Navegar por las complejidades de la gestión de eventos es exigente y requiere una coordinación precisa y una gestión detallada. Equípese con el mejor software de gestión de eventos de 2024 para optimizar todos los aspectos de sus eventos, desde el inicio hasta la ejecución.
Este artículo no sólo revela nuestras mejores opciones de software, sino que también explica cómo estas herramientas pueden mejorar profundamente la eficiencia de la planificación de eventos.
Definición de software de planificación de eventos
El software de planificación de eventos abarca una variedad de aplicaciones diseñadas para simplificar la organización de eventos. Estas poderosas herramientas ayudan a administrar presupuestos, cronogramas, registros y boletos, e interacciones con proveedores, automatizando eficientemente las operaciones y garantizando una atención meticulosa a cada detalle del evento.
Clasificada entre las carreras más estresantes, la coordinación de eventos exige altos niveles de habilidades organizativas y multitarea. El software de planificación de eventos moderno mitiga estas tensiones al proporcionar interfaces optimizadas y fáciles de usar que hacen que gestionar incluso los eventos más complejos sea sencillo. El panorama tecnológico actual ofrece una gran variedad de soluciones de planificación de eventos, cada una de las cuales promete optimizar parte o todo el ciclo de vida de sus eventos. Nuestra lista seleccionada ayuda a navegar por este espacio abarrotado al brindar recomendaciones específicas, lo que garantiza que seleccione el software que mejor se adapte a sus necesidades específicas.
Para ayudarlo a navegar en este espacio abarrotado, hemos categorizado las mejores opciones de software en distintos grupos, cada uno de ellos adaptado a diferentes aspectos de la gestión de eventos. Estas categorías están diseñadas para que le resulte más fácil encontrar el software que mejor se adapta a sus necesidades específicas:
- Software de gestión de eventos todo en uno : soluciones integrales que ofrecen capacidades de gestión de eventos de un extremo a otro.
- Gestión de proyectos y colaboración : Herramientas enfocadas a mejorar la coordinación del equipo y el seguimiento de proyectos.
- Registro de eventos y venta de entradas : sistemas diseñados para agilizar el registro de asistentes y la venta de entradas.
- Gestión de relaciones con el cliente (CRM) : aplicaciones que ayudan a gestionar los datos de los asistentes y mejorar las relaciones con los clientes.
Nuestra lista seleccionada explora cada categoría y brinda recomendaciones específicas para garantizar que seleccione el software que se alinee perfectamente con sus objetivos de planificación de eventos.
Recomendaciones de software para eventos basadas en años de experiencia
Nuestras recomendaciones se basan en más de dos décadas de experiencia práctica en la industria de eventos. Hacemos más que escribir sobre eventos; Hemos organizado numerosos, utilizando y evaluando varias herramientas de gestión de eventos. Como editores de EVENTPLANNER, un libro superventas sobre organización de eventos utilizado en el mundo académico en todo el mundo, y anfitriones de una de las plataformas de revisión más grandes del mundo para software, proveedores y lugares para eventos, ofrecemos información integral e imparcial. Esta amplia interacción comunitaria enriquece nuestra experiencia. De manera transparente, también desarrollamos nuestro propio software de eventos, profundizando aún más nuestra comprensión y perspectiva.
Explorando el mejor software de planificación de eventos de 2024
¿Listo para descubrir las herramientas que revolucionarán la planificación de tu evento? Desde eventos corporativos hasta bodas, el software que recomendamos está diseñado para admitir todo tipo de eventos, garantizando una gestión perfecta y experiencias inolvidables. Con las herramientas adecuadas, la abrumadora tarea de planificar eventos se convierte en un proceso creativo y agradable. Explore nuestra guía detallada de las principales herramientas de planificación de eventos de 2024 y comience a transformar la forma en que organiza eventos hoy.
En esta lista, nuestro enfoque principal está en las soluciones internacionales que están disponibles en la mayoría de los mercados. Además, hemos incluido enlaces a nuestro directorio para obtener aún más alternativas, incluidas algunas opciones locales destacadas que merecen su atención.
Hablaremos de estas soluciones de software para eventos:
- eventplanner.net
- Cvent
- Bizzabo
- Stova
- JIRA by Atlassian
- Trello
- Monday
- Clickup
- Slack
- Eventbrite
- Eventtia
- Salesforce
- Hubspot
Software de gestión de eventos todo en uno
1/ EVENTPLANNER.NET
El paquete de software para eventos eventplanner.net está diseñado por profesionales de eventos, lo que garantiza que satisface las necesidades básicas de la planificación de eventos con funcionalidades como gestión de proyectos de eventos, hojas de llamadas de eventos y gestión de presupuestos de eventos. Muy pocas plataformas dan prioridad a las herramientas organizativas, lo que distingue a eventplanner.net de la industria. Ofrece un conjunto completo de herramientas que incluye un sistema avanzado de venta de entradas y registro de visitantes. Incluso se incluye una potente aplicación de escaneo de billetes en el paquete. La plataforma de gestión de eventos todo en uno también viene con listas de verificación de eventos precargadas para todo tipo de eventos para que pueda comenzar rápidamente.
Ventajas : Diseñado a medida para organizadores de eventos, el paquete de software ofrece herramientas integrales para una gestión eficaz de eventos, incluido un sistema integrado de venta de entradas, colaboración y gestión de proveedores. La mayoría de estas herramientas están disponibles de forma totalmente gratuita, lo que las convierte en una de las mejores opciones de software de eventos gratuito del mercado. Por un precio excepcionalmente asequible, la versión .PRO desbloquea funciones aún más potentes.
Desventajas : si bien está repleta de funciones, la suite evoluciona continuamente y se agregan nuevas funcionalidades periódicamente para mejorar sus capacidades, lo que indica que es posible que algunas funciones aún estén en desarrollo. Actualmente, las opciones de personalización para la emisión de entradas son limitadas, aunque se espera que se agreguen más en un futuro próximo.
2/ CVENT
Cvent no es sólo un gran actor en la gestión de eventos, es una potencia integral. Este software ofrece un conjunto de herramientas escalable, perfecto para eventos corporativos complejos. Sus herramientas de marketing y funciones de participación de los asistentes muestran su experiencia en la gestión de audiencias digitales. Más que un simple software, Cvent ofrece un enfoque holístico para la planificación de eventos, lo que hace que su reputación estelar sea bien merecida.
Ventajas: Herramientas completas, experiencia personalizada para los huéspedes, excelente atención al cliente.
Desventajas : Cvent tiene un precio más alto en comparación con las alternativas y puede implicar una curva de aprendizaje más pronunciada, lo que lo hace más adecuado para la gestión de eventos corporativos.
3/ BIZZABO
Bizzabo no es una plataforma más de registro de eventos. Es un sistema operativo de experiencia de eventos todo en uno diseñado para agilizar todo el proceso. Imagínese gestionar todo, desde conferencias virtuales hasta galas en persona, bajo un mismo techo. Bizzabo ofrece herramientas para registrarse, crear un sitio web de eventos de marca,..., todo mientras proporciona datos y análisis valiosos. Su aplicación móvil va un paso más allá y mejora la experiencia de los asistentes mientras viajan.
Ventajas : Bizzabo elimina la necesidad de múltiples herramientas, simplifica la planificación de eventos y mantiene todo organizado en una ubicación central. El software prioriza la creación de una experiencia positiva para los asistentes.
Desventajas : Bizzabo tiene un precio superior y no ofrece ninguna funcionalidad de logística de eventos que ayude a agilizar la gestión de proyectos de eventos, la gestión de proveedores,...
4/ STOVA
Stova (anteriormente conocida como Etouches, Aventri y Meetingplay) es una plataforma de gestión de eventos basada en la nube diseñada para optimizar todo el ciclo de vida del evento, no solo la emisión de entradas. Imagine una ventanilla única para gestionar registros, crear sitios web de eventos, enviar correos electrónicos automatizados e incluso realizar un seguimiento de los análisis de los asistentes. Stova cuenta con una interfaz fácil de usar y se integra con varias herramientas de marketing y comunicación, lo que la convierte en un centro central para la planificación de eventos.
Ventajas : Stova simplifica la gestión de eventos al ofrecer un conjunto completo de herramientas en un solo lugar, eliminando la necesidad de múltiples plataformas.
Desventajas : la estructura de precios de Stova puede no ser ideal para eventos u organizaciones más pequeñas con presupuestos limitados. Es importante sopesar las características y el costo con sus necesidades específicas. Además, esta plataforma no prioriza la funcionalidad de logística de eventos, que puede resolverse agregando software de gestión de proyectos de eventos a su pila tecnológica.
¿Busca opciones adicionales de software de planificación de eventos? Explore nuestro directorio para obtener una descripción general completa de las soluciones disponibles, incluidos los proveedores locales.
Gestión de proyectos y colaboración
Si bien el mercado ofrece una gran cantidad de herramientas de gestión de proyectos, pocas están diseñadas específicamente para las demandas únicas de la planificación de eventos. El software de gestión de proyectos de eventos de eventplanner.net se destaca por estar diseñado teniendo en cuenta las necesidades específicas de los organizadores de eventos. Esta lista, sin embargo, incluye principalmente herramientas de gestión de proyectos más genéricas que hacen un excelente trabajo en la organización de eventos. Proporcionan funcionalidades sólidas y versatilidad, aunque es posible que no ofrezcan la experiencia integrada todo en uno que brindan las plataformas especializadas como eventplanner.net.
5/ JIRA POR ATLASSIAN
JIRA, una potencia de gestión de proyectos de Atlassian, puede no ser el primer nombre que se le viene a la cabeza para la planificación de eventos. Pero su fuerza reside en su adaptabilidad. JIRA cuenta con un sólido conjunto de funciones para la gestión de tareas, la automatización del flujo de trabajo y la generación de informes detallados. ¡Imagínese dividir eventos complejos en partes manejables con facilidad! Además, su popularidad significa que muchas otras herramientas y plataformas de comunicación en equipo se integran perfectamente con JIRA, lo que potencialmente optimiza el flujo de trabajo de su evento.
Ventajas : Reconocido como un software de gestión de proyectos robusto, ampliamente favorecido en todas las industrias, particularmente estimado en sectores como el desarrollo de software.
Contras : JIRA no está diseñado específicamente para el mundo de los eventos. Existe una curva de aprendizaje para quienes no están familiarizados con el software de gestión de proyectos, y personalizarlo para la planificación de eventos requiere alguna configuración avanzada.
6/ TRELLO
Trello es una herramienta visual de gestión de proyectos conocida por su interfaz fácil de usar y su enfoque en la organización. Imagine una pizarra digital gigante donde puede crear listas (piense en "Tareas pendientes", "En curso", "Listo") y mover notas adhesivas digitales (llamadas "tarjetas") entre ellas. Trello te permite colaborar con tu equipo asignando tareas en tarjetas, agregando comentarios y cargando archivos, todo en un solo lugar. Similar al software de eventos eventplanner.net.
Ventajas : la interfaz visual de Trello ofrece una vista sencilla del plan del evento y su progreso y permite una fácil asignación de tareas. La estructura personalizable de Trello permite un uso versátil en diferentes contextos de planificación de eventos.
Contras : Carece de ciertas funcionalidades que se encuentran comúnmente en el software de gestión de eventos dedicado. En escenarios de eventos complejos, los tableros de Trello pueden saturarse, lo que afecta la claridad y la organización.
7/ MONDAY
Monday es un sistema operativo de trabajo que va más allá de la mera gestión de tareas. Ofrece una plataforma personalizable con bloques de construcción llamados "tableros" que se pueden adaptar a diversas necesidades. Piense en ello como un juego de Lego para el trabajo: puede crear tableros con columnas específicas (como fechas límite, propietarios, presupuestos) y agregar "elementos" (como tareas, proveedores, asistentes) para administrar su evento.
Ventajas :Monday le permite adaptar los tableros a sus necesidades específicas de planificación de eventos, haciéndolos adaptables a varios tipos y tamaños de eventos. Automatiza tareas repetitivas.
Contras: Si bien son fáciles de usar, las amplias opciones de personalización de Monday.com pueden tomar algún tiempo para dominarlas, especialmente para aquellos nuevos en la plataforma. Ciertas funciones comunes en el software de eventos dedicado pueden requerir integraciones adicionales.
8/ CLICKUP
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos conocida por su capacidad para manejar flujos de trabajo complejos. Imagine un centro central donde pueda crear listas anidadas, asignar tareas con dependencias y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. ClickUp va más allá de las simples listas de tareas pendientes y ofrece funciones como colaboración en documentos y establecimiento de objetivos.
Ventajas: La estructura jerárquica de ClickUp con listas anidadas y subtareas mantiene organizados y fáciles de navegar incluso los planes de eventos más complejos. Los miembros del equipo pueden colaborar en tareas, compartir documentos y chatear directamente dentro de ClickUp, fomentando una comunicación clara y manteniendo a todos en sintonía.
Desventajas: si bien ClickUp ofrece un alto grado de personalización, configurar el espacio de trabajo ideal para la planificación de eventos puede requerir una inversión de tiempo inicial. Y nuevamente, esta herramienta carece de funcionalidad dedicada para los planificadores de eventos.
9/ SLACK
Slack, nuestra herramienta de comunicación favorita por una buena razón, no se trata solo de enviar mensajes y compartir videos divertidos de gatos (¡aunque también se destaca en eso!). También puede ser un activo sorprendentemente poderoso para la planificación de eventos. Imagine un centro central donde su equipo pueda discutir ideas y obtener respuestas rápidas en tiempo real. Cree canales dedicados a aspectos específicos del evento (piense en "Marketing", "Selección de lugar" o "Coordinación de voluntarios") para mantener las conversaciones organizadas y con capacidad de búsqueda.
Ventajas : Slack facilita la comunicación instantánea entre los miembros del equipo, lo que permite una rápida toma de decisiones y resolución de problemas durante todo el proceso de planificación del evento.
Desventajas : con múltiples canales y conversaciones simultáneas, Slack puede resultar abrumador si no se gestiona de forma eficaz. La denominación clara del canal y las expectativas pueden ayudar. Si bien es excelente para la comunicación, Slack carece de funciones para la gestión de tareas complejas o el seguimiento de plazos. Recomendamos utilizar siempre Slack en combinación con otras herramientas.
Registro de eventos y venta de entradas
En esta sección de nuestra descripción general de alternativas, profundizamos en soluciones de software puramente de venta de entradas y registro de eventos. Vale la pena señalar que hemos cubierto excelentes opciones de entradas para eventos en la sección de plataforma todo en uno anterior, como el software de registro de invitados y entradas para eventos de eventplanner.net.
10/ EVENTBRITE
Eventbrite es una popular plataforma en línea que agiliza la venta de entradas tanto para los organizadores como para los asistentes a eventos. Imagine una plataforma fácil de usar donde pueda crear, administrar y promocionar su evento, todo en un solo lugar. Eventbrite ofrece un conjunto de herramientas para la venta de entradas, la comercialización de su evento e incluso la obtención de información valiosa para comprender a su audiencia y mejorar eventos futuros.
Ventajas :Incluso aquellos nuevos en la planificación de eventos pueden navegar por la interfaz de Eventbrite con facilidad, lo que la convierte en una excelente opción para principiantes.
Desventajas : las opciones de marca para tu evento pueden ser limitadas. Eventbrite cobra tarifas de venta de entradas, lo que puede afectar sus ganancias. Considere estas tarifas al determinar el precio de su boleto. Si bien es excelente para muchos eventos, la funcionalidad principal de Eventbrite es la emisión de entradas. Si está gestionando un evento complejo con grandes necesidades de planificación, una plataforma con más funciones podría ser una mejor opción.
11/ EVENTTIA
Eventtia no es una plataforma más de venta de entradas; Su objetivo es ser su ventanilla única para gestionar todos los aspectos de los eventos con entrada. Imagine tener una plataforma para diseñar opciones de venta de entradas, gestionar registros e incluso controlar el acceso, todo bajo un mismo techo. Eventtia cuenta con funciones como códigos promocionales, estructuras de entradas escalonadas y venta de entradas móviles para una experiencia fluida para los asistentes.
Ventajas: Eventtia ofrece un conjunto completo de herramientas para diseñar entradas, gestionar procesos de registro y garantizar un control de acceso seguro para su evento.
Desventajas: La estructura de precios de Eventtia es compleja según las revisiones, lo que dificulta comparar los costos iniciales con otras soluciones de venta de entradas.
¿Busca más alternativas de software de entradas para eventos? Sumérgete en nuestro directorio para obtener una descripción general completa de las soluciones disponibles, incluidos los proveedores locales. Si reside en Bélgica o los Países Bajos, asegúrese de buscar soluciones como Momice o Halito, que ofrecen un gran valor.
Gestión de relaciones con el cliente (CRM)
En la categoría CRM, no hay muchas soluciones CRM especializadas diseñadas para planificadores de eventos. Si bien eventplanner.net está desarrollando actualmente un CRM de gestión de proveedores y artistas dentro de su software, hasta entonces recomendamos considerar una de estas plataformas, ya que un CRM es una herramienta esencial para la planificación de eventos.
12/ SALESFORCE
Salesforce no es la típica plataforma de gestión de eventos, pero brilla en un área diferente crucial para el éxito del evento: la gestión de relaciones con el cliente (CRM). Imagine un centro central para almacenar todos sus contactos relacionados con eventos, datos de asistentes e historial de comunicaciones. Salesforce se destaca en la gestión de estas interacciones y la construcción de relaciones. Al comprender mejor a su audiencia, podrá personalizar los esfuerzos de divulgación y marketing de eventos futuros.
Ventajas :Salesforce es un gigante de CRM que ofrece un sistema sólido para almacenar y administrar información de contacto, historial de comunicaciones y datos relacionados con eventos. Salesforce se adapta a sus necesidades.
Contras :Salesforce no está diseñado específicamente para la planificación de eventos. Deberá integrarlo con otras herramientas para tareas como emisión de entradas o creación de sitios web. Para eventos más pequeños, las sólidas funciones de Salesforce pueden ser más de lo necesario y podrían llevar a un proceso de configuración complejo. El precio es otro aspecto a considerar.
13/ HUBSPOT
Hubspot desempeña muchas funciones, pero una que es particularmente relevante para los planificadores de eventos es CRM. A diferencia de Salesforce, Hubspot ofrece un nivel gratuito y es conocido por su enfoque fácil de usar. Hubspot te ayuda a comprender mejor a tu audiencia, lo que te permite personalizar tus esfuerzos de marketing y construir relaciones más sólidas con los asistentes potenciales.
Ventajas : Hubspot ofrece un nivel de CRM gratuito con funciones perfectas para administrar contactos de eventos, datos de asistentes e historial de comunicaciones. Su interfaz fácil de usar facilita el inicio, incluso para aquellos nuevos en los sistemas CRM.
Desventajas : el nivel gratuito de Hubspot CRM carece de algunas de las funciones avanzadas que puedes encontrar en soluciones CRM pagas como Salesforce. Al igual que Salesforce, Hubspot no está diseñado específicamente para la planificación de eventos. Necesitará integrarlo con otras herramientas.
Cómo elegir la mejor herramienta de planificación de eventos para sus necesidades
Mientras concluimos nuestra lista de los mejores software de planificación de eventos para 2024, recuerde que elegir las herramientas adecuadas es fundamental en la era digital. Seleccionar el software de gestión de eventos adecuado puede mejorar y agilizar enormemente el proceso de planificación, ya sea para eventos en vivo o virtuales. Si bien la gran cantidad de opciones disponibles puede parecer abrumadora, comprender sus necesidades específicas puede simplificar significativamente esta decisión.
Los gestores de eventos actúan como vínculo crucial entre el concepto y la ejecución. Su eficacia depende en gran medida de la solidez de las herramientas que utilizan. Así como un arquitecto depende de instrumentos precisos para transformar planos en edificios, los administradores de eventos dependen de su software para materializar sus visiones en eventos memorables.
Consideraciones clave para seleccionar el software de eventos:
- Funcionalidad frente a necesidades : comience enumerando las funcionalidades específicas que necesita: emisión de entradas, gestión de asistentes, coordinación de proveedores y más. Combínelos con las funciones que ofrece el software diferente.
- Seguridad y cumplimiento de los datos : en el mundo actual, la protección de los datos es crucial. Opte por software que cumpla con estándares internacionales como ISO27001 y cumpla con las pautas del RGPD, lo que garantiza que tanto sus datos como los de sus asistentes estén seguros.
- Escalabilidad y flexibilidad : considere si el software puede escalar según el tamaño y tipo de eventos. La flexibilidad en el manejo de diversas complejidades de eventos es esencial.
- Experiencia de usuario : una buena plataforma ofrece una interfaz de usuario intuitiva que simplifica sus tareas en lugar de complicarlas. Debería permitirle gestionar eventos de manera más eficiente sin una curva de aprendizaje pronunciada.
- Precio y valor : evalúe la estructura de precios del software. ¿Proporciona valor por el costo? Considere tanto los costos iniciales como los gastos a largo plazo, como suscripciones o tarifas adicionales. Busque transparencia en los precios para evitar costos inesperados.
- Reseñas y testimonios : mira reseñas de otros usuarios. Una plataforma sólida tendrá un historial de comentarios positivos y confiabilidad comprobada.
Invierta en software que no sólo se ajuste a sus necesidades operativas, sino que también defienda la protección de datos y la privacidad del usuario. Estas herramientas no sólo le ayudarán a gestionar la logística de manera eficiente, sino que también mantendrán su reputación garantizando el cumplimiento de los estándares de seguridad. Elija sabiamente: sus herramientas son sus aliadas en el proceso de planificación de eventos. Con la tecnología adecuada, cada desafío se convierte en un trampolín para crear eventos destacados que muestren su experiencia y compromiso con la excelencia.
Descargo de responsabilidad: Las ideas y reseñas presentadas en este artículo son únicamente opiniones independientes de nuestro equipo editorial y están destinadas a fines informativos. eventplanner.net no tiene afiliaciones con ninguno de los proveedores de software mencionados. Todas las marcas comerciales mencionadas pertenecen a sus respectivos propietarios. Si bien nos esforzamos por brindar información actualizada y precisa, los precios y las características del software enumerado están sujetos a cambios. Alentamos a nuestros lectores a visitar los sitios web oficiales de los productos destacados para obtener la información más actualizada.
