¿Se siente abrumado por la cantidad de empresas y marcas que hicieron la transición deeventos físicos a eventos en línea? ¿Siente que debería hacer lo mismo, pero no está seguro de por dónde empezar? ¡Entonces estás leyendo el artículo correcto!
Aunque los eventos físicos están lejos de extinguirse y seguramente veremos un renacimiento de la industria de eventos en algún momento, definitivamente debería aprovechar este tiempo y explorar sus opciones en línea ... y no, los webinars no cuentan. Si bien los seminarios web tienen muchos beneficios, carecen de la vibra experiencial y están lejos de ser un evento en línea completo. Pero por ahora, mientras estamos en la “nueva normalidad”, tal vez sea el momento de lanzar su primera cumbre virtual.
¿No estás seguro de qué es un evento virtual? Según el emprendedor y editor Tom Morkes , "una cumbre virtual es un evento colaborativo en línea, que presenta una serie de entrevistas a expertos, generalmente enfocadas en un área o nicho específico". En otras palabras, una cumbre virtual es una serie de discursos, mesas redondas y experiencias de networking que se llevan a cabo en línea. Estos eventos pueden durar uno o tres días; tú eliges. Además, puedes realizar un evento gratuito o de pago. -asistir a la cumbre virtual. Lo mejor de todo es que puede utilizar el contenido de su cumbre virtual como imanes de clientes potenciales mucho después de que finalice el evento.
Como destaca Morkes, “las cumbres virtuales son efectivas para generar tráfico, clientes potenciales y ventas rápidamente. Y esto por sí solo probablemente sea suficiente para considerar organizar una cumbre para su negocio ". La realización de una cumbre virtual le dará visibilidad, aumentará el conocimiento de su marca, lo ayudará a construir una comunidad y generar clientes potenciales de alta calidad. Así que así es como puede comenzar y lanzar su primera cumbre virtual.
Paso 1. Elija el socio de tecnología de eventos adecuado
Aunque los eventos en línea son más fáciles a la hora de configurar la logística, también requieren una buena plataforma de eventos en línea . Y por una buena plataforma, no nos referimos a Zoom o Google Hangouts; necesita un software de tecnología de eventos de rendimiento que lo ayude a crear un sitio web para el evento, configurar un registro, ejecutar sesiones de redes en línea, garantizar la máxima participación, asegurarse de que el evento se simplifica analizar el ROI del evento en línea, etc. Por lo tanto, su primer paso debe centrarse en investigar el mercado de tecnología de eventos e identificar su mejor opción.
Paso 2. Piensa en un tema sólido que esté alineado con los intereses de tu audiencia.
A continuación, querrá pensar en un tema interesante para presentar en su cumbre virtual. Su tema debe ser lo suficientemente estrecho para dirigirse a una audiencia específica, pero lo suficientemente amplio como para permitir que sus oradores encuentren ángulos cómodos que puedan abordar. Además, puede pedir a sus oradores que ayuden a intercambiar ideas y diseñar una línea editorial sólida para la cumbre. Cuando haga esto, asegúrese de tener en cuenta las necesidades e intereses de su audiencia. Si se le ocurre un tema que aburrirá a sus asistentes, esencialmente está descuidando sus necesidades, lo que seguramente conducirá a una tasa de asistencia más baja.
Paso 3. Cree un programa de eventos en línea amigable
¿Cómo se crea un programa de eventos para su cumbre virtual y también se desglosan las actividades correctamente? Bueno, tienes dos opciones. Puede realizar una cumbre virtual durante un día completo y estar de acuerdo con el hecho de que sus asistentes en línea se desconectarán periódicamente y volverán a conectarse a los discursos o actividades que más les interesen. O puede dividir sus eventos virtuales en sesiones más pequeñas durante unos días (por ejemplo, aproximadamente dos horas por día). Independientemente de su elección, querrá sentirse cómodo con la idea de que, en comparación con un evento físico, la asistencia fluctuará.
Paso 4. Invite a oradores de alta calidad
Esto no hace falta decirlo, pero ¿cómo conseguir buenos oradores cuando no tienes una marca fuerte o no has realizado una cumbre virtual antes? El secreto es evitar apuntar a nombres de primer nivel y, en cambio, buscar grandes profesionales que tengan algo que compartir, pero que antes no tenían una plataforma. Esto aumentará sus posibilidades de obtener un "sí" de las personas a las que desea invitar como oradores.
Paso 5. Decide cómo se verá la producción
¿Cómo filmará o transmitirá su cumbre virtual? ¿Los moderadores y oradores estarán en casa usando sus computadoras portátiles? ¿Estarán en un estudio con cámaras profesionales? En muchos casos, puede ser difícil garantizar una producción altamente profesional, pero es importante reconocer el elemento estético y cómo se verá la transmisión en general. Encuentre un fondo agradable y, como mínimo, use una cámara profesional.
Paso 6. Diseñe las sesiones de participación
¿Cómo involucrará a sus asistentes? No olvide que en el caso de las cumbres virtuales, se enfrentará a asistentes en línea que tendrán muchas distracciones a su alrededor. Para asegurarse de que estén presentes e interactúen con el evento, incorpore sesiones especiales de participación cada diez minutos. Por ejemplo, puede hacer que el moderador o el orador inicien encuestas en vivo o hagan preguntas a las personas y luego leer las respuestas. Esta simple estrategia mantendrá a la gente prestando atención a su cumbre virtual.
Paso 7. Lanza tu campaña de promoción de la cumbre virtual
Como en el caso de los eventos físicos, querrá iniciar su campaña de marketing de cumbre virtual lo antes posible. No espere hasta el último minuto: cree contenido que promocione su evento. Anime a sus empleados a agregar una firma de correo electrónico relacionada con el evento. Pida permiso a sus oradores y patrocinadores para publicar como invitados en sus sitios web. Grabe videos breves con sus oradores sobre los principales temas que abordarán durante la cumbre virtual. Diseñe una poderosa campaña de marketing por correo electrónico. Finalmente, reoriente a los visitantes de su sitio web creando banners publicitarios de cumbres virtuales. Todos estos pequeños consejos aumentarán la conciencia sobre su evento en línea y atraerán más asistentes.
Paso 8. Pruebe todo antes del evento
Por último, pero no menos importante, asegúrese de que todo funcione correctamente antes del evento. Durante los eventos físicos, tendrá un equipo de A / V ejecutando las pruebas, e incluso si algo falla, sabe que se solucionará. Sin embargo, cuando se trata de eventos en línea, todo depende de la tecnología. Por eso es crucial probar todo varias veces con su equipo y sus oradores para que sepan cómo usar todo el día de la cumbre.
Pensamientos finales
Aunque planificar una cumbre virtual puede implicar menos logística, no es menos estresante que planificar un evento físico. Es por eso que necesitará la ayuda de todo un equipo que lo ayudará a configurar la tecnología del evento, crear la línea editorial, interactuar con los oradores, diseñar el programa del evento, decidir el formato de las sesiones de participación, trabajar en producción, diseñando una campaña promocional, y asegurándonos de que todo funcione correctamente el día del evento. Así que prepárate para aprender cosas nuevas y trabajar duro para lanzar tu cumbre virtual.
