No esperábamos que en 2020 y 2021 tuviéramos que reevaluar la forma en que planificamos y ejecutamos los eventos. Hace apenas un año, estábamos escribiendo nuestro plan anual y enfocándonos en la cantidad de conferencias o talleres que estaríamos administrando, junto con la tasa de asistencia esperada para cada uno. Pero las cosas no salieron como queríamos.
Sin embargo, cada crisis viene con nuevas oportunidades e ideas. Ahora es el momento en que más nos necesitamos unos a otros para discutir los nuevos escenarios económicos y mundiales, planificar los próximos meses y decidir cómo cambiará nuestro mundo. Considerando la cantidad de empresas, marcas y organizaciones que han llevado sus eventos online, definitivamente podemos decir que esta crisis nos ha hecho más fuertes y más dispuestos a redoblar nuestra estrategia de eventos. Y aunque eventualmente comenzaremos a reunirnos cara a cara nuevamente, dado que nada puede cambiar la experiencia de los eventos en persona, este formato recién descubierto mejorará el impacto de nuestros eventos.
De hecho, deberíamos esperar cada vez más entidades apostando por eventos híbridos que combinen tanto experiencias presenciales como virtuales. Esto les ayudará a atraer a una audiencia más amplia y a capitalizar el contenido del evento en línea. Pero, ¿cómo podemos pasar de los eventos en persona a las experiencias híbridas de la manera correcta? Hemos descrito algunos pasos que querrá seguir para garantizar una fácil transición en persona a híbrida tanto para su equipo de planificación como para sus asistentes.
Paso 1. Elija el socio tecnológico adecuado para eventos en línea
De la misma manera que utiliza herramientas digitales para manejar la logística de eventos en persona, necesitará un socio de tecnología de eventos confiable para realizar eventos en línea. Lo bueno es que hay muchos proveedores de tecnología que realizan eventos tanto presenciales como virtuales. Debe comenzar preguntando al equipo de marca de tecnología de eventos con el que está colaborando si pueden respaldar sus eventos en línea. De lo contrario, puede continuar trabajando con ellos en términos de logística de planificación de eventos, pero use una plataforma de video para ejecutar el evento en sí.
O puede buscar una marca de tecnología de eventos que pueda proporcionar una plataforma de eventos en línea todo en uno. En otras palabras, es posible que desee buscar una herramienta que lo ayude a manejar la logística de gestión de eventos (como la promoción del evento, el proceso de registro, las campañas de correo electrónico, etc.) y lanzar su escenario de evento en línea para sus sesiones virtuales. . Reserve algo de tiempo para evaluar sus opciones, tal vez realice algunas pruebas y discuta sus necesidades con diferentes equipos de tecnología de eventos.
Paso 2. Mejore la experiencia de usuario de sus asistentes en línea
Al asistir a un evento en persona, las personas generalmente interactuarán con el entorno navegando por el lugar y charlando con otros invitados. Sin embargo, la experiencia de un evento en línea es muy similar al uso de una plataforma o software. Sus asistentes en línea se están convirtiendo en usuarios. ¿Y qué hace que los usuarios disfruten de una experiencia virtual? Poder utilizar la plataforma con facilidad.
En otras palabras, deberá asegurarse de que sus invitados virtuales puedan conectarse al escenario virtual, interactuar con los oradores y orientarse fácilmente. Para mejorar su experiencia y hacer que su evento sea lo más impecable posible, asegúrese de que no tengan que pasar demasiado tiempo tratando de averiguar cómo usar la plataforma. Brindar a sus asistentes virtuales una experiencia intuitiva es imprescindible para un evento en línea exitoso.
Paso 3. Brinde a sus asistentes en línea la opción de interactuar y conectarse entre sí
En términos de participación, su evento en línea no es muy diferente de uno presencial. Después de todo, cuando trabaje con un buen socio de tecnología de eventos, podrá lanzar encuestas en vivo y sesiones de preguntas y respuestas. Estas sencillas herramientas ayudarán a sus invitados virtuales a interactuar con el moderador y sus ponentes y expresarse cuando sea necesario.
Sin embargo, lograr que las personas hablen entre sí durante un evento en línea puede ser más desafiante, porque obviamente no pueden mezclarse y entablar conversaciones. En un entorno en línea, sus opciones son más limitadas. Lo bueno es que existen ciertas plataformas de eventos en línea que también brindan oportunidades de networking para sus asistentes virtuales. Si esto es algo que desea brindar durante su evento en línea, hable con su socio de tecnología de eventos.
Paso 4. Utilice el contenido en línea de sus eventos como un imán de clientes potenciales
Lo asombroso de un evento en línea es que puede grabarlos y continuar usando el contenido una vez finalizado el evento. Una transición exitosa de eventos presenciales a eventos híbridos significa poder aprovechar el contenido en línea y usarlo como un imán de plomo. Por ejemplo, puede proporcionar algunas sesiones de video como contenido privado, solicitando información de las personas a cambio. Puedes hacer lo mismo con las diapositivas de los oradores. O puede publicar un libro electrónico basado en el contenido de su evento en línea y apuntar a clientes potenciales de alta calidad que luego pueden convertirse en sus clientes potenciales o clientes de pago.
Paso 5. Monetice el contenido en línea de sus eventos
Hay algunas formas de monetizar su contenido en línea, como grabar una serie de entrevistas o sesiones de chat junto a la chimenea con sus oradores y empaquetarlas como un producto informativo. También puede ofrecer a las personas acceso de por vida al contenido a cambio de una tarifa específica. Durante un evento en persona, no hay mucho por lo que pueda cobrar aparte de la asistencia, por lo que es una buena idea aprovechar la oportunidad para intentar obtener ganancias con su contenido en línea.
No demores la transición
¿Recuerdas cuando la gente empezó a crear blogs? No había muchos de ellos al principio. Pero con una buena promoción y un contenido sólido, tanto los profesionales como los aficionados pudieron hacer oír su voz. Sin embargo, a medida que el mundo de los blogs realmente despegó, se hizo cada vez más difícil para los nuevos blogs romper el desorden en línea. Lo mismo ocurre con los eventos híbridos y en línea. Teniendo en cuenta que los eventos en línea e híbridos aún son nuevos, tiene tiempo para hacerse notar y construir una marca de eventos sólida.
