No es ningún secreto que los eventos en línea son de alguna manera más fáciles de ejecutar que los físicos. Después de todo, no es necesario que establezca un lugar, busque un servicio de catering, controle el flujo de asistentes o gestione las pausas para el café. Pero los eventos en línea vienen con sus propios desafíos.
- ¿Cómo organizas tus ponentes cuando tienes sesiones online simultáneas?
- ¿Cómo gestiona las operaciones entre bastidores?
- ¿Cómo da la bienvenida virtualmente a sus nuevos oradores que están esperando que comiencen sus sesiones?
- ¿Y qué hace cuando, además de las sesiones de conocimientos, también ofrece entretenimiento y contactos en línea?
Para averiguar todos estos detalles, necesita una guía minuto a minuto, que es básicamente una lista de las actividades que ha incluido en el programa del evento, junto con los requisitos técnicos específicos y los detalles que debe considerar para cada una. . Este documento le ayudará a organizar el trabajo de su equipo y a saber exactamente qué está sucediendo durante cada minuto de todo el evento.
La guía funciona independientemente del formato de su evento en línea. Ya sea que su evento tenga sesiones en línea simultáneas o sesiones individuales una tras otra, una guía minuto a minuto lo ayudará a prepararse para su evento y reducir el nivel de incertidumbre. Puede crear esta guía para su próximo evento en solo unos sencillos pasos:
Paso 1: cree una hoja de llamadas para todas las sesiones del evento
Su guía minuto a minuto no tiene por qué ser sofisticada. Puede crear una hoja de llamadas y compartirla con el resto de su equipo con las herramientas de planificación gratuitas de eventplanner.net . Agregue todas las actividades del evento, junto con la hora de inicio y finalización de cada una.
Paso 2: asigne a ciertas personas para que estén tanto entre bastidores como en el escenario para cada sesión
Dado que realizará un evento en línea, querrá encontrar una plataforma de transmisión. Sin embargo, para administrar la plataforma, necesitará que alguien esté a cargo del backstage. Esta persona puede ser alguien de su equipo que sepa cómo administrar la herramienta de transmisión. Esta persona estará al acecho en la parte de atrás sin ser vista por los asistentes, lanzando el video en el escenario virtual, cambiando de pantalla, compartiendo presentaciones, etc.
También necesitará un moderador que estará presente en el escenario. Él o ella continuará la sesión, interactuando con los oradores, haciéndoles preguntas y clasificando y leyendo los comentarios de las personas. Estas son las personas que se reunirán y darán la bienvenida a los oradores entre bastidores antes de que comience la sesión. Si va a ejecutar sesión tras sesión sin un descanso entre ellas, necesitará áreas separadas entre bastidores.
Tenga en cuenta que necesitará dos personas por backstage (la persona responsable de los detalles técnicos y el moderador) para conocer y saludar a sus oradores. Así que eso es algo que tendrá que discutir y agregar a su guía minuto a minuto.
Paso 3: enumere las acciones que deberá realizar antes y después de cada sesión
¿Ejecutará un video antes de cada sesión? ¿Mostrarás una diapositiva con lo que sigue después de cada sesión? ¿Lanzarás una lista de reproducción durante el descanso entre sesiones? Querrá identificar todas estas acciones, agregarlas a su guía minuto a minuto y construir todos los activos necesarios para administrar con éxito las sesiones.
Paso 4: Anote las características técnicas de cada sesión.
Los eventos en línea son bastante complejos, especialmente si desea agregar diferentes elementos profesionales. Por ejemplo, en algunos casos, es posible que desee proporcionar traducciones simultáneas a sus diferentes sesiones de conocimiento. Tal vez desee lanzar encuestas en vivo durante una conversación de mesa redonda en línea. O bien, es probable que tenga una sesión con varios oradores y cada uno quiera compartir su presentación. En cualquier caso, deberá enumerar todos los elementos técnicos que acompañan a cada sesión e incluirlos en su guía. Aparte de eso, deberá identificar las acciones que debe tomar para asegurarse de que se cumplan todos los requisitos técnicos durante el evento.
Paso 5: Incluya los números de teléfono relevantes de las partes interesadas de su evento
Finalmente, los eventos en línea pueden ser tan impredecibles como los eventos físicos. Por ejemplo, algunos de sus altavoces pueden tener problemas de conectividad, lo que provoca un sonido deficiente o desconexión. O puede que no aparezca un moderador, o puede haber problemas con una de las áreas detrás del escenario y necesita encontrar rápidamente a la persona que maneja los detalles técnicos para resolver el problema. Para evitar situaciones estresantes, siempre es mejor tener los números de teléfono de todos los involucrados en el evento en su guía.
Resumen
Como puede ver, crear una guía minuto a minuto no es un misterio. Sin embargo, es mejor tener uno para saber exactamente cómo ejecutar el evento y reducir cualquier incertidumbre. Comience por crear una hoja de llamadas simple que luego pueda compartir con el equipo. Agregue todas las sesiones que ha preparado, junto con las horas de inicio y finalización. No olvide enumerar todas las personas que participarán en la sesión (incluidos los miembros del equipo) y sus números de teléfono.
Asegúrese de asignar personas para que sean responsables tanto del backstage como del escenario virtual, y distribuya sus tareas en consecuencia según el formato del evento. Asegúrese de agregar las acciones que necesita realizar antes de comenzar y después de finalizar cada sesión. Por último, no olvide indicar todas las necesidades técnicas que requerirá cada sesión. Tener esta información recopilada en un solo documento le ayudará a coordinar su evento mucho más fácilmente.
