Siete ideas inspiradoras para que tu conferencia sea un gran éxito

Eventpartners - Bezoekersregistratie|
10 de junio de 2024

Guardar | Seguir

Las conferencias proporcionan una excelente plataforma para compartir los últimos avances y logros dentro de un campo o sector. Pero si su conferencia se organiza anualmente, puede resultar todo un desafío hacer que cada edición sea al menos tan interesante y atractiva para los participantes como la edición anterior. ¿Cómo puede evitar que su conferencia parezca rutinaria y carente de innovación, sin tener que invertir inmediatamente enormes cantidades adicionales? Le presentamos una serie de formas sencillas pero impresionantes de mejorar su conferencia, para que esta edición permanezca en la memoria de los participantes durante mucho tiempo.

1. Utilice herramientas para promover el networking

Para acelerar la creación de redes durante su conferencia y garantizar que todos puedan encontrarse fácilmente, es una ventaja el software avanzado de registro de conferencias con la opción de impresión de credenciales en el sitio, por ejemplo. Introduzca también elementos de juego en los momentos de networking, como una búsqueda del tesoro digital o un cuestionario que guíe a los participantes a lo largo del evento. Esto fomenta la participación activa y hace que la creación de redes sea divertida e interactiva.

2. Crea un sistema de recompensas por la participación.

Desarrollar un sistema de recompensas para promover la participación y la interacción. Por ejemplo, cree una 'moneda de conferencia' única que las personas puedan ganar participando en sesiones y luego gastarla en contenido exclusivo (después), talleres u oportunidades de networking. Esto fomenta la participación. También puedes vincularle elementos de la competencia. Por ejemplo, el participante que haya ganado la mayor cantidad de monedas durante la conferencia recibirá un premio.

3. Piensa en el bienestar de tus participantes

Correr todo el día dando la mano en una conferencia puede ser un asunto intenso. Ten esto en cuenta y ofrece a tus participantes una zona de bienestar, con actividades como sesiones de mindfulness, meditaciones cortas para refrescar a los participantes y snacks y bebidas saludables para revitalizar. Asegúrese también de que haya suficientes descansos y tiempo suficiente entre las diferentes partes del programa de la conferencia. La introducción de juegos y realidad virtual también puede aumentar significativamente el disfrute de la conferencia para los participantes. Todos estos tipos de extras demuestran que la organización del congreso presta atención al bienestar de los participantes.

4. Haz también que las sesiones plenarias sean lo más interactivas posible

Evite situaciones en las que los oradores solo se paren y transmitan en el escenario mientras la audiencia se queda dormida en secreto debido a la falta de participación. En su lugar, proporcione encuestas y comentarios en vivo utilizando tecnología móvil para recopilar las opiniones y preferencias de los participantes en la sala en tiempo real. Esto hace que la conferencia sea más interactiva y, por lo tanto, emocionante. Además, los datos que recopila del caso le brindan información valiosa que luego puede procesar en artículos y artículos.

5. Permita flexibilidad con el soporte en línea

Utilice un software de registro de conferencias que permita a los participantes crear su propia agenda y ajustarla el mismo día. Esto aumenta la relevancia personal del programa y mejora la satisfacción de los participantes. El uso de una aplicación de conferencia específica vinculada a esto puede hacer que la experiencia sea aún más fácil de usar. Con la ayuda de todo este tipo de tecnología, optimizas los flujos de participantes y ofreces una experiencia lo más personal posible para todos. Al analizar el comportamiento y las preferencias de los participantes, también podrá adaptar mejor los eventos futuros a las necesidades de todos.

6. Mejora esa bolsa de regalos

Consulte con los expositores y patrocinadores de su conferencia cómo puede crear una bolsa de regalos valiosa y verdaderamente significativa. Sea creativo con lo que agrega al bolso y piense más allá de un bolígrafo y una libreta. Lo mejor que puede lograr con un obsequio es que los participantes utilicen este elemento con frecuencia en la vida diaria, de modo que recuerden su conferencia durante todo el año y seguramente estarán allí nuevamente el próximo año.

7.Haz de la sostenibilidad tu prioridad

Dar un paso más allá de las iniciativas de sostenibilidad convencionales, como la eliminación del plástico de un solo uso. Por ejemplo, intente convertir su conferencia en un evento sin desperdicio o compense generosamente la huella de carbono de la conferencia. La comunicación sobre esto fortalece el valor social del título de su conferencia.

Al aplicar los consejos inesperados pero lógicos anteriores, llevará su conferencia al más alto nivel. No sólo aumentará la satisfacción y el compromiso de los participantes, sino que también creará una experiencia única y memorable que permanecerá con ellos mucho después del evento. El éxito de una conferencia no sólo se mide por el contenido, sino también por la forma en que involucra e inspira a los participantes.

mostrar original

Congressen bieden een uitstekend platform voor het delen van de nieuwste ontwikkelingen en prestaties binnen een vakgebied of sector. Maar als jouw congres jaarlijks wordt georganiseerd, kan het best een uitdaging zijn om elke editie voor de deelnemers weer minstens zo interessant en aantrekkelijk te maken als de voorgaande editie. Hoe voorkom je dat jouw congres routinematig gaat voelen en vernieuwing mist, zonder meteen enorme extra bedragen te hoeven investeren? We presenteren je een aantal eenvoudige, maar indrukwekkende manieren om jouw congres een upgrade te geven, zodat deze editie nog lang in de herinnering van de deelnemers zal blijven hangen.

1. Gebruik tools voor het bevorderen van netwerken

Om het netwerken tijdens jouw congres te bespoedigen en ervoor te zorgen dat iedereen elkaar gemakkelijk weet te vinden, is geavanceerde congresregistratiesoftware met de mogelijkheid van bijvoorbeeld on-site badgeprinting een pré. Introduceer ook gamingelementen in de netwerkmomenten, zoals een digitale speurtocht of een quiz die deelnemers door het evenement leidt. Dit moedigt actieve deelname aan en maakt het netwerken leuk en interactief.

2. Creëer een beloningssysteem voor deelname

Ontwikkel een beloningssysteem om deelname en interactie te bevorderen. Creëer bijvoorbeeld een unieke 'congres munt' die mensen kunnen verdienen door deel te nemen aan sessies en vervolgens kunnen uitgeven aan exclusieve (after)content, workshops of netwerkgelegenheden. Dit stimuleert participatie. Je kunt er ook wedstrijdelementen aan koppelen. De deelnemer die de meeste munten bij elkaar heeft verdiend tijdens het congres, krijgt dan bijvoorbeeld een prijs.

3. Denk aan het welzijn van je deelnemers

Een hele dag rondrennen en handen schudden op een congres kan een intensieve aangelegenheid zijn. Heb hier oog voor en bied je deelnemers een welzijnszone aan, met activiteiten zoals mindfulness-sessies, korte meditaties om deelnemers op te frissen en gezonde hapjes en drankjes om te revitaliseren. Zorg ook voor voldoende pauzes en voldoende tijd tussen de verschillende onderdelen van het congresprogramma. Het introduceren van games en VR kan de congresvreugde voor deelnemers ook flink verhogen. Al dit soort extra’s laten zien dat de congresorganisatie oog heeft voor het welzijn van de deelnemers.

4. Maak ook de plenaire sessies zo interactief mogelijk

Voorkom situaties waarin sprekers alleen maar staan te zenden op het podium terwijl de zaal stiekem in slaap sukkelt bij gebrek aan engagement. Zorg liever voor live-polling en -feedback met behulp van mobiele technologie, om de meningen en voorkeuren van de deelnemers in de zaal in real-time te verzamelen. Dit maakt het congres interactiever en daarmee enerverend. Bovendien geeft de data die je uit de zaak ophaalt je waardevolle inzichten die je vervolgens weer kunt verwerken in artikelen en papers.

5. Bied ruimte voor flexibiliteit met online ondersteuning

Maak gebruik van een congresregistratiesoftware die deelnemers in staat stelt hun eigen agenda samen te stellen en op de dag zelf aan te passen. Dit verhoogt de persoonlijke relevantie van het programma en verbetert de tevredenheid van de deelnemers. De inzet van een hieraan gekoppelde specifieke congresapp kan de ervaring nóg gebruiksvriendelijker maken. Met behulp van al dit soort technologie optimaliseer je de deelnemersstromen en bied je zo veel mogelijk een persoonlijke ervaring voor iedereen. Door het gedrag en de voorkeuren van de deelnemers te analyseren, kun je bovendien toekomstige evenementen beter afstemmen op ieders behoeften.

6. Upgrade die goodiebag

Overleg met de standhouders en sponsors van jouw congres hoe jullie tot een waardige, écht betekenisvolle goodiebag kunnen komen. Wees creatief met wat je toevoegt aan de tas en denk verder dan een pen en notitieboekje. Het mooiste wat je met een goodie kunt bereiken is dat deelnemers dit item in het dagelijks leven veelvuldig gaan gebruiken, zodat zij het hele jaar door aan jouw congres worden herinnerd en volgend jaar zeker weer van de partij zijn.

7. Maak van duurzaamheid je prioriteit

Zet een stap verder dan de gangbare duurzaamheidsinitiatieven zoals het elimineren van het wegwerpplastic. Probeer van jouw congres bijvoorbeeld een zero-waste evenement te maken, of compenseer ruimhartig voor de CO2-voetafdruk van het congres. Communicatie hierover versterkt de maatschappelijke waarde van jouw congrestitel.

Door bovenstaande onverwachte maar toch zo logische tips toe te passen, til je jouw congres naar het hoogste niveau. Niet alleen verhoog je de tevredenheid en betrokkenheid van de deelnemers, je creëert ook een unieke en memorabele ervaring die hen lang na het evenement zal bijblijven. Het succes van een congres wordt niet alleen gemeten aan de inhoud, maar ook aan de manieren waarop je de deelnemers engageert en inspireert.