Entonces, ¿trabajas en eventos? Tanto si eres organizador de eventos en una gran empresa como si trabajas en una agencia de eventos, sabes que este es uno de los trabajos más estresantes del mundo.

A estas alturas, probablemente hayas gestionado innumerables eventos, tanto grandes como pequeños, a menudo con plazos ajustados de último momento.

Todo comienza con el cliente.

Las decisiones se toman a menudo en el último momento. “Todavía tenemos tiempo, un buen organizador de eventos puede hacerlo en unos días”, se suele escuchar. Pero cuanto más tarde empecemos, más difícil y más caro se vuelve. Es como reservar un billete de avión: cuanto más tarde, más caro y menos opciones.

Entonces, ¿cómo manejamos estos proyectos?

Ya sea que el concepto del evento ya esté desarrollado o recién esté comenzando a tomar forma, contratamos al equipo adecuado, desde diseñadores hasta técnicos y planificadores. Con todo nuestro equipo “en casa”, nos resulta fácil reunirnos y discutir el proyecto. ARAM es un equipo de más de 50 profesionales a tiempo completo, lo que nos permite reaccionar rápidamente y actuar sin la necesidad de buscar freelancers disponibles “en la ciudad”. Aunque colaboramos con freelancers, el equipo central está formado por nuestros expertos internos.

La experiencia importa.

Polonia cuenta con muchos freelancers talentosos, pero los mejores están muy solicitados, están en constante movimiento y el día solo tiene unas horas. Cuando un experto no tiene tiempo para sumergirse en un proyecto a fondo porque está ocupado con otro, todo el proceso se resiente. Los análisis rápidos "entre medias" pueden ayudar, pero una planificación sólida requiere un análisis, una reflexión y una colaboración más profundos. Por eso, nuestro equipo siempre se reúne rápidamente para analizar nuevos proyectos y entregar un borrador inicial al cliente o la agencia. No aceptamos todos los proyectos, especialmente si ya estamos involucrados en otros que requieren toda nuestra atención y preparación.

¿Cómo afectan la cantidad y el tipo de equipo a los costos?

Todo el mundo quiere las mejores y más recientes soluciones. Las visualizaciones sorprendentes impresionan a los clientes, hasta que llega el primer presupuesto estimado, que a menudo supera el presupuesto. Y el tiempo avanza.

Una vez que una visualización llega al cliente, se suelen hacer recortes para “reducir” el proyecto, de modo que parezca similar pero se ajuste al presupuesto. Recortamos donde podemos, pero el costo no baja. ¿Por qué?

En la actualidad, los costos de mano de obra superan los costos de los equipos. Quitar algunos dispositivos de iluminación o medidores LED de un proyecto no reducirá significativamente su costo. Reducir el equipo sin cambiar la estructura, la complejidad y el tiempo requerido para la construcción tiene poco impacto real en el presupuesto.

Los productores experimentados lo entienden bien.

Para ajustar un proyecto a un presupuesto, necesitamos reducir la cantidad de personas y horas de trabajo. Esto significa rediseñar por completo el proyecto para que parezca similar pero sea más eficiente. El diseño creativo y la planificación inteligente son esenciales en este caso: requieren más conocimiento y experiencia que la creación de una visualización atractiva. Las visualizaciones, como el papel, lo toleran todo.

Por eso, ya sea que trabajemos en el proyecto de un artista independiente o que creemos algo desde cero, optimizamos cada proyecto para cumplir con los requisitos presupuestarios. De esta manera, el concepto que se le muestra al cliente se verá exactamente como la realización final.

Un proyecto bien preparado puede cambiar, pero está diseñado desde el principio para ajustarse al presupuesto del cliente. Aunque al principio parezca modesto, siempre podemos añadir más opciones. Los cambios bien justificados tienen más posibilidades de recibir financiación adicional.

Si nos involucra desde el principio, tendrá la garantía de que el proyecto se entregará dentro del presupuesto establecido. Sí, a veces queremos agregar más luces y elementos multimedia, pero “más” no siempre significa “mejor”. Siempre puede agregar algo si es necesario.

¿Es efectivo este modelo?

Sabemos que este enfoque es poco común en Polonia. Durante años, nos hemos esforzado por trabajar de una manera organizada y reflexiva, lo que garantiza resultados predecibles, reduce el estrés de la producción y hace que el proceso sea cómodo para todos los involucrados, ya sea un gran concierto, evento, torneo deportivo o conferencia.

Nuestro equipo es un grupo estable de caras conocidas. A veces, incorporamos a personas que están cansadas del caos de la industria y quieren intentar trabajar en un entorno de producción técnica de eventos más organizado, aunque exigente.

Sabemos cómo planificar y diseñar escenografías multimedia con inteligencia y dónde buscar ahorros antes de que el primer borrador llegue al cliente.

¿Has tenido la oportunidad de trabajar con nosotros?

Somos una de las pocas empresas polacas que hemos realizado proyectos en todo el mundo: en los mayores estadios y hoteles de Europa, Estados Unidos, Brasil y China. En todas partes los presupuestos importan y todos quieren gastar lo menos posible. En nuestra opinión, la única forma de realizar grandes proyectos hoy en día es mediante una planificación cuidadosa y conceptos bien pensados.