¡Cómo potenciar el networking adecuado en eventos online!

Telepresent Ltd.|
18 de junio de 2024

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Más del 60% de los delegados dicen que la creación de redes es la razón número uno por la que asisten a eventos, según la última encuesta de Excel (23 de diciembre). Sólo el 12% de los encuestados señalaron las "oportunidades de aprender" como el principal motivo para asistir. Por tanto, las conversaciones pueden ser de mucha menos importancia de lo que muchos organizadores creen. El 8% estaba conociendo conexiones comerciales existentes (¿qué tipo de tipo cae dentro del campo de networking?... el campo de "reunión" de todos modos).

La creación de redes en persona es lo que la gente quiere. Para hacer nuevas amistades, ponerse al día con colegas, explorar oportunidades y establecer nuevas conexiones comerciales. Para charlar con compañeros y enterarse de lo que está pasando. Probar ideas y ver cómo responde la gente, e interactuar y escuchar a personas que puedan tener pensamientos u observaciones realmente interesantes.

Muchos eventos en línea fracasan estrepitosamente en esto. Sin embargo, si su evento no ofrece una conexión en persona adecuada, la experiencia de los asistentes será, en el mejor de los casos, mediocre. Los asistentes lo saben. Tienen que aguantar esto.

Y conectarse con otros es igualmente vital para los eventos internos de la empresa. Conozca gente de otros departamentos, oficinas y regiones. Póngase al día con colegas, comparta conocimientos e ideas y haga nuevos contactos. Las personas se sienten mucho más incluidas, valoradas y parte de un equipo más grande cuando realmente pueden reunirse.

Hacer eso en línea es enormemente más eficiente y factible que tratar de reunir a todos físicamente, y un lugar adecuado donde las personas puedan mezclarse ofrece una experiencia mucho más valiosa que una videollamada masiva o un seminario web "transmitido a la gente".

El reciente estudio realizado por Excel arrojó otros hallazgos interesantes.

"...nuestra investigación sugiere que, si bien se puede crear el entorno adecuado para la creación de redes, no se puede forzar. Tiene que parecer orgánico y el diseño del lugar es crucial. Un lugar bien diseñado aumenta la probabilidad de lo que hemos denominado serendipia curada. – un encuentro aparentemente casual con exactamente la persona o personas adecuadas para ayudar a lograr los objetivos de la organización".

¡No podríamos estar más de acuerdo!

¡Ese es exactamente el enfoque que adoptamos al diseñar un lugar en línea!

El otro ingrediente vital para la creación de redes en línea es la "agencia". Para que las personas tengan control de dónde van, con quién eligen reunirse, a qué grupos deciden unirse. Tener libertad para hacer networking de forma natural.

En un lugar digital adecuado puedes ver dónde están todos. Pase el cursor sobre ellos para ver quiénes son. Haga clic para ver su tarjeta de presentación. Localice personas específicas en la lista de participantes y acérquese para verlas. Presenta a la gente... ya sabes todas las cosas que haces en un evento presencial normal... ¡pero online!

Charle con las personas en su mesa antes de que comience la charla. Acérquese y vea al orador después de la sesión. Únase a un grupo de discusión o taller. Visite los stands de los expositores durante la pausa del almuerzo... todo esto y más ahora es fácil de entregar en línea.

Entonces, los ingredientes clave para establecer contactos en línea son:

1. Un evento en persona donde puedes ver a todos y hablar con cualquiera. Cuanto más natural mejor.

2. Un entorno excelente, optimizado y personalizado para estimular las conversaciones adecuadas.

3. Agencia libre para los delegados. No son números… empoderalos y déjalos disfrutar del evento.

Por lo tanto, vale la pena tomarse el tiempo para considerar lo que realmente quieren los delegados y los asistentes. Puede que sea bastante diferente de lo que a veces piensan los organizadores de eventos en línea.

Es fácil dejarse llevar por lo que queremos comunicar en los eventos.

Hablar tras otro y pensar que estamos aportando un gran valor.

Recopilar una gran cantidad de datos para impulsar mejor las cosas en el futuro.

Pero es importante recordar que la experiencia del evento también es clave. Lo que realmente importa es cómo se sienten las personas que asisten al evento... y hay un número limitado de charlas consecutivas con poca interacción que la mayoría de las personas pueden manejar.

En Telepresent nos especializamos en ofrecer eventos presenciales en línea. Adaptamos la tecnología para ofrecer lo que debe suceder, en lugar de limitar un evento a lo que una plataforma en particular puede manejar. Nuestro enfoque completo está en mejorar la experiencia de los delegados, lo que también conduce a resultados sobresalientes para los anfitriones y patrocinadores de eventos.

Encuentra más en: www.telepresent.online

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Y por favor... la próxima vez que planees un evento en línea... ponte las gafas de delegado.

Puede ser una perspectiva bastante diferente y enormemente valiosa.

A menudo, lo que más desean los asistentes es establecer contactos con otras personas.

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Sobre el autor: Iain dirige Telepresent Ltd., que se especializa en ofrecer instalaciones para conferencias y eventos en línea. DM Iain para obtener más información sobre cómo organizar reuniones en línea realmente efectivas para empoderar a su comunidad.

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Over 60% of delegates say networking is the number one reason they attend events, according to the latest survey by Excel (December 23). Only 12% of respondents put 'opportunities to learn' as the main reason for attending. So talks can be of much less importance than many organisers think. 8% was meeting existing business connections (which kind of falls into the networking camp? ...the 'meeting up' camp anyway).

In-person networking is what people want. To make new acquaintances, catch up with colleagues, explore opportunities and make new business connections. To chat with peers and find out what's going on. To test out ideas and see how people respond, and to engage with and listen to people who might have some really interesting thoughts or observations.

Many online events fail badly at this. However, if your event is not delivering proper in-person connection, the attendee experience is lacklustre at best. Attendees know this. They have to sit through it.

And connecting with others is just as vital for internal company events. Meet people from other departments, offices and regions. Catch up with colleagues, share knowledge and ideas, and make new contacts. People feel far more included, valued, and part of the larger team when they can actually get together.

Doing that online is hugely more efficient and deliverable than trying to get everyone together physically, and a proper venue where people can mix and mingle delivers a much more valuable experience than a massive video call or 'broadcast at people' webinar.

The recent study conducted by Excel had some other interesting findings.

"...our research suggests that while the right environment for networking can be arranged, it cannot be forced. It has to feel organic, and venue design is crucial. A well-designed venue increases the likelihood of what we have termed curated serendipity – a seemingly chance meeting with exactly the right person or people to help achieve organisational aims."

We could not agree more!

That's exactly the approach we take when designing an online venue!

The other vital ingredient to online networking is 'agency'. For people to be in control of where they go, who the choose to meet, what groups they decide to join. To have freedom to network naturally.

In a proper digital venue you can see where everyone is. Mouse over them to see who they are. Click to check out their business card. Locate specific people in the participants list and pop over to see them. Introduce people... you know all the things you do at a normal in-person event... but online!

Chat with the people at your table before a talk starts. Pop over and see the speaker after the session. Join a discussion group or workshop. Visit the exhibitor stands in the lunch break... all this and more is now easy to deliver online.

So the key ingredients to networking online are:

1. An in-person event where you can see everyone and speak with anyone. The more natural the better.

2. A great environment, optimised and tailored to stimulate the right conversations.

3. Free agency for delegates. They are not numbers... empower them and let them enjoy the event.

So, worth taking time to consider what delegate's and attendees actually want. It may be rather different from what online event organisers sometimes think.

It's easy to get carried away with what we want to communicate at events.

To lay on talk after talk and think we are delivering great value.

To gather reams of data to better nudge things in the future.

But it's important to remember the event experience is also key. How people attending the event feel really matters... and there are only so many back-to-back talks with little interaction that most people can handle.

At Telepresent we specialise in delivering in-person events online. We bend technology to deliver what needs to happen, rather than limit an event to what a particular platform can handle. Our complete focus is on enhancing the delegate experience, which also leads to outstanding results for event hosts and sponsors.

Find our more at: www.telepresent.online

And please... next time your planning an online event... put the delegate goggles on.

It can be a rather different and hugely valuable perspective.

Often, what attendees most want is to network with other people.

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About the author: Iain runs Telepresent Ltd. who specialise in delivering online conference and event facilities. DM Iain for more information on how to host really effective online gatherings to empower your community.

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