de los patrocinadores potenciales.
Por último, investigue los eventos de sus competidores. Comprender qué ofrecen eventos similares puede ayudarlo a diferenciar sus paquetes y ofrecer algo único.
Paso 2: Comprender qué necesitan los patrocinadores
Para crear un paquete que tenga repercusión, debe comprender qué buscan lograr sus patrocinadores potenciales. Comuníquese directamente con ellos para conocer sus objetivos, ya sea la exposición de la marca, la generación de oportunidades de venta o la demostración de responsabilidad social corporativa (RSC).
Adapte sus paquetes de patrocinio para satisfacer estas necesidades específicas. Por ejemplo, si un patrocinador se centra en la exposición de la marca, puede ofrecerle un lugar destacado del logotipo, oportunidades para dar charlas o áreas para eventos con la marca.
Paso 3: Diseña paquetes flexibles y atractivos
No todos los patrocinadores son iguales, por lo que tus paquetes tampoco deberían serlo. Ofrece una variedad de opciones que se adapten a diferentes presupuestos y objetivos:
Niveles de patrocinio escalonados : proporcione múltiples niveles de patrocinio, como Bronce, Plata, Oro y Platino. Cada nivel debe ofrecer beneficios crecientes, lo que permite a los patrocinadores elegir el paquete que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto.
Paquetes personalizados y a medida : considere ofrecer opciones a la carta donde los patrocinadores puedan crear sus propios paquetes. Esta flexibilidad puede resultar atractiva para patrocinadores con objetivos específicos que quizás no encajen en un nivel predefinido.
Ideas innovadoras de patrocinio : piense de manera innovadora con paquetes que incluyan experiencias u oportunidades únicas, como patrocinar una sesión de bienestar, una instalación de arte interactiva o un salón de networking virtual.
¿Cómo fijan el precio de sus paquetes de patrocinio?
Fijar el precio de los paquetes de patrocinio puede ser una tarea compleja, pero si sigue un enfoque estructurado, podrá llegar a un precio justo y competitivo que refleje el valor que ofrece a los patrocinadores. A continuación, le presentamos una guía paso a paso sobre cómo calcular el precio de sus paquetes de patrocinio:
1. Determinar el valor total del paquete de patrocinio
Calcule el costo de los beneficios que ofrece : comience enumerando todos los beneficios que ofrece en cada paquete de patrocinio (por ejemplo, ubicación de logotipo, oportunidades para hablar, materiales de marca, etc.). Calcule el costo de brindar cada uno de estos beneficios. Esto incluye los costos directos (como la impresión de pancartas) y los costos indirectos (como el tiempo del personal).
Calcula el alcance y la interacción totales del evento : determina la cantidad total de personas expuestas a la marca del patrocinador a través de tu evento, incluidos los asistentes, los espectadores en línea y el alcance en las redes sociales. Utiliza los estándares de la industria para asignar un valor monetario a esta exposición. Por ejemplo, si una publicación en las redes sociales suele tener un valor de $50 por cada 1000 impresiones y tú calculas 10 000 impresiones, ese beneficio se valoraría en $500.
Incluya beneficios de valor agregado : considere los beneficios intangibles, como la asociación con un evento de prestigio, las oportunidades de establecer contactos y la alineación de la marca con su audiencia. Si bien son más difíciles de cuantificar, estos pueden justificar precios más altos. Asígneles un valor en función de lo que se haya obtenido en el mercado con patrocinios similares.
2. Calcular el coste por impresión (CPI)
Estimar impresiones totales : calcule la cantidad de impresiones o interacciones que recibirá el patrocinador a través de todos los canales del evento (evento en vivo, transmisiones en línea, redes sociales, ...).
Determinar el margen de beneficio deseado : Decide un margen de beneficio razonable que se aplicará además del costo. Por ejemplo, si los costos de proporcionar el paquete de patrocinio son $5000 y quieres un margen de beneficio del 50 %, deberás agregar $2500, lo que hace que el precio base sea $7500.
Ajuste a las tarifas del mercado : compare el IPC calculado y el costo total del paquete con lo que cobran eventos similares. Ajuste sus precios hacia arriba o hacia abajo para seguir siendo competitivo y, al mismo tiempo, cubrir sus costos y margen de ganancia.
3. Considere el ROI esperado del patrocinador
Anticipe el potencial de ingresos del patrocinador : estime cuántos ingresos podría generar el patrocinador a partir del patrocinio. Por ejemplo, si un patrocinador espera obtener 100 nuevos clientes potenciales a partir del evento y cada cliente potencial vale $1000, eso representa un potencial de ingresos de $100 000. Los patrocinadores podrían estar dispuestos a pagar entre el 10 y el 20 % de esos ingresos potenciales, lo que sugiere un precio de patrocinio de entre $10 000 y $20 000.
Calcule el punto de equilibrio para los patrocinadores : calcule cuántas ventas o conversiones necesitaría el patrocinador para recuperar su inversión. Asegúrese de que su precio le permita al patrocinador ver un camino claro hacia el retorno de la inversión, lo que hace que su paquete sea más atractivo.
4. Revisar y ajustar anualmente
Pruebe el mercado : al principio, puede fijar un precio ligeramente más bajo para sus paquetes para evaluar el interés del mercado y ajustarlo en función de los comentarios de los patrocinadores. Con el tiempo, refine su estrategia de precios a medida que reúna datos sobre lo que los patrocinadores están dispuestos a pagar.
Revise el rendimiento del paquete : después del evento, revise el rendimiento de cada paquete en relación con la satisfacción del patrocinador y sus objetivos financieros. Utilice estos datos para ajustar los precios futuros.
Manténgase competitivo : monitoree continuamente el mercado y ajuste sus precios para seguir siendo competitivo y en línea con las tendencias de la industria.
Al considerar cuidadosamente estos factores y realizar estos cálculos, puede establecer precios para sus paquetes de patrocinio que sean justos para el patrocinador y rentables para su evento.
Cómo presentar y vender paquetes de patrocinio para su evento o festival
Presentar con éxito sus paquetes de patrocinio es fundamental para conseguir patrocinadores que se alineen con los objetivos de su evento. Una presentación bien elaborada puede diferenciar su evento en un mercado competitivo, lo que facilitará la atracción de los patrocinadores adecuados. A continuación, se incluye una guía paso a paso sobre cómo presentar paquetes de patrocinio de manera eficaz:
1. Investiga a tus posibles patrocinadores
Antes de comenzar a elaborar su propuesta, es fundamental conocer los antecedentes del patrocinador específico. Repita el proceso para cada empresa a la que vaya a presentar su propuesta.
Comprenda sus objetivos comerciales : investigue los objetivos de la empresa, el mercado objetivo y los patrocinios anteriores. Comprenda qué pretenden lograr con sus inversiones en marketing y patrocinio. Esto puede incluir el conocimiento de la marca, la generación de oportunidades de venta, la responsabilidad social corporativa (RSC) o la entrada a nuevos mercados.
Identificar puntos en común : determina cómo la audiencia y los objetivos de tu evento se alinean con los objetivos del patrocinador. Esta alineación es fundamental para que tu propuesta sea convincente. Si una empresa de tecnología busca ingresar a nuevos mercados, destaca cómo la demografía de tu evento coincide con su audiencia objetivo.
2. Elabora una propuesta de valor convincente
Su presentación debe articular claramente el valor único que su evento ofrece a los patrocinadores potenciales:
Resalte la audiencia : detalle los datos demográficos, los intereses y los comportamientos de los asistentes a su evento. Incluya datos específicos como edad, género, industria y puestos de trabajo y cómo se alinean con el mercado objetivo del patrocinador. Por ejemplo, si su evento atrae a ejecutivos de alto nivel, esta podría ser una excelente oportunidad para los patrocinadores B2B.
Muestra el potencial de retorno de la inversión : los patrocinadores quieren saber qué beneficios obtendrán. Incluye métricas de eventos anteriores, como números de asistencia, participación en redes sociales y estadísticas de generación de oportunidades de venta. Usa estos datos para proyectar los resultados potenciales para el patrocinador. Podrías decir: "El evento del año pasado generó 2000 oportunidades de venta calificadas para nuestros patrocinadores, con una tasa de participación promedio del 25 %".
Personalice su discurso : personalice su discurso para cada patrocinador potencial. Utilice su lenguaje y aborde sus objetivos específicos. Por ejemplo, si un patrocinador se centra en la generación de oportunidades de negocio, haga hincapié en las oportunidades de networking de su evento y en cómo el paquete de patrocinio facilita la interacción directa con los asistentes.
3. Desarrolle una presentación de patrocinio profesional
Una presentación de patrocinio bien diseñada puede tener un fuerte impacto visual:
Estructura la presentación : comienza con una introducción a tu evento, seguida de una descripción general de tu audiencia, oportunidades de patrocinio y precios. Termina con un llamado a la acción claro. Mantén el contenido conciso y enfocado.
Utilice elementos visuales : incorpore imágenes, infografías y gráficos de alta calidad para que los datos sean más fáciles de digerir. Los elementos visuales ayudan a transmitir el impacto potencial del patrocinio de manera más eficaz que el texto solo.
Incluya testimonios y casos prácticos : si los patrocinadores anteriores tuvieron una experiencia exitosa, incluya sus testimonios o casos prácticos. Esto le suma credibilidad a su presentación y demuestra que su evento puede cumplir con sus promesas.
4. Personalice el enfoque
La personalización es clave para un discurso exitoso:
Comunicación directa : organice reuniones personales o videollamadas con posibles patrocinadores siempre que sea posible. Un enfoque personalizado demuestra que valora la asociación y se ha tomado el tiempo para comprender sus necesidades.
Adapte la presentación : durante la reunión, céntrese en los aspectos del paquete de patrocinio que se alineen estrechamente con los objetivos del patrocinador. Por ejemplo, si el patrocinador desea visibilidad de marca, haga hincapié en oportunidades como la imagen de marca en el escenario, los banners en aplicaciones de eventos o las sesiones patrocinadas.
Entable un diálogo : fomente las preguntas y los debates durante su presentación. Esta interacción le permitirá abordar las inquietudes y refinar su oferta para satisfacer mejor las necesidades del patrocinador. También demuestra su flexibilidad y su disposición a colaborar.
5. Realizar un seguimiento estratégico
Después del discurso inicial, el seguimiento es crucial:
Envíe un correo electrónico de seguimiento personalizado : en un plazo de 24 a 48 horas, envíe un correo electrónico de seguimiento agradeciendo al patrocinador por su tiempo y reiterando los puntos clave de la reunión. Incluya un enlace a la presentación del patrocinador y cualquier información adicional que haya solicitado.
Abordar cualquier inquietud : si el patrocinador tiene inquietudes específicas o necesita más información, abórdelas en el seguimiento. Ofrecer soluciones o datos adicionales puede ayudar a que la conversación siga avanzando.
Mantenga la comunicación abierta : si el patrocinador no está listo para comprometerse, manténgalo comprometido compartiendo actualizaciones sobre el evento, cambios en las oportunidades de patrocinio o descuentos anticipados.
6. Negociar y cerrar el trato
Por último, prepárese para negociar:
Sea flexible con las condiciones : los patrocinadores pueden solicitar modificaciones al paquete de patrocinio, como diferentes condiciones de pago, beneficios adicionales u oportunidades de marca personalizadas. Si estas solicitudes se alinean con los objetivos y el presupuesto de su evento, sea receptivo a ellas.
Crear un sentido de urgencia : resalte la disponibilidad limitada de paquetes de primer nivel o descuentos por reserva anticipada para alentar a los patrocinadores a comprometerse lo antes posible.
Finalizar con un contrato : una vez que ambas partes estén de acuerdo con los términos, redacte un acuerdo de patrocinio detallado que describa todos los aspectos del acuerdo. Asegúrese de que incluya los resultados, los plazos y las condiciones de pago.
La presentación de paquetes de patrocinio requiere una preparación cuidadosa, personalización y seguimiento. Si comprende los objetivos de sus posibles patrocinadores, elabora una propuesta de valor convincente y mantiene una comunicación clara y coherente, podrá conseguir los patrocinadores adecuados para su evento. Con el enfoque adecuado, su presentación de patrocinio atraerá patrocinadores y creará asociaciones duraderas que beneficiarán a ambas partes.
Reflexiones finales: cómo construir relaciones a largo plazo con los patrocinadores
Crear el paquete de patrocinio perfecto es solo el comienzo. Para mantener y hacer crecer estas relaciones, realice un seguimiento con informes detallados de retorno de la inversión, recopile comentarios y ofrezca incentivos de renovación anticipada. Si fomenta continuamente sus relaciones con los patrocinadores, le resultará más fácil conseguir patrocinios para eventos futuros.
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