¿Quién pensaría que no tendríamos eventos en 2020? Simplemente decir esas palabras en voz alta suena loco, incluso después de la crisis que hemos experimentado. Todavía es increíble y un shock para todos nosotros. Pero la buena noticia es que la economía se está reabriendo gradualmente y pronto comenzaremos arealizar eventosnuevamente. Pero, ¿cómo podemos hacer que la gente se sienta cómoda con la idea de volver a asistir a los eventos?
Después de tantos meses de bloqueo y un flujo continuo de mensajes en los medios sobre los peligros de esta crisis epidémica, sus posibles asistentes pueden sentirse ansiosos por asistir a sus eventos nuevamente. Puede terminar teniendo una tasa de asistencia mucho menor de lo que está acostumbrado.
Es por eso que su nueva función como organizador es garantizar que los invitados estén seguros en sus eventos para que vuelvan a confiar en los eventos físicos. Al hacerlo, podrá recuperar su tasa de asistencia normal y ser un contribuyente responsable de la "nueva normalidad". Entonces, ¿cómo puede garantizar la seguridad de las personas en sus eventos y reconstruir la confianza que han perdido en los compromisos cara a cara? Estos son algunos pasos iniciales que debe considerar al planificar su primer evento después de la crisis epidémica:
Paso 1. Empiece por ejecutar eventos locales
Tómate las cosas con calma. No es necesario poner a sus asistentes en la situación de volar a una ubicación diferente y exponerse a un cierto nivel de riesgo. En su lugar, piense localmente y comience planificando eventos en su ciudad. Además de mantener seguros a sus invitados, también contribuirá a su economía local, lo cual es crucial en estos días considerando el impacto del bloqueo en tantas empresas. Podrá interactuar con proveedores de eventos locales, ayudarlos a aumentar su propio negocio y hacer que la economía se mueva nuevamente. En cuanto a los asistentes, estarán más ansiosos por asistir a un evento local que por viajar a otro lugar.
Paso 2. Asegure el distanciamiento social en sus eventos
Olvídese de esas salas compactas con gente apiñada hombro con hombro. Para garantizar la seguridad de sus asistentes y hacer que vuelvan a confiar en los eventos, deberá reconsiderar dónde se sientan. Es posible que desee colocar a sus invitados a cierta distancia y reservar un lugar para eventos más grande de lo normal. Sí, los eventos físicos tienen que ver con unir a las personas, pero tendremos que acostumbrarnos a los nuevos escenarios y encontrar diferentes formas de reunir a una masa de personas sin poner en peligro su salud.
Paso 3. Divida los grandes eventos en experiencias más pequeñas
Olvídate de los grandes eventos por un tiempo. En lugar de intentar reunir a miles de asistentes, debes pensar en pequeño por ahora y realizar micro sesiones con menos invitados. Tomemos una conferencia, por ejemplo. Normalmente, sería un evento de dos o tres días con docenas de actividades por día. Pero ahora, deberá recrear todo el formato de la conferencia y tal vez ejecutar uno o dos talleres por día durante una semana entera con una capacidad limitada. En lugar de realizar un taller una sola vez, puede realizar el mismo taller durante unos días para que más personas puedan asistir. Mantenga sus eventos pequeños y extiéndalos durante un período de tiempo más largo.
Paso 4. Cree una guía de bioseguridad para su equipo
Tu equipo estará a la vanguardia de tu evento. Estarán interactuando con los asistentes, registrándolos, mostrándoles las salas y respondiendo cualquier pregunta. Por lo tanto, no solo debe proteger a sus invitados, sino que también debe mantener a su equipo a salvo. Cree una guía de bioseguridad que describa las precauciones necesarias que debe tomar cada miembro del equipo. Si es posible, cree la guía en coordinación con un epidemiólogo que pueda ayudarlo a definir las prácticas esenciales y evitar cualquier cosa que pueda comprometer la seguridad de las personas. Su directriz puede contener cosas como describir situaciones en las que su equipo debe usar una máscara o cómo deben interactuar con los asistentes, así como la preparación del lugar y marcar las distancias que las personas deben tener entre sí.
Paso 5. Comunique todas estas reglas a sus asistentes
Antes del evento, cree una campaña de correo electrónico para comunicar las reglas de bioseguridad. Esto te ayudará a evitar malentendidos, preparar a tus invitados y hacer que se sientan a gusto sabiendo que tomaste todas las medidas necesarias para garantizar su seguridad. Cree un correo electrónico fácil de entender con las reglas básicas de bioseguridad que las personas deben seguir desde el momento en que ingresan al lugar. Puede reforzar el mensaje mostrando las mismas reglas en la entrada y animando a las personas a que las vean por segunda vez.
Paso de bonificación
Haga que las interacciones innecesarias sean digitales. Por ejemplo, generalmente hay una multitud de personas reunidas en la recepción del lugar para registrarse . Para garantizar la bioseguridad tanto de su equipo como de los asistentes, en lugar de configurar un mostrador de registro, digitalice el proceso de registro enviando a sus asistentes la insignia o el código QR que pueden usar a través de su teléfono para acceder al lugar.
