Transcripción
Hola y bienvenidos a un nuevo episodio de eventplanner.tv y podcast.
Como podéis ver: hoy no tengo invitado de estudio. Y hay una buena razón para ello.
Hoy quiero compartir con ustedes algunos antecedentes sobre nuestro nuevo software de eventos.
Tal vez, permítanme comenzar con: ¿por qué eventplanner.net lanzó el software de eventos? La mayoría de ustedes ya saben que escribí un libro, EVENTPLANNER, hace unos años.
En mi libro hago mucha referencia a Excel para organizar eventos.
Muchos organizadores de eventos principiantes e incluso profesionales utilizan Excel. Para crear callsheets , hacer presupuestos para sus eventos etc. Y en los últimos años empezamos a creer que debería haber mejores y otras formas de organizar eventos. Y los hay en el mundo. Hay muy buen software de eventos por ahí. El problema con ese software es: o tiene costos reales o la curva de aprendizaje para comenzar a trabajar con él es muy empinada. Pero es por eso que pensamos que un software que atraiga a una amplia gama de planificadores de eventos y que sea gratuito tendría mucho sentido. Así que lanzamos, hace unos meses, nuestra suite de software de planificación de eventos. Como mencioné antes, es un software gratuito, por lo que todos pueden usarlo. Y consta de varios componentes.
La primera herramienta que construimos es: Moodboards . Moodboards es una herramienta muy interesante cuando estás en la fase inicial de tu evento. Estás buscando a tu alrededor para encontrar el lugar perfecto. Detectó algún entretenimiento interesante y desea realizar un seguimiento de todas las ideas que tiene. O incluso compartir esas ideas con otros.
Por lo tanto, nuestro software está diseñado para colaborar, junto con otros miembros del equipo, o por ejemplo si usted...
Digamos que eres un planificador de bodas y quieres organizar algo para una pareja joven. Incluso puedes darles acceso. Por eso, hemos creado Moodboards especialmente para que puedas reunir inspiración.
Pueden ser lugares, proveedores, lo que encuentre en la plataforma eventplanner.net. Pueden ser publicaciones, artículos que compartimos. Puede anclar todos esos directamente en el moodboard. Pero también pueden ser cosas que encuentres en Internet. Enlaces directos a sitios web de proveedores, redes sociales, lo que encuentre. Puede fijarlo en el moodboard y compartirlo con su equipo. Para eventualmente seleccionar los proveedores adecuados para su evento.
Además de Moodboards, también hemos creado listas de verificación . Y Checklists es, en mi opinión, una de las dos herramientas más importantes que hemos creado. En realidad, es un tablero Kanban. Eso significa que tiene, en el tablero, varios mosaicos con elementos de la lista de tareas pendientes. Y todas esas tareas pendientes las puede arrastrar desde Tareas pendientes a En progreso y Terminadas.
Todas esas tareas pendientes las puedes poner ahí tú mismo. Si estás organizando un evento. ¿Qué hacer puede tener? Usted puede tener: encontrar un lugar. Organizar servicios de comida. Lo que sea. Todas las cosas que necesitas hacer las puedes poner ahí. Puede asignar a personas de su equipo oa usted mismo si está trabajando solo. Para que no te olvides de ellos. Puedes poner fechas objetivo. Por lo tanto, también recibirá notificaciones cuando se acerque su fecha límite. Así que realmente no te olvidas de nada. Y especialmente si trabajas en equipo, eso es algo importante.
Pero también hicimos que sea muy fácil para ti comenzar. Si no eres un planificador de eventos experimentado, es muy difícil pensar en todas las tareas pendientes que debes tener en tu tablero Kanban. Así que lo que hicimos fue: para cada tipo de evento que puedes organizar en nuestra plataforma...
Digamos que organizo una boda, una conferencia o un festival. O simplemente un teambuilding o una reunión. Independientemente de lo que seleccione cuando cree el evento, completaremos esa lista con las tareas pendientes para usted. No solo complete previamente lo que debe pensar, sino que también establezca fechas límite, según la fecha real de su evento.
Entonces, por ejemplo, si tiene su evento dentro de, digamos, seis meses a partir de ahora y sabemos que encontrar un lugar debe hacerse con seis meses de anticipación, entonces su primera fecha límite será esta semana, para encontrar ese lugar. Y encontrar el servicio de catering puede llevar cuatro meses por adelantado. Lo que sea. Tú entiendes.
Para un planificador de eventos con experiencia que no quiere nuestras listas de verificación precargadas. Cuando crea un evento, tiene la opción de no completar previamente su evento. Así que puedes empezar desde un lienzo en blanco. Eso es perfectamente posible. Pero si lo desea, estándar, completaremos todo por usted con las tareas pendientes relevantes.
Si hay una tarea pendiente en la lista que no es relevante para usted, simplemente puede eliminarla.
Junto a las tareas pendientes o la lista de verificación, como la llamamos, tiene las hojas de llamadas. Las hojas de llamadas son para el día de su evento. Donde realmente puedes decir: está bien, a las nueve en punto esta persona de mi equipo necesita abrir las puertas. Una hora más tarde ese proveedor debe entrar. Y así sucesivamente.
La parte interesante es que, nuevamente, puede compartir esas tareas pendientes con otros miembros de su equipo. ¿Y qué es interesante entonces? Si, por ejemplo, trabajas con un servicio de catering. Puede darle a ese proveedor acceso a su hoja de llamadas. Solo verá las líneas relevantes para él o ella. Y por eso, tiene una hoja de llamada personalizada. Y dependiendo de los derechos de acceso que les otorgues, también pueden sugerir o incluso cambiar cosas.
Pero depende de usted decidir: está bien, quién tiene qué acceso. Puede elegir entre: bien, solo acceso de lectura, acceso de escritura o también otorgar acceso de administrador para cambiar realmente las cosas.
Entonces, tenemos Moodboards. Tenemos listas de verificación. Disponemos de Callsheets. Y encima también lanzamos, recientemente, Budgets .
Budgets es una herramienta que es, como dice la palabra, una herramienta que te ayuda a crear un presupuesto para tu evento. Donde puedes decir, por ejemplo: vale, mi local me cuesta 2.500 euros. tengo catering. 50 euros por persona.
Acabo de inventar esos números. Justo en el lugar, aquí.
Pero realmente puede completar todo para su evento. Y lo interesante es que tenemos parámetros centrales. Como, por ejemplo, el número de personas que van a venir. Y si pones una línea, como por ejemplo para el catering, y dices: está bien, son 50 por persona, y más adelante, cambiarías la cantidad de personas en el nivel del evento, entonces el presupuesto se actualizará automáticamente en general. .
También dependiendo de si eres un organizador profesional o no. Los organizadores profesionales probablemente querrán trabajar con precios sin IVA. Eso es posible. Puede establecer eso como una configuración en el evento.
Pero si está organizando una boda para usted, probablemente querrá ver los precios con IVA incluido. Esa es una configuración en el evento en sí.
Si comienza organizando el IVA incluido, puede cambiar la configuración a exclusivo. Pero luego asegúrese de ajustar manualmente los precios. Porque entonces también necesita establecer los niveles de IVA. Porque calcularemos el IVA también para usted. Así que tienes una idea para tu flujo de efectivo. Eso también es importante. Pero es importante recordar que no se puede revertir eso. Una vez que configura un evento con IVA exclusivo, no puede volver atrás. Así que eso es algo a tener en cuenta.
Como mencioné antes, esas cuatro herramientas tienen la capacidad de trabajar con todo un equipo. Entonces, también tenemos administración de cuentas donde puede agregar miembros del equipo, otorgarles derechos. Incluso puedes decidir: está bien, esta persona solo puede ver los moodboards pero no el presupuesto o viceversa.
Si es, por ejemplo, una agencia de eventos y desea dar acceso a su cliente, es posible que desee darles acceso a ciertas herramientas, pero no al presupuesto u otra cosa. Eso depende totalmente de usted para decidir.
Como también mencioné antes; la buena noticia es que el software es completamente gratuito. Próximamente habrá una versión Premium. Entonces, para los usuarios que tienen una cuenta o membresía de eventplanner.pro, pueden organizar más eventos y, en el futuro, también tendrán acceso a funciones más avanzadas. Pero es nuestra promesa que la funcionalidad principal se mantendrá disponible para todos los usuarios, incluso en la versión gratuita.
Tal vez para concluir: sabemos que el software aún no está al 100%. Todavía estamos trabajando en ello. Estamos trabajando en muchas características nuevas. Como, por ejemplo, recibimos algunos comentarios de los usuarios que dijeron: está bien, en las listas de tareas queremos poder agregar comentarios, cargar archivos, etc. Eso es, por ejemplo, algo en lo que estamos trabajando y que puede esperar en las próximas semanas o meses.
Pero también están llegando muchos otros comentarios. Y me gustaría invitarlo, si comienza a usar nuestro software y se encuentra con algo, donde diga: oh, sería muy útil si tuviera esta característica o Cambiaría mi vida si pudiera organizar eventos con el software, pero falta algo en particular, háganoslo saber. Y tal vez podamos agregarlo a nuestra hoja de ruta. Estamos muy comprometidos a hacer y crear el mejor software de eventos que existe para que usted lo use.
Entonces, básicamente, eso es lo que quería compartir con ustedes hoy. Todo sobre nuestro software de eventos. Por qué lo creamos.
Puede encontrarlo en nuestro sitio web: eventplanner.net/eventsoftware Allí encontrará todo lo que necesita para comenzar.
Comuníquese si tiene alguna pregunta o comentario. Nos encantaría saber de usted.
