Transcripción
Hola Juan Pablo.
Hola bienvenido.
La semana pasada recibí este interesantísimo libro suyo. Protocolo para Manejar las Relaciones Hoy
Y pensé: bueno, este es un tema interesante para discutir en un episodio de eventplanner.
Ahora, el título del libro, Protocolo para administrar las relaciones hoy, ya sugiere que podría haber una diferencia entre cómo es el protocolo hoy y cómo era en el pasado.
Bueno, me alegra saber que esta es la asociación que tiene con el título del libro. Porque eso es exactamente lo que estamos tratando de lograr. Quiero decir: ese es el mensaje principal del libro.
Soy profesional del protocolo desde hace veinticinco años. Sé que hay mucha resistencia contra las formalidades del protocolo. Hay mucho malentendido. Y entiendo perfectamente esto. Pero el protocolo también tiene su valor en nuestra sociedad actual. Entonces, creo que es muy valioso en el mundo en el que vivimos ahora.
Pero tal vez, ¿podría dar un ejemplo de lo que fue y lo que es ahora?
Bueno, creo que el protocolo solía ser mucho más estricto.
Entonces, solíamos seguir el protocolo más o menos de la misma manera, todo el tiempo, en los eventos. Y ahora estamos viviendo en una sociedad donde las cosas cambian muy rápidamente. Y el protocolo no fue hecho para ser muy flexible. El protocolo se trata de aplicar las mismas reglas una y otra vez.
Eso tiene que ver con generar confianza y manejar las expectativas. La gente sabe qué esperar y, por lo tanto, el protocolo debe ser, más o menos, el mismo cada vez.
Y lo que tratamos de lograr al escribir el libro es darle al lector un método, una manera, de aplicar el protocolo de manera más flexible. Ser menos rígido. Depender menos de un conjunto fijo de reglas.
Si pienso en el protocolo, sigo pensando en la Familia Real y especialmente en el Reino Unido.
¿Piensan lo mismo, tú crees? Ese protocolo está cambiando.
Bueno, ese es un muy buen comentario.
Creo que en esta parte del mundo estamos mucho más inclinados a cambiar el protocolo. Pero creo que el resto del mundo está siguiendo rápidamente.
De hecho, he escrito el libro con mucha gente que solía trabajar para la familia real británica. En Gran Bretaña, por ejemplo...
En el libro escribimos sobre la boda real del príncipe Harry y Meghan Markle. Y cambiaron muchas de las reglas del protocolo.
Por ejemplo: Meghan Markle entró sola a la iglesia. Y se encontró a mitad de camino, no con su propio padre, sino con el padre del novio: el príncipe Carlos. Y la llevó hasta el centro de la iglesia. Ahora, esto puede no parecer un gran cambio. Pero desde la perspectiva de las familias reales y la perspectiva del protocolo, ese es un cambio importante. Y hubo muchos otros ejemplos como ese durante esa boda. Por otro lado, usaron...
No abolieron el protocolo por completo. Todavía usaban muchas reglas de protocolo. Entonces, la Boda Real todavía tenía una especie de sentimiento de cuento de hadas. Mucha gente vio la boda. A la gente también le encantó la boda. Pero cambiaron ligeramente el protocolo para que atrajera a una audiencia mucho más grande. Fue visto por personas de todo el mundo. Y los llevó a la cima de su popularidad, en ese momento.
¿Crees que esa es la razón principal por la que cambiaron? ¿Porque atrae a más personas?
Sí. Por ejemplo: las listas de invitados. Normalmente, en el protocolo, invitarías a las autoridades. Entonces, el presidente del Parlamento Nacional, el alcalde del lugar donde se llevará a cabo la boda, etcétera. Esas no son personas que son inmediatamente reconocidas por una gran audiencia.
Para su boda, invitaron a celebridades. Personas que son muy activas en organizaciones benéficas. Entonces, para las personas en casa, había muchos más invitados para ser reconocidos cuando miraban la boda en la televisión.
¿Podría eso también tener algo que ver con el hecho de que eso es lo que son como pareja? ¿Y quieren representar quiénes son?
Sí, creo que entendieron muy bien lo que querían lograr. Quienes son. Y lo tradujeron muy bien en su Boda Real. Y, por supuesto, Harry no fue el primero en...
Nunca llegó a ser rey del Reino Unido. Entonces, tiene más libertad para cambiar el protocolo. Pero creo que fue un muy buen ejemplo de cómo cambiaron algunas reglas, mantuvieron muchas de las otras reglas y pudieron lograr una audiencia mucho mayor. Y lograr una enorme popularidad después de su boda.
Sí, ahora estamos hablando de protocolo en la Familia Real. Y eso es lo que todo el mundo piensa primero, creo, cuando hablas de protocolo.
Pero en realidad el protocolo es algo que todos usamos todos los días.
Sí, creo que el protocolo suele asociarse, principalmente, con la Realeza. familias reales. Pero también es aplicable a otras organizaciones.
Entonces, en el libro describimos, por ejemplo, a los diseñadores de moda que usan el protocolo para garantizar que se lleven a cabo las reuniones correctas. Y la moda se vende a la prensa oa las personas que realmente compran la moda. Si bien el protocolo de trabajo no es muy común en el mundo de la moda, es exactamente el mismo.
También describo un evento de danza en los Países Bajos, donde solíamos trabajar. Y en realidad usamos exactamente el mismo método que usamos en la Boda Real. Lo usamos en el evento de baile para asegurarnos de que ciertas personas sean bienvenidas de cierta manera.
El protocolo se basa en observar a las partes interesadas y determinar quién es más importante. ¿Quiénes son las partes interesadas más valiosas para nosotros? Y ciertas personas, tenemos que asegurarnos de que se vayan a casa lo más positivamente posible. Así que habrá un próximo evento de baile el próximo año. Por ejemplo patrocinadores. O una celebridad de la comunidad. Y puedes tratar a las personas de cierta manera para asegurarte de que tengan una impresión muy positiva de tu evento.
¿Qué pasa con el protocolo en tiempos de Corona? ¿Tenemos ahora también un protocolo para las reuniones virtuales? O como tengo que ver eso?
Bueno, creo que esa es una pregunta muy interesante.
Creo que el lado muy positivo de Corona es que demuestra el valor de las reuniones fuera de línea. Y, por supuesto, en línea ha reemplazado mucho y reemplazará mucho y nunca desaparecerá por completo. Pero ahora nos damos cuenta de lo importante que es organizar reuniones fuera de línea.
Por ejemplo: generar confianza. Lo puedes hacer en linea. Pero tomará, como, muchas, muchas veces más...
Tomará mucho más tiempo construir una relación de confianza.
También creo que estábamos en una etapa que se estaban organizando muchos eventos. Pero la mayor parte de la atención se centró en lo que sucede en el escenario. ¿Cuál es el tema? ¿O qué estamos comiendo o bebiendo? Y desde una perspectiva de protocolo, esos elementos son segundos.
El enfoque principal de un evento donde se utiliza el protocolo es: ¿quién viene? Y cuando vienen, ¿cómo nos aseguramos de que realmente se encuentren? Para que puedan comenzar a construir una relación, preferiblemente de confianza.
Sí, hace un par de meses tuvimos a Rutger Bremer aquí en el estudio. Y estaba hablando de los eventos de Connecting the Dots que hicieron juntos. Uno de los eventos que hiciste junto a ellos.
E hiciste una especie de experimento para poner el foco ahí. Y lo recuerdo diciendo que todos en el evento estaban muy entusiasmados con el enfoque. ¿Podrías contarnos algo sobre cómo...
¿Qué hiciste exactamente allí?
Sí, bueno, fue un experimento para él. No fue un experimento para nosotros. Así es como operamos siempre.
Pero lo que hicimos es que dedicamos mucho tiempo a pensar: ¿quién asistirá al evento? ¿Y quién debería interesar a quién? Entonces, ¿quién debería estar en el asiento junto a quién?
... a la gente ya la premisa ya quién deben conocer.
Y por ejemplo: Rutger y yo recibimos a la gente al llegar. Ambos somos el anfitrión principal. Y luego llevamos a todos los invitados a otro coanfitrión. Y el coanfitrión tenía la tarea de presentar a todas las personas a su alrededor. Y luego nos sentamos a almorzar. En realidad, fue un almuerzo colocado. Las personas estaban sentadas junto a otras personas, por lo que podrían tener lugar aún más encuentros. Entonces, realmente nos enfocamos en asegurarnos de que la gente conociera a tantas personas como fuera posible. Y en el medio estábamos explicando por qué estábamos haciendo esto y cómo lo estábamos haciendo. Entonces, esto fue en realidad un entrenamiento y una experiencia al mismo tiempo.
Al tener el segundo host, supongo que también lo haces no tan forzado.
Porque si solo dices: está bien, aquí hay una persona, aquí hay una persona, ahora hablemos juntos. Eso no funciona, obviamente. Pero de esta manera supongo que se vuelve más natural.
En mi cultura las formalidades son algo muy negativo. Creo que a nadie le gustan las formalidades. Pero los holandeses, incluso, tienen un miedo enorme a las formalidades. En Bélgica, ese es menos el caso, según mi experiencia. Pero tienes toda la razón. Si esto no se arregla de la manera correcta, entonces todo se siente muy artificial. Y todo se siente muy formal. Entonces, la forma en que realizas esto, eso realmente determina el éxito de estas cosas. Así que, desde la perspectiva de un invitado...
Y un invitado realmente no debería notar que él o ella es bienvenido y llevado a otra persona. Desde la perspectiva de un huésped, ingresa al edificio. Alguien dice hola. Y de repente estás parado al lado de alguien más. Otra persona. Eso es lo que debería sentirse. Y he estado haciendo esto durante veinticinco años.
Al principio no éramos tan buenos como ahora. Pero ahora podemos garantizar que el invitado no sepa nada sobre todas estas cosas que se organizan. Y así lo aprendimos de las monarquías europeas. Así se usa el protocolo en esas monarquías. La gente no debería darse cuenta, no debería darse cuenta del proceso detrás de la forma en que recibimos a las personas. En realidad, todo eso debería sentirse 100% natural y espontáneo.
Ahora, esto me lleva a un tema muy interesante. Y aquí es donde está la gran paradoja de nuestra profesión. Porque por un lado solo funciona si es 100% auténtico y espontáneo. Pero por otro lado, no existe tal cosa. Porque todo está arreglado. Y este es un equilibrio donde nosotros...
Tenemos que, constantemente, mantener eso en nuestras mentes. Porque este es un equilibrio que puede ir constantemente en una dirección o en la otra dirección. Y debe estar en el medio.
Me intrigaste antes diciéndote: está bien, se trata de saber quiénes son tus invitados. Y emparejarlos con personas que les puedan interesar. Pero eso también significaría que realmente necesita saber quiénes son sus invitados. Y puedo suponer que, para algunos eventos, no siempre conoces personalmente a las personas. ¿Es eso entonces una cuestión de hacer preguntas por adelantado? ¿O cómo manejas eso?
Bueno, creo que eso nos lleva de vuelta a su pregunta sobre Corona.
Creo que lo que realmente debe cambiar después de Corona es que no nos enfocamos en la cantidad sino en la calidad. Entonces, si no tenemos la capacidad de conocer realmente a nuestros invitados por adelantado y si no podemos hacer las conexiones correctas, no organice un evento de networking. Entonces, es mejor organizar un evento de networking con menos personas de las que puedas llegar tan lejos. Luego, hacer un evento con mucha gente que nunca antes habías conocido. Y no eres capaz de organizar las reuniones que acabamos de discutir.
En tu opinión, ¿cuál es un buen número de personas para reunir en un evento de red ideal?
Bueno, eso depende de cómo organices el evento.
Puedes hacer un evento con quinientas personas pero necesitas más anfitriones y más coanfitriones. Necesitas más organización. Entonces, solíamos hacer, antes de Corona, por supuesto, muchos eventos con quinientos invitados. Pero luego tenemos alrededor de cuarenta, cincuenta coanfitriones cuidando a los invitados.
Entonces, por ejemplo, si tiene una cena de gala con mesas de diez, cada mesa debe tener un coanfitrión. O si organizamos reuniones a su llegada, puede traer de diez a quince invitados a un coanfitrión. Pero no más que eso.
Porque necesita tener la atención de toda esa gente. Entonces, obviamente tiene sentido que diez ya sea un grupo grande para administrar.
Entonces, de las diez a las quince personas, siempre hay alguien que no quiere hablar con el coanfitrión. O alguien que se aleja antes de llegar al coanfitrión. Entonces, necesitas...
No queremos obligar a la gente a seguir. Tenemos que mantenerlo lo más espontáneo posible. Entonces, si la gente dice: no, no quiero, no entramos en una discusión con ellos.
No, tienes que quedarte aquí.
Sí, podemos hacer eso. Por ejemplo, en las Bodas Reales, hay un horario muy estricto y todo el mundo está mirando. Entonces, realmente tienes que hacer que las personas se sienten a tiempo, porque de lo contrario la televisión comienza demasiado tarde.
Entonces, hay maneras. El protocolo también sigue teniendo ese lado. Entonces, podemos ser muy estrictos si es necesario, sí.
Es muy interesante escucharte hablar sobre eventos y un enfoque totalmente diferente al que muchos de nosotros estamos acostumbrados.
A todos les recomendaría leer el libro de Jean Paul.
Jean Paul, creo que está disponible en línea, en las librerías.
Sí, amazon.com, amazon en los Países Bajos. En los sitios web holandeses bol.com y managementboek.nl
Está en línea, sí.
Bien, pondremos el enlace debajo del video.
Jean Paul, muchas gracias por tu tiempo.
Sí Kevin, gracias.
Y tú en casa, gracias por ver nuestro programa. Espero verte la próxima semana.
