La mayoría de la gente ahora está de acuerdo: un evento híbrido en realidad consta de 2 eventos separados: un evento en vivo y otro en línea. Sin embargo, para muchos profesionales de eventos, esta "dicotomía" comienza con el diseño y la producción de programas. Pero si solo entonces comienza a pensar en varios grupos objetivo, ya se ha saltado los pasos. ¿Dónde está el punto ciego en los eventos híbridos?
Momice tiene la respuesta y escribió una publicación de blog muy interesante sobre las trampas de organizar eventos híbridos. Estamos felices de compartirlo contigo:
¿Quién va a dónde? ¡Esto es pura gestión de relaciones!
¿Quién puede asistir en vivo? ¿Y a quién quieres invitar a la parte online? Estar presente en directo puede ofrecer un valor añadido. Echemos un vistazo a los lanzamientos de productos de Apple. Siempre han sido híbridos para corona. Se invitó a periodistas de largo alcance y embajadores importantes a asistir en vivo y ver los nuevos productos después. ¿La estrategia detrás de esto? La exclusividad conduce a un gran valor de relaciones públicas. Además, todos los fanáticos y clientes potenciales son retenidos porque pueden ver en vivo.
TED también ha estado usando una variante híbrida durante años. Aunque todavía hay algo que ganar en cuanto a interacción y experiencia online, siempre han conseguido generar exclusividad. La estrategia detrás de esto se basa en una audiencia sustantiva fuerte y, por lo tanto, una red interesante como el valor agregado más importante para la participación en vivo. El resultado: a la gente le encanta pagar algunos miles de euros por una entrada.
En resumen: la estrategia (de red) de su organización está liderando la elección del grupo objetivo de un evento híbrido. El público objetivo principal obtendrá 'lo mejor de la cosecha' en el evento en vivo, mientras que otros pueden ver o participar en la sección en línea. ¿Qué hay de tus eventos?
Compruébelo usted mismo:
- ¿Existe una estrategia de red en su organización?
- ¿Están claras de antemano las (diferencias en) los grupos destinatarios?
- ¿Determina de antemano quién puede estar presente o no en vivo?
- ¿O el invitado puede elegir a sí mismo?
- ¿Cuántos lugares tienes disponibles en ambos eventos?
- ¿Se permite a los participantes traer a alguien (en vivo / en línea)?
- ¿Usan boletos y / o precios diferentes para ambas partes?
- ¿Quién en su organización es el punto de contacto para los dos grupos destinatarios?
Un objetivo no es suficiente
¿Se establecen objetivos claros para los eventos dentro de su organización? ¿Y se formula un objetivo para un evento híbrido? ¿O divide esto en dos objetivos separados: en vivo y en línea? Cuando utiliza diferentes grupos objetivo, es lógico que los objetivos también difieran.
Cada grupo objetivo tiene sus propias necesidades y obstáculos. Puede tener esto en cuenta en la comunicación (lea más sobre esto más adelante en este artículo), pero también en la elección del formato y diseño de su programa.
Formatos híbridos
Durante el año pasado, hemos aprendido mucho sobre los formatos que funcionan bien en línea. ¿Pero esos formatos también funcionan para su audiencia en la sala? Quizás un programa de entrevistas no sea tan atractivo para su audiencia en vivo.
Los eventos con un elemento claro, como la presentación de un producto, se pueden utilizar perfectamente para ambos grupos objetivo. Pero si tienes un programa más largo o más complejo, puedes mejorar enormemente la experiencia alternando diferentes formatos cortos. A esto se le llama formato de revista. Piense en oradores en el escenario, videos, paneles de discusión, etc. Siempre considere lo que el espectador verá en la pantalla, pero no pierda de vista la 'decoración' de la sala.
También trate de imaginar cómo los espectadores en línea participan en sus eventos híbridos. ¿Miran su computadora portátil en el medio? ¿O junto con compañeros? Se organizan fiestas de espectadores para algunos eventos: grupos pequeños ven juntos la (parte plenaria) del evento en línea. Como organizador, también puede estimular la organización de fiestas de espectadores (por ejemplo, en la invitación o en el sitio web del evento).
Programa híbrido
Una vez que haya establecido su (s) formato (s), puede comenzar a diseñar el programa. Ya se ha escrito mucho sobre esto, por eso hemos visualizado un posible programa híbrido con los diferentes grupos destinatarios:
Como puede ver, solo algunas partes son iguales para ambos grupos objetivo. Todos los bloques de colores claros indican qué partes difieren y para qué se debe crear un programa y un script separados.
Interacción colaborativa
Como puede ver en la imagen de arriba, enfoca la interacción de la audiencia en ambas audiencias. Piense detenidamente en cómo desea utilizar la interacción. ¿Los participantes de la audiencia también pueden votar en las mismas encuestas? O desea mostrar la diferencia en la pantalla (por lo tanto, dos grupos objetivo diferentes). ¿Y qué herramientas usas para esto?
Recuerde, la interacción con la audiencia no es un 'truco' que solo agrega al final, sino una parte esencial que debe integrarse y diseñarse desde el principio.
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El punto ciego: registro y comunicación
La invitación es el primer punto de contacto con su (s) grupo (s) objetivo. Para asegurarse de hacer la promesa correcta a las personas adecuadas, es esencial que el programa y el contenido estén establecidos antes de enviar la invitación.
Pregúntate a ti mismo las siguientes preguntas:
- ¿Cómo divide el registro y la comunicación de su grupo objetivo? ¿Con diferentes entradas, una pregunta en el formulario o 2 eventos diferentes su software de eventos?
- ¿Pueden los huéspedes elegir en qué se inscriben?
- ¿Qué sucede con el registro de un participante en vivo que todavía quiere participar en línea o viceversa?
- ¿Cómo manejas la lista de invitados? ¿Lo abres a todos los participantes? ¿O solo para una audiencia en vivo?
- ¿Cómo se manejan las inscripciones en talleres o escapes? ¿Y cómo obtienen los participantes en línea los enlaces correctos?
- ¿Hay un número máximo de participantes para 1 de las 2 partes? ¿Está configurando una lista de reserva?
- ¿Cómo se asegura la comunicación y las actualizaciones correctas para ambos grupos destinatarios?
Como puede ver, la comunicación con un evento híbrido puede volverse bastante compleja. ¡Un buen software y herramientas son indispensables en este proceso!
Datos y evaluación: ¿separados o separados?
¿Cómo determina el éxito del evento después? Debería haber establecido objetivos para la parte en vivo y en línea. ¿Evalúa todo a la vez? ¿O divide la evaluación en dos partes? ¿Qué datos están disponibles para ambas evaluaciones? ¿Y cómo recolectas estos? El software adecuado puede ayudarlo a recopilar:
- NPS (puntaje neto del promotor)
- Evento de calificación promedio
- Comentarios de la encuesta de eventos abiertos
- Resultados de encuestas
- Datos del espectador
- Mostrar y no presentarse en la parte en vivo
- Participación en el taller (en vivo y en línea)
Estas herramientas y técnica son esenciales
Ahora que sabe dónde está el punto ciego al organizar un evento híbrido, también puede estimar mejor qué plataformas o software necesita para permitir que ambos grupos objetivo participen sin esfuerzo. Enumeramos algunas cosas que no puede ignorar:
- Software de registro (correos, entradas, sitio web, página de transmisión en vivo)
- Herramienta de transmisión en vivo (para proporcionarla usted mismo o mediante un socio de transmisión en vivo)
- Herramientas de interacción (encuestas, chats)
- Plataforma para rupturas en línea (incluida la orientación para la próxima sesión)
- Herramientas de evaluación (encuesta de eventos, datos de espectadores, registro y salida en línea y fuera de línea)
En resumen : necesita herramientas profesionales para garantizar una participación fluida de ambos grupos destinatarios. Para un evento híbrido, se debe pensar detenidamente cada paso con mucha precisión y, sin un software de eventos profesional, es muy probable que se convierta en un gran caos. Por lo tanto, es realmente importante pensar de antemano en los pasos correctos y las herramientas asociadas.
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