Seguir las reglas a veces puede ser difícil, especialmente si requieren que cambiemos nuestros hábitos. Sin embargo, considerando la actual crisis de salud, es crucial no solo establecer nuevas reglas para sus futuros eventos físicos, sino también asegurarse de que las personas las sigan. De lo contrario, corremos el riesgo de comprometer la seguridad de nuestros asistentes, junto con la posibilidad de reavivar la industria de los eventos.
Además, si algunos de nuestros invitados se muestran reacios a hacer lo que se requiere para mantener a todos a salvo, es probable que el resto de los asistentes sientan incomodidad e incluso peligro. Eso, posteriormente, comprometerá en gran medida su experiencia y tal vez los haga decidir evitar asistir a su próximo evento.
Y eso es lo último que necesita como alguien cuyo negocio ya se ha visto muy afectado por COVID-19. Entonces, mientras estamos en camino de terminar con toda esta pesadilla, también debemos repensar la forma en que nos aseguraremos de que todos sigan las nuevas reglas de seguridad. En otras palabras, su función está cambiando de planificar un evento a asegurarse de que su evento sea un entorno seguro para sus asistentes. Y aunque la seguridad de los eventos siempre fue importante, en el futuro será una cuestión de participación personal. Si bien puede parecer abrumador, puede lograr que sus asistentes respeten y sigan el nuevo protocolo de seguridad siguiendo estos sencillos pasos:
Paso 1: Comunique las nuevas reglas claramente antes del evento.
Ahora que comenzamos a ejecutar eventos físicos nuevamente, las cosas serán drásticamente diferentes. Las personas no sabrán qué esperar en su evento, por lo que necesitarán orientación. Después de todo, ¿cómo pueden sus asistentes seguir las nuevas reglas si no conocen las regulaciones que tiene en vigor? Es por eso que su responsabilidad número uno es comunicar estas nuevas reglas correctamente. Es fundamental hacerlo antes del evento para que sus invitados tengan tiempo de prepararse y acostumbrarse a la idea. Y no dude en informarles más de una vez a través de campañas de correo electrónico.
Recomendamos enviar un correo electrónico a sus invitados con un resumen de las nuevas reglas, así como las sanciones que las personas enfrentarán por no seguirlas. Esta campaña de correo electrónico debe enviarse por separado de los correos electrónicos típicos relacionados con eventos. Después de todo, simplemente enumerar las reglas al final de su correo electrónico de registro disminuirá su importancia. Cree una campaña de correo electrónico centrada exclusivamente en informar a las personas sobre lo que se espera de ellos. Puede enviar esta campaña de correo electrónico después del correo electrónico de aceptación del registro. Posteriormente, es posible que desee reenviarlo uno o dos días antes del evento para que la gente no lo olvide.
Paso 2: coloque letreros en lugares visibles y anime a las personas a seguir las reglas
Preparar el lugar es tan importante como preparar a los asistentes. Los letreros siempre desempeñarán el papel de recordatorios, lo que hará que las personas cumplan con más facilidad. Por ejemplo, puede colocar un letrero grande en la entrada del lugar que enumere las reglas principales y luego colocar letreros más pequeños en la entrada de cada habitación. También puede colocar algunos letreros en la sala de descanso y en el comedor. Si su evento tiene un comedor grande, coloque un letrero en cada extremo del salón. De esta manera, se asegurará de que todos puedan ver las reglas sin importar dónde se encuentren en el lugar y recordar lo que se espera de ellos.
Paso 3: proporcione recordatorios amables si es necesario
Es probable que la gente no esté acostumbrada a seguir ciertas reglas cuando asista a eventos. Después de todo, estas regulaciones son nuevas para todos nosotros y es posible que necesitemos tiempo para adaptarnos. Es por eso que puede descubrir que algunas personas se olvidan de desinfectarse las manos al entrar en una nueva habitación o al ponerse la mascarilla correctamente. Por lo tanto, es una buena idea darles a las personas recordatorios amables si ve que eso está sucediendo. Habla con tu equipo sobre cuándo deberían intervenir. Asegúrese de informar a su equipo que los recordatorios deben ser amables, no agresivos ni paternalistas, para que los asistentes no se molesten ni se estresen.
Paso 4: proporcione desinfectantes para manos y mascarillas al ingresar
Aparte de los letreros y recordatorios suaves, asegúrese de proporcionar desinfectantes para manos e incluso máscaras desechables (según la normativa local) en la entrada de cada habitación. Incluso si las personas no necesitan una máscara porque tienen la suya propia, las máscaras podrían servir como un recordatorio para seguir las nuevas pautas de seguridad.
Paso 5: Tenga un protocolo de acción en caso de que algunos asistentes no sigan las reglas
Nadie quiere lidiar con un asistente desafiante que no sigue las reglas. Al final del día, su objetivo es lograr que todos disfruten del evento y no castigar a nadie por hacer las cosas de manera diferente. Sin embargo, cuando sea necesario, es posible que tanto usted como su equipo deban tomar medidas más estrictas para mantener a todos a salvo. Y no estamos hablando de esos recordatorios amables que algunos asistentes pueden necesitar de vez en cuando, nos referimos a aquellos invitados que pueden ignorar las reglas sin rodeos. Entonces, ¿qué debe hacer si eso sucede, considerando que algunas personas pueden volverse violentas?
Primero, usted o alguien de su equipo puede acercarse a la persona y pedirle cortésmente que use su máscara o respete una regla específica. Luego, de acuerdo con la respuesta que reciba, evalúe la situación y repita la sugerencia si no la siguió la primera vez. Si la persona se niega, es posible que desee involucrar a alguien de seguridad. Nunca enfrente al asistente por su cuenta. Puede ser peligroso. Asegúrese de contar con el respaldo de un equipo de seguridad que pueda hablar con esa persona y tomar las medidas necesarias. Pero esperemos que las cosas no se intensifiquen hasta ese punto y que todos sigan las reglas.
Resumen
Tener que establecer nuevas reglas para su evento físico y hacer que las personas las sigan puede parecer abrumador y estresante. Después de todo, ¿no tenemos suficientes cosas de las que preocuparnos? Sin embargo, esta es una nueva realidad, y si queremos comenzar a tener eventos en persona nuevamente, tendremos que ser proactivos y asegurarnos de que todos estén seguros. Tenga en cuenta que pasará un tiempo antes de que usted y sus asistentes se acostumbren a las nuevas regulaciones, pero con paciencia y acciones claras, puede superar estos desafíos y crear un entorno seguro y cómodo para sus invitados.
