La preparación de un lugar seguro para eleventoes una prioridad absoluta ahora que volvemos a los eventos físicos. Y si no queremos nuevos brotes o incidentes desafortunados, esta nueva responsabilidad debe ser la primera en su lista de planificación. De hecho, GES encuestó a 1.330 asistentes para comprender su disposición a regresar a los eventos físicos.
Sorprendentemente, el 88 por ciento de los encuestados estaba dispuesto a asistir a los espectáculos en persona. Sin embargo, como era de esperar, la mayoría - 65 por ciento - exigió alguna forma de mitigación para poder asistir. En otras palabras, sus invitados quieren que usted se ocupe de su bienestar y establezca nuevas reglas para mostrar su compromiso de mantenerlos seguros.
Y aunque todavía estamos en espera en términos de cuándo podremos volver a albergar eventos físicos, querrá prepararse y pensar en las medidas que tomará para preparar su lugar para la nueva normalidad. Para ayudarlo a resolverlo, hemos creado una serie de requisitos y protocolos para eventos y reuniones. Hemos analizado cuidadosamente diferentes recomendaciones y pensamos que cualquiera podría aprovechar estos principios rectores y utilizarlos cuando llegue el momento de reanudar las actividades de planificación de eventos.
Realice eventos al aire libre cuando sea posible
Los encuestados encuentran que las reuniones al aire libre son más seguras que las reuniones en el interior. Entonces, cuando esté listo para comenzar a planificar eventos en persona nuevamente, piense en tenerlos afuera. Obviamente, esto dependerá en gran medida del clima. Si no es posible tener un evento completo afuera, piense en planificar ciertas actividades fuera del lugar, como sesiones de networking o una experiencia social divertida como visitar lugares importantes.
Prepare salas más grandes para un número menor de personas
Esto no hace falta decirlo, y aunque puede sentirse obligado a vender más entradas, siempre debe recordar que no puede tener un lugar completo (al menos, no por el momento). Por el contrario, debe limitar la asistencia y asegurarse de que haya suficiente espacio entre cada asistente.
Garantice una distancia segura entre los asistentes al repensar la distribución de los asientos.
Y dado que hemos hablado sobre la creación de un espacio seguro entre sus invitados, querrá rediseñar todo el diseño de los asientos usando la regla de los seis pies o dos metros. Si su lugar tiene asientos estilo teatro, haga una clara distinción entre los asientos que se pueden ocupar y los que se pueden tocar. Por ejemplo, puede poner un trozo de papel en el respaldo de los asientos que no se pueda usar.
Coloque desinfectantes de manos en la entrada de cada habitación.
Si tiene un evento más grande y sus invitados necesitan cambiar de habitación para asistir a diferentes sesiones, coloque desinfectantes de manos en la entrada de cada habitación y asegúrese de que la gente lo use. Envíe a sus invitados un correo electrónico previo al evento con las reglas que deben seguir y asegúrese de mencionar que deben usar desinfectante de manos cada vez que ingresan a una habitación. Además, coloque letreros alrededor del lugar para que las personas sepan que no pueden ingresar a una habitación sin aplicar primero un desinfectante de manos.
Exija el uso de máscaras entre el personal y anime a sus asistentes a que traigan su propia máscara.
Esta recomendación depende de dónde se encuentre. Las reglas para el uso de máscaras varían mucho de un país a otro. Pero si es (o será) requerido en su país, asegúrese de proporcionar a su personal el equipo necesario. Además, informe a sus asistentes sobre la necesidad de usar una máscara en su evento. En caso de que no pueda proporcionar máscaras para sus invitados, no olvide enviarles un correo electrónico o una notificación push-up especificando que deben traer una máscara al evento.
Colocar letreros en lugares muy visibles que promuevan las medidas de protección diarias.
Establecer nuevas reglas es solo la mitad de la ecuación; también deberá asegurarse de que las personas las respeten. Por eso es una buena idea colocar letreros en todo el lugar como recordatorios educados de las medidas de protección que todos deben seguir.
Asegurar la limpieza y desinfección frecuentes de superficies.
Esto no hace falta decirlo, pero tendrá que duplicar sus recursos en la limpieza del lugar. Asegúrese de tener suficiente personal para limpiar y desinfectar las habitaciones y las superficies después de cada sesión.
Verifique que todos los sistemas de ventilación estén funcionando correctamente
Según un informe publicado por el Centro Europeo para la Prevención y el Control de Enfermedades , “La mala ventilación en espacios cerrados cerrados se asocia con una mayor transmisión de infecciones respiratorias. Ha habido numerosos eventos de transmisión de COVID-19 asociados con espacios cerrados, incluidos algunos de casos presintomáticos ".
El mismo informe señala que "los administradores de edificios deben mantener los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado de acuerdo con las instrucciones vigentes del fabricante, particularmente en relación con la limpieza y el cambio de filtros", y "El flujo de aire directo debe desviarse de los grupos de individuos para evitar la dispersión de patógenos de los sujetos infectados y la transmisión ".
Además, antes de realizar un evento, explore diferentes opciones con la asistencia del equipo técnico o de mantenimiento del lugar para evitar el uso de la recirculación de aire.
Sirva opciones para llevar para las comidas
Por el momento, es posible que desee dejar en espera todas las ideas creativas de catering que tenga e ir con la estrategia más simple y segura. No querrás que las personas estén juntas esperando su turno en la fila o mezclándose mientras disfrutan de un buffet de pie. Lo mejor que puede hacer es ofrecer opciones para llevar y configurar mesas que tengan una distancia razonable entre ellas.
Resumen
No hay escasez de recomendaciones de seguridad para eventos o lugares, y esta lista está lejos de ser completa. Sin embargo, cuando planifique un evento, pregúntese si puede realizarlo al aire libre para que sea más seguro para sus asistentes. Además, prepárese para alquilar un lugar grande para un número reducido de asistentes y reconsidere el diseño de los asientos para garantizar la regla de la distancia de seis pies o dos metros.
Si está organizando varios eventos en diferentes salas, siempre coloque desinfectantes de manos en cada entrada y asegúrese de que las personas los usen. Dependiendo de su ubicación y regulación, asegúrese de que tanto su personal como los asistentes usen su máscara en todo momento. Para aumentar el cumplimiento, coloque letreros en todo el lugar que describan las reglas de seguridad. Además, redoble sus recursos en la limpieza frecuente del lugar y la ventilación adecuada. Finalmente, omita el catering elegante por ahora y apéguese a las opciones para llevar para sus asistentes.
